企业人事档案管理

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1、议企业人事档案管理工作中存在的问题和对策摘要在经济、科技迅猛发展的今天，企业的发展要想跟上时代的步伐，首当其冲的是要从自身内部着手做起。本文主要是在对人事档案的概念和其对企业发展作用了解的前提下，对现下企业人事档案管理的现状进行分析，最后提出对企业人事档案管理工作中存在问题的解决对策。关键词人事档案现状分析对策一、人事档案概念与其对企业发展的作用（一）人事档案的概念简介人事档案是指组织、人事和劳资等部门在对人员的培养、选拔和使用的考核管理活动中形成的档案。今天的人事档案主要分为干部档案、职工档案和学生档案三种类型。记录的

2、内容主要包括：干部或职工个人的自然情况、社会活动、业务能力、思想品德、专业水平以及历史和现实表现。（二）人事档案对于企业发展有何作用人事档案是人才信息的缩影，是对各类人才的社会实践活动的原始记录，是人才整体素质的综合反映。注重人事档案，注重科学管理，可以使各类人才的面貌、特点和专较为全面地得到展现，历史地再现，是作为人才考察和了解的重要依据；有利于企业根据个人的不同特点，合理的进行人才使用；可以从人事档案中探索人才的成长规律，便于更好的发现人才、培养人才以及使用人才，开发人才资源，为企业的发展提供广泛的人才需求；可以为企

3、业和部门及时的推荐优秀有用人才，可以大大调动各类人才工作的积极性和提高创造性，达到各种人才使用上的扬长避短，在企业发展建设中能够充分发挥其聪明才智，贡献自己的力量。二、对企业人事档案管理现状的分析首先，档案管理的操作程序上的不规范：第一是在现行的人事档案制度中存在着一些明显的弊端，这其中最为突出的问题是，由于人事档案材料具有对建档对象不公开、不透明的规定要求，当事人没有知情权，故无权查阅本人的档案，也就无法了解档案记载的具体真实内容。这样既为人事档案本身蒙上了一层神秘的面纱，有“人事档案暗箱操作”之嫌；同时也使得当事人对

4、于本人的档案问题在一定程度上丧失了依法维护个人信用及声誉的机会。另外，现行的人事档案制度虽然在档案材料的收集、整理、保管记忆传递等方面都做出了严格规定，但在执行中往往会打折扣。如：档案材料用蓝色圆珠笔书写，将复印件收入档案正本，在档案交接过程中没有任何手续，本人携带、保管档案等等，这些行为都会在一定程度上造成档案失实、失密以及重要材料被抽取或更换的严重后果。其次，人事档案管理人员综合素质良莠不齐：档案管理人员的素质直接影响档案管理的水平。在目前企业档案专业人员队伍中，人员在理论水平、专业素质、文化程度等方存在良莠不齐的问

5、题，不符合企业和社会发展的要求。主要表现在专门的档案专业出身的人员较少，知识结构上的不合理，存在人员学历普遍偏低的现象，这就使得人事档案从业人员在整体知识学历水平上偏低。加之现代科学知识贫乏，档案专业人才较少，这些都已经不再适应新形势下的企业档案事业的发展。最后，人事档案材料的质量不高：这主要体现在以下三方面：一是对于应归档材料存在“缺漏”现象。忽视对于培训、职称晋升和考核奖惩的相关材料的收集；忽略对聘用干部和离岗人员档案材料的收集；忽略对个别零散材料的收集。二是在档案材料的用纸规格上存在不符合要求、手续的不完备和书写的

6、不规范等现象。由于现存人事档案材料的规格大小不一，在整理时就不得不对档案材料进行修改，这在一定程度上破坏了档案材料的原貌；其中有些档案材料存在用笔不规范，书写的字迹不耐久且容易扩散，这很不利于长期保存；有些档案材料的字迹非常潦草、乱涂乱改导致难以辨认；有些存在手续不完备，缺少印钤或是无审批，无形成时间、无单位名称等。三是档案存在内容不真实问题。其中甚至还有为一己私而进行擅自涂改、伪造档案材料现象，这既对人事档案的真实性产生影响，降低了档案的质量，同时也加大了人事档案管理的难度。三、如何更好的做好企业人事档案管理首先，建立

7、健全企业人事档案管理制度：需要及时改革，建立新的、科学合理的人事档案管理制度，确保人事档案工作更加规范化和制度化。档案的收集工作也要及时、完整；遵循“取之有据，舍之有理”的档案的鉴别原则；对于档案的整理归档工作要秉持严谨、科学的态度；对于档案的借阅要注意档案安全；在档案的更新上要及时、完整，准确，要特别注意对档案新内容的及时补充。其次，加大培训力度，提高管理人员的综合素质：人事档案管理工具有很强的专业性、政策性和保密性，要加强企业人事档案的管理，就必须要提高档案管理工作人员的综合素质。注重队伍建设，加大对档案管理人员的现

8、代科技知识和职业道德教育的培训工作，从而提高企业档案管理人员的综合素质，能更好地为企业服务。最后，强化人事档案管理的网络化：目前，网络技术高速发展，将网络技术更好的应用于工作生活中是时代发展的必然。在现代企业人事档案管理工作中，将网络技术应用到工作中的主要表现是实现档案内容的信息化。将常用的档案内容信息储入微机，建立