再议施工阶段监理资料立卷、归档与保存.pdf

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1、：。：。裟．月髦爹船^比品立墉苞陀砌脑黎：警意要嚣再议施工阶段监理资料立卷、归档与保存陈东风(长沙东泰项目管理有限公司，湖南长沙410001)摘要：文章主要阐述了在工程建设过程中资料管理普遍存在的问题，产生的主要原因以及解决的办法和对策，从根本上抓好工程建设过程中资料管理工作，为工程竣工验收后的归档工作奠定扎实的基础。作者结合工作实际提出将监理资料分一二三级管理和分IⅡⅢ类存放，以供参考。关键词：施工阶段；监理资料；分项管理；分类保存中图分类号：TU723文献标识码：B文章编号：1672—401l【2010)06—0120—020前言工程建设资料就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘

2、察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的文件资料。管道建设工程竣工资料通常包括以下几种：①工程前期资料；②勘察设计资料；③工程管理资料；④施工管理、技术资料；⑤竣工决算和建设消耗资料；⑥生产准备及考核资料；⑦监理资料；⑧检测资料；⑨竣工验收文件资料。～个项目工程要保证一流的工程质量，其内涵也包括一流的竣工资料质量，而竣工资料的形成质量叉直接受到施工管理水平高低直接或间接的影响。竣工资料作为工程验收和保证今后工程项目安全运行的重要文件，是工程项目在运行过程中检修、维修工作的重要依据，所以，建设过程中必须保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、真实的记述和

3、反映施工和竣工验收的全过程，做到原始资料图物相符。技术数据真实可靠，签字手续完备齐全，同时又要按规范、标准填写，使之符合归档要求。每个单位工程监理工作一旦结束，按照《建设工程监理规范》(GB50319—2000)第7、8两章规定以及委托监理合同约定，应把施工阶段、设备采购监理和设备监造的监理资料进行立卷归档，完成三大任务：(1)向本单位档案管理部门移交登记归档与保存；(2)向建设单位档案管理部门移交登记归档与保存；(3)对施工单位的技术资料的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。笔者根据在长沙东泰项目管理有限公司分管监理资料立卷归档与保存工作的体会，浅议本公司关于监理资料方面的管理制度

4、和方式方法。又根据《建设工程监理规范》条文解释7、3、2条部分监理资料在监理工作过程中已提交给建设单位，故监理工作结束时，监理单位只向建设单位提交监理工作总结。1监理资料立卷归档与保存必须与时俱进长沙东泰项目管理有限公司从成立之日起，已承担大中小型项目监理100多个，按照原有的监理资料管理规章制度，只要各部门、各个项目监理机构移交上来的监理资料一律照收登记造册归档保存。加上当时的条件一般习惯性是A4纸张单面印刷。结果是档案柜添置了一个又一个，档案库楼板承载能力也趋于饱和。到2009年底，已不适应社会发展需要了。因世界在变，时势在变，建设在变。长沙东泰项目管理有限公司也逐步向项目管理领

5、域进军了。所以，监理资料立卷、归挡与保存必须与时俱进。在2010年1月，档案管理部门再次修改了监理资料管理规章制度，打印分发给各部门各项目监理机构征求意见，然后又召开不同形式的研讨会，经五个多月的时间讨论，终于定稿。2监理资料的分级管理监理资料是通过对重要的工程信息采集、整理所形成的各类书面文件的总和。根据工程信息的来源，这些文件可分为业主文件、设计文件、施工文件和监理文件等，它不仅是对包括投资、进度、质量等工程建设全过程的记载，也是运行期工程管理的依据。在委托监理合同中的工程项目完成或监理服务期满后，监理机构应根据业主要求和监理合同的规定，对应归档的档案资料逐项清点、鉴定、整编、登

6、记造册并向业主移交。在某种程度上说，监理资料是反映监理工作水平的窗口，资料的完整性、准确性和规范化程度是监理工作成果、工程质量优良与否的重要体现。另一方面，任何工程项目竣工的财务审计都是不可避免的。工程结构、隐蔽部位出现这样那样的质量问题也在所难免，即使从自我保护的观点出发，也必须保证归档监理资料的完整和准确，尤其象横跨了十个年头、业主和监理几经易人的万家寨引黄工程，只有准确的资料才能再现施工的实际情况。这都要求监理资料文件档案保存要进一步科学管理，本公司按管理层次划分，把公司分为一级，具体由总工办负责。各部门、各项目监理机构分为二级，具体由各部门一把手负责，各项目监理机构由总监负责

7、。大中型工程项目监理机构按专业监理分为三级，仍由总监负责，总监代表和专业监理工程师协助。二、三级管理以微观控制为主。各级信息资料管理人员视具体情况而配备。3监理资料的分类我公司现行的分类原则是按监理资料保存价值和使用频率划分的，做到卷内能反映文件的有机联系，卷外也有突出的特征，以体现本企业的管理特色。《建设工程文件整理规范》(GB／T50328—2001)把保存价值分为永久、长期、短期三个档次。我公司经过几年的筛选，把需要永久和长期保存的，还有使用频率较多