采购与供应商管理：如何对采购合同和采购订单进行有效管理

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1、采购与供应商管理：如何对采购合同和采购订单进行有效管理   一、合同管理概念   合同管理是与采购活动密切联系的，两种活动形成一个伙伴关系。通过有效的谈判，一方想要为组织获得合理定价、条款和条件，另一方也想确保组织实现物有所值，采购组织各功能部门的活动都是为了达到合理的经济目标。合同管理就是对合同各方以及采购订单进行管理，从而保证合同执行者能够按照合同的要求来提供合格的产品和服务，以及对交货时间和货物运输等细节进行规定。通常，合同管理的内容涉及所有从合同签订后直到最后的货物运输、接收，以及所有手

2、续结束后整个过程中的合同及采购订单。有些时候，由于合同中的某些条款没有被执行，使得整个合同无法被终止。在双方执行合同的过程中，要达到如下共同目标：   ●确保采购组织履行在合同中规定的内容；   ●确保供应商的行为符合合同的规定；   ●对合同执行过程中出现的问题进行及时有效的处理，从而保护采购组织的利益；   ●明确在合同执行过程中哪些增加的成本应该由供应商来承担，并且在签订合同时，双方通过谈判对合同条款进行合理、正确的理解；   ●在合同中对所有主要行为进行必要的说明。   1、工作控制：有

3、些类型的合同（例如，不确定交付类型，时间、材料或劳动时间不确定的合同，以及费用退还合同等）支付以及授权活动一直会持续到获得收益后，在这种情况下，订货便成了合同执行后的管理事务。   不确定运输类型或时间、资源或劳动时间不确定的合同执行时，通常会遵循相同的模式。对于不确定运输类型的合同，客户会根据合同中描述的执行方式来开始一项标准的工作订单形式，会直接根据合同规定来确定商品的单位价格，用单位价格乘以期望获得的商品数量便得到了商品的总价值。这种工作订单通常会由采购方签署，并且发送给供货商、顾客，以及

4、金融机构。   工作完成、工作检查验收、货品计价，以及货款的支付都遵循通常的流程。一个典型的订货及支付过程如图1所示。时间、原料、劳动时间合同的过程，除了关于客户的有效准备声明通常由内部评估决定外，也遵循如图l所示的相同过程。   对费用退还合同中的工作控制过程比其他任何类型合同中的控制都要复杂得多，在时间要延续几年的大型费用退还合同中，通常都会采用过程控制。   许多费用退还合同中需要对以下要素进行建立和维护：每年工作计划的处理过程、工作许可证明、辅助成本及过程控制的进程信息(Noticest

5、oProceed，NTP)。   采购方根据获得的准备基金，通知供应商准备好预期的货物（按照随后的以及最近财政年度的财政预算），根据目前的运作规划及有关的信息来确定，这一过程可以为供应商制定年度的工作计划(AnnualWorkPlan，AWP)做出指导。   年度工作计划是整个工作过程的核心部分，因为它规定了整个财政年度的工作内容以及任务完成的标准。年度工作计划还在资金导向与项目需求方面起到平衡的作用，在做年度计划时，供应商将核实其资源计划，并且对将要执行的任务安排时间进度。   年度工作计划的

6、组成要素通常包括整个财政年度的目标和计划、时间安排、人员安排、成本评估。年度工作计划会在每个财政年度的年中被更新。   工作权限通常包含多种义务，它们分别是工作任务的具体分工、工作授权期间相关信息的收集、原始成本数据的评估、工作授权滞后于AWP和NTP相关的各种数据的发布等。   在合同执行过程中的特定时间或阶段，任务的完成情况要在NTP文件中有所记录，并且要在供应商继续下一步工作之前向供应商说明，NTP文件通常包括对工作的说明、任务完成过程中的关键性时间阶段，以及分配给任务的所有资金状况。  

7、 在接受NTP时，供应商将开始工作，同时开始计算与任务相关的成本费用并安排对任务汇报的时间。   2、遵守合同：按合同要求进行采购是采购方最基本的义务，然而真正对每日工作的监控和管理活动可以由其他的部门或是第三方组织来完成。对于极其复杂的合同、专业的采购或者技术含量很高的合同，通常会需要企业内部其他部门或第三方管理部门来协助试用产品或服务，从而确保供应商所提供的产品或服务是符合合同规定的。在这种情况下，每个企业将会对合同中有关技术方面的问题更加关注，但是它们也可能需要接受合理的培训并且购买相关的

8、合同。每个企业必须在以下几个方面给出基本的说明：   ●阅读合同如果管理人员要了解整个工作的状况，那么这一点是必须的；   ●创造互惠的基础，与供应商建立长期合作伙伴关系；   ●了解合同的基本要求；   ●明确可能出现的潜在问题；   ●在通知合同管理者之前，它们可以采取的行动；   ●明确哪些事情是不能做的；   ●明确责任和职权范围。   对于一个执行状况良好的合同来说，最终用户和第三方管理机构应该不仅要了解合同本身，而且还应该了解组织的运行政策以及过程，将这些信息提供给管理部门是采购部门