Acess数据库在办公中的简单应用.ppt

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1、Access数据库在办公中的一些简单应用一、什么时候需要使用Access1、需要关系数据库存储数据时2、数据量很大时3、需要与外部数据库保持持续连接时4、需要运行复杂的查询时总结：我们要使用Access，是因为我们碰到上述情况时，使用Excel操作难实现我们想要的结果，这是一个很现实的问题.二、Access与Excel操作比较1、基本的编辑动作二者基本相同，如复制、剪切、粘贴删除等，在工作表或Access都可以实现，但excel似乎更加灵活方便。2、公式函数的应用excel的大部份函数都能在Access中应用，个别函数也有区别，但者通

2、用的函数功能作用完全一样。总结：excel所能实现的功能操作，在Access中基本都能实现，只是实现的方式有差异而已，在数据量较小时，使用Excel更方便灵活，但Access查询功能相当强大，是Excel无法比拟的。三、熟悉Access的表Access有表、查询、报表、窗体等很多功能模块，作为办公应用，能够掌握表和查询这两个模块就足够使用，在此简单介绍：1、如何创建及维护表(导入、导出、复制、查询生成表）2、如何编辑表（直接编辑修改，通过动作查询修改）3、查询计算数据（通过查询实现）四、关于万用字符和表达式1、常用的通用字符列举及应用

3、2、在字段中应用表达式3、在条件中应用表达式4、逻辑关系介绍五、如何实现查询1、选择查询2、交叉表查询3、生成表查询4、追加查询5、更新查询6、删除查询7、参数查询关于选择查询1、分组的概念(类似excel的分类汇总）2、分组计算方式选项（总计、平均值、表达式，where条件）一个容易忽略的例子：排序（名列前茅和垫底）应用的环境：满足一般的计算要求，直接得出最终的计算结果，不必去看明细。这是数据库查询最基本的功能。关于交叉表查询效果：可以清楚的分析出不同分类下的统计信息。举个例子：比如我们要清楚直观了解各个部门每月的费用是多少，使用选

4、择查询，只能知道总费用是多少，按月汇总仍然不够直观，使用交叉表查询可以纵向看出我们要的结果。提示：类似excel的数据透视表关系数据库查询效果：实现多表的关联查询，把不同表的相关信息列示在一张表上举例：比如销售明细表只有部门代码信息，没有部门名称信息，而部门档案表有部门代码和部门名称信息，我们可以通过部门代码这个联接点，在查询中实现部门名称加入到销售售明细的有关查询中。应该注意的问题：主要是表间的关系，只能是一对一，一对多的关系，不能是多对多的关系，否则查询出的数据就会出错。提示：类似excel中的VLOOKUP函数关于参数查询效果：

5、对查询频率较高的固定查询，不再需要每次修改查询条件，直接按提示做，从而得到所想要的结果。举例：如经常要查询某期间的历史数据，而这个时间段又不固定，可以设置参数查询，这样我们每次只需按提示输入起始日期就可以了。谢谢大家!