HCZD-012 部门活动经费管理办法.pdf

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1、文件编号：HCZD-012部门活动经费管理办法一、总则1、目的：为有效激励公司员工，活跃气氛，提高效率，同时为规范各部门内部活动经费的使用，特制定本办法。2、适用范围2.1具备持有部门活动经费资格的部门：平台建设部、平台支持部、平台开拓部（保险和客服中心）、各业务大区；2.2各业务大区的活动经费独立于平台开拓部之外，需在本大区的人员达到三人以上时，方可适用此办法规定的活动经费标准。3、释义：部门活动经费是指在公司每月部门专项设置的、用于部门各种活动使用的费用。二、职责1、总经理：负责各部门年度活动经费预算的审批及特殊事项经费审批。2、平台支持部：负责各部门活动申请的审批及各部门月度费用统

2、计；负责各部门活动申请的审批后费用的报销及当月度内费用的统计入账。3、各部门：负责各部门当月活动经费申请及每次活动经费审批、报销及本部门当月费用统计。三、经费使用规定1、部门活动经费标准1.1公司各部门每月活动经费标准按当月部门在职人员每人每月60元的定额核算最高额度，即每月部门活动经费额度为：60元×当月部门在职人数。当月在职人数按以每月30日该部门的实际在职人数为准。1.2员工生日礼金：若当月部门有员工生日（按身份证件日期为准），则当月给予该员工80元的生日礼金，作为部门补贴，纳入当月该部门的活动经费总额。例：当月部门在职人数5人，有2人在当月过生日则当月该部门活动经费=部门人数5*

3、标准60元/月+生日人数2*80元/生日礼金=460元。文件编号：HCZD-0121.3若当月公司有全体大活动时（如：中秋、年中、年终、旅游等活动），则当月各部门不再单独享有此活动经费标准；2、部门活动经费用途规定2.1部门活动经费需用于部门内部集体性的、积极性的活动或奖励，活动应有益于身心健康、符合企业文化要求。包括集体性活动费用、员工特殊节日礼品费以及员工成长奖励等其他有积极意义的事项。2.2集体性活动具体可包括能够促进部门交流和沟通，提升部门凝聚力，观看电影、聚餐、体育活动、卡拉OK等有益于身心健康的团队活动，活动资金仅为团队活动专用，严禁以购买物品或兑换购物券发放的形式支出。2.

4、3员工特殊节日礼品费，可包括对员工婚庆节日祝福或生日祝福等，以表示公司对员工的关怀。2.4部门活动经费若作为部门团队活动支出费用，要求每次部门活动参与的人数不少于该部门当月在职员工总数的80%。2.5经费必须用于以上各种活动开支，不得直接发放现金或购物券等。3、活动经费使用和核销3.1为提升员工组织能力，积极参与各项活动，部门每次活动由该部门员工轮流当活动的计划、组织者安排使用活动经费，部门负责人协助组织。3.2各部门活动经费部门按月实际支出进行报销，超出标准的，由各部门负责人自行解决，不予报销，活动经费最多可累计三个月一起使用，超过三个月未使用的不予报销。3.2费用产生前，部门活动记录

5、各部门举行部门活动前，应以公司邮件的形式通知平台支持部进行报备，邮件内容须包含：活动时间、活动地点、活动内容、参加人员名单、预计费用等事项；费用发生后，以此做为报销依据。平台支持部根据部门发出的部门活动记录邮件，在部《部门活动经费记录表》上做好记录，以便统计和管理部门活动经费的使用情况。3.3费用产生后，经费核销流程3.3.1活动经费的核销采取部门预先借款支付。3.3.2部门在活动进行后一周内履行核销手续；文件编号：HCZD-0123.3.3各部门根据每月实际的活动费用，由部门负责人填写报销单交由平台支持部备案，平台支持部根据各部门活动记录报备邮件，审核各部门活动费用（是否为已审批允许的

6、费用及是否为部门预算内费用）；财务人员对有效支付凭证（票据）及额度进行审核和报销。4、平台支持部每季度公布全体员工公布各部门、项目活动经费的使用情况、活动详情。四、本办法由平台支持部负责解释、修订。五、本办法自2012年12月1日起实施。福建和诚智达汽车管理服务有限公司2012年12月01日主题词：活动经费管理办法主送：全体员工抄送：董事会经营管理委员会公司各部门存档：公司开平支持打字：校对：（共印份）