加强声像档案管理刻不容缓

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1、加强声像档案管理刻不容缓声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们对油田公司立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像

2、档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理存在的问题（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象“一硬”是指声像设备数量多。在调查的23个单位中，73％的单位都有１台以上的声像设备。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有9个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占34％，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”加强声像档案管理刻不容缓声像档案是指国

3、家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们对油田公司立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理

4、存在的问题（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象“一硬”是指声像设备数量多。在调查的23个单位中，73％的单位都有１台以上的声像设备。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有9个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占34％，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给

5、以后声像档案的产生及归档留下了隐患。（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的51名摄录人员中，有专职40人，兼职11人，平均年龄３５岁，大专以上文化程度的占７２％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在51人中，专业工龄５年以上者仅占13％。经过专业培训的共7人，也只占13％。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。调查中还发现摄录人员

6、中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志档案意识不强，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。事实证明，

7、摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。（三）声像档案管理混乱，问题复杂１、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理调查中有9个单位制定了相应的声像档案管理制度，占34％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着３种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占２６％；二是各科室一年一次移交档案室，占３５％；三是由科室分散保

8、管或个人保存，占３９％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。２、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例