办公费用控制办法.pdf

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1、制度编号HBJQM0307办公用品费用控制制度等级C管理办法更改码0目录1目的及适用范围2参考文件3术语4职责5管理规定6记录与存档7发放范围8附则9附录总经理签发：起草部门办公室起草部门审核杨钊制度管理员张娟起草部门分管陈继厚杨钊副总审核企管部审核熊刚发放日期：相关部门负责昂明嵘许明珍龚翼华李庆勇人会签2008.10.22相关部门员工邱琴董新梅代表会签第1页共7页办公用品费用控制制度等级C管理办法更改码01目的及适用范围1.1为了规范办公用品的管理,在保证日常办公需要的同时节约办公费用开支，特制定本制度。1.2本制度适用于湖北九州通医药有限公司各部门，大药房

2、连锁及九州方圆公司，其它公司可参照执行。2参考文件《办公用品费用控制管理流程》《固定资产及办公用品管理办法》3术语3.1个人办公或低值易耗用品：笔、笔芯、订书针、回形针、信纸、信封、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本等。3.2公用办公用品：打印纸、订书机、计算器、档案袋、凭证打印纸、三层或四层打印纸、晒图纸、各种印刷的表格等。4职责4.1办公室4.1.1负责定点供应商确定，签订购销合同。4.1.2负责办公用品的采购、入库、实物管理、出库。4.1.3负责办公用品和耗材的定期盘存并向财务部提供盘存报告。4.1.4负责办公用品费用报销。第2页共7页办公用品费用控制

3、制度等级C管理办法更改码04.2财务部4.2.1负责办公用品费用核算和账务处理并进行办公用品盘点进行监盘。4.2.2负责与办公室一起进行账实核对。4.3各部门负责在部门费用额度内提交每月办公用品需求计划。5工作程序5.1办公用品采购及发放程序5.1.1各部门根据办公用品费用额度标准和员工需求于每月25日前填报《年月份办公用品购置计划申请》（见附件1）经部门负责人签字后报办公室。5.1.2办公室对各部门计划汇总后报主管领导审批确定采购计划。5.1.3办公室采购人员根据确定的定点供应商电话联系进行办公用品采购并要求对方开具增值税专用发票。原则上各部门不得自行购买办

4、公用品和耗材，特殊情况下需要自行采购的须经过公司总经理同意，否则财务不予报帐。5.1.4办公用品采购到位清点后，办公室通过系统打印《办公用品入库单》办理入库手续。5.1.5各部门于月底最后两个工作日填写《办公用品领用申请单》（见附件2）至办公室领取计划内的办公用品。原则上每个部门只能领取部门计划内的办公用品，办公室在发放办公用品时应进行计划核实，对于计划外的不予发放。第3页共7页办公用品费用控制制度等级C管理办法更改码05.1.6办公室发放办公用品之后根据实际出库情况在系统中打印《办公用品出库单》，并于每月的16日及次月1日前分两次将《办公用品出库单》交财务部

5、资产费用会计作账务处理。5.2办公用品和耗材盘存5.2.1办公室负责每月26～27日对办公用品进行盘点，财务部派专人进行监盘。5.2.2盘点结束后，办公室负责将盘点结果与入库、出库和结存帐目进行核对,提交办公用品盘存报告(主要对查明账实不符的说明原因)。5.2.3次月4日之前，财务部资产费用会计须将办公用品金蝶账与办公室的实物帐目进行核对，并进行结果分析(对于差异原因进行仔细分析)。5.2.4盘点发生盘亏情况的,经办公室与财务部联合查实后,确认是因保管人员管理不善造成的短缺，由保管人员按采购价格承担赔偿责任；对于由客观原因造成的盘亏，报总经理批准后,作为资产损

6、失进行帐务处理。5.2.5盘点发生盘盈情况的，经办公室与财务部联合查实后，打印《办公用品入库单》办理重新入库手续后进行帐务调整。5.3费用管理规定5.3.1对于个人办公或低值易耗办公用品采取定额制即依职务等级(以公司下发的职务任命文件为准)分别享受不同的办公用品费用标准。（1）各员工的费用额度标准不单独使用，依员工人数和费用标准累加形成部门月度个人或低值易耗办公用品费用标准。（2）部门个人或低值易耗办公用品费用不滚动累计，当月费用未使用完不滚动至下月使用。第4页共7页办公用品费用控制制度等级C管理办法更改码0（3）个人或低值易耗办公用品具体费用标准为副总及以上

7、级别以上人员10元／月计入总经办领导办公费用，部长和副部长8元／月，普通员工5元／月。对于个人办公或低值易耗办公用品的月度费用额度核定，由各部门兼职管理岗根据人员进行初步核定，办公室根据企管部提供的在册人员数量进行核实。（4）办公室须关注市场价格，同时要定期对供应商进行评估甄选，适时变换或更换，以所购办公用品质优价廉，控制费用支出。5.3.2各部门在制定计划时应按人员增补需求将新员工的办公用品列入计划表，新员工的办公用品需求费用单独计算，不计入部门费用额度标准。5.3.3公用办公用品费用采取年度总额控制的方法进行费用支出控制管理,即每年年初办公室与财务部对各部

8、门办公用品费用额度进行协商确定报总经理