费用报销管理办法.pdf

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1、Q/GCL/OEZG协鑫光电科技(张家港)有限公司企业标准Q/GCL/OEZG20701-2011建设期费用报销管理办法1范围本办法意在规范建设期协鑫光电科技（张家港）有限公司（下称“公司”）的费用报销行为，参照行政部和人力资源部的有关规定，适用于公司在项目建设期间的所有员工。2管理职责各项费用的核算分析和总体监控由财务部负责，使用和控制由各职能部门按照以下原则归口负责：2.1人力资源部：工资、奖金、社保、公积金、个税、住房补贴、外派补贴、私车公用补贴、探亲费、过节费、餐补、慰问费、体验费、保险费（人身保险）、高温费、旅游费、员工活动费、

2、招聘费、职工教育经费、工会经费以及培训费。2.2行政部：办公费、办公低值易耗品设备、车辆费用、租赁费、水电费、物业管理费、修理费、会务费、邮电通讯费、劳动保护费、广告宣传费、印刷费、服装费、员工活动费、食堂费用、业务招待费等。2.3各职能部门：手机通讯费、工作餐费、差旅费、市内交通费、业务招待费。3管理内容与方法3.1费用报销原则3.1.1各项费用均要以真实的经济业务所取得的合法原始凭证为确认依据，非公司业务的个人行为所产生的费用不予报销。3.1.2财务审核人员依据本办法的相关规定，对相关单据进行审核。在费用支出不符合本规定时，有权提出质

3、疑并予以退回。单据不齐的，须补齐手续后方可进入报销流程。3.1.3一般情况下报销人在报销费用时所提供的发票抬头须填写“协鑫光电科技（张家港）有限公司”，如购买固定资产时须要求对方提供增值税发票，发票抬头填写“协鑫光电科技（张家港）有限公司”。3.1.4所有报销单在经办人员、部门负责人和分管领导签核后，送至财务部指协鑫光电科技（张家港）有限公司2011-06-29发布2011-06-29实施Q/GCL/OEZG20701-2011定文件篮内并自行在报销单据登记表上登记，由财务部审核（特别费用需由人事、行政批准）后报常务副总指挥批准付款。正常

4、情况下财务部会在收到单据审核无误后3天内安排有关领导审批并付款。特殊情况需要紧急办理报销付款的，请预先告知财务部，以便做好准备。3.1.5报销原则上应为一人一申请，一事一申请，按费用性质分行填列。手机费可按部门集中报销（多人一申请）。3.1.6报销人需最后提交前在领款人签收处签名，报销款将被打入签名人的工资银行卡（招行）中。一般情况下，我们不接受现金报销。3.1.7每月末最后三天（一般27日后）和月初前两日是财务部结账时间，财务部将只处理紧急付款申请，一般报销请注意避开这5天。3.2住宿费由各职能部门请来的外单位客人，需由公司承担住宿费用

5、的须填写《住宿申请单》，预计住宿费用在5000元以下的，经分管领导批准，5000元以上的，经常务副总指挥批准，由行政部统一安排住宿结帐。紧急情况下，可以电话申请，而后补《住宿申请单》。行政部申请付款时，提交《资金支付审批单》，附上发票、住宿记录和《住宿申请单》汇总表（原始单据存档备查）报销。3.3宴请费无论是由行政部统一接待的客人，或由相关职能部门接待外单位的客人，原则上一律安排工作餐；重要客人需宴请的，宴请前必须如实填写《业务招待申请单》，经分管领导批准。报销时填写《费用报销单》或《资金支付审批单》，凭发票、餐厅提供的用餐经办人签单和《

6、业务招待申请单》汇总表（原始单据存档备查）报销。3.4计算机网络及相关设备的购置计算机网络及相关设备购置需要由申请人填写《申购单》向信息部提交申请，经各部门经理批准后交由信息部经理、财务部经理批准，预计支出在5000元（含）以下的，由分管领导批准即可进行购置，5000元以上的，需由常务副总指挥批准方可购置。计算机设备购置，由信息部向物资部（供应链）选定的供应商进行采购。超预算的费用还要由财务总监审批。报销或支付时，填写《费用报销单》或《资金支付审批单》，并附上申购单、采购合同、发票（一般应为增值税专用发票）、验收单等。3.5日常办公用品-

7、2-Q/GCL/OEZG20701-2011行政部汇总各部门的需求，订立日常办公用品的预算方案，并根据库存情况统一购买，登记入库，按需发放，编制台帐并定期盘点。行政部申请购买时，需填制《申购单》，预计支出5000元（含）以下的，由行政经理、财务经理和分管领导批准；申购金额在5000元以上的，需报常务副总指挥批准；超预算的另需财务总监审批，公司财务部将不定期对办公用品进行盘查核对。报销或付款时，填写《费用报销单》或《资金支付审批单》，并附上申购单、采购合同、发票（一般应为增值税专用发票）、验收单等。针对行政部门小额零星采购，单次金额较小，为

8、提升工作效率，特简化行政部门零星小额采购及报销程序，对于行政部采购的单笔金额在3000元以下的日常消耗品，可以不填制申购单和验收单，直接凭正规发票和《费用报销单》或《资金支付审批单》向财务部申