车辆费用管理指引201479.pdf

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1、编号：车辆费用管理指引版号：A/0页码：第1页共5页车辆费用管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录修订日期修改内容修改人审核人批准人状态编号：车辆费用管理指引版号：A/0页码：第2页共5页1.目的通过统计车辆使用的相关数据，反映公司车辆的使用情况。为加强公司对车辆的日常管理提供数据支持，增强车辆费用的可控性。2.适用范围公司所有车辆的费用，包括：油费、年票、修理费、保险费、养路费、牌照费、路桥费、停车费、车辆年票、粤通卡油卡工本费等。3.术语和定义无4.职责4.1行政事务部4.1.1收集整理车辆油费、里程数、违章等的相关资料，填列车辆费用统计表格；4.1.

2、2车队长审核分析统计表格数据的合理性，并将结果形成《车辆使用报告》上报部门负责人；4.1.3部门负责人每月将《车辆使用报告》上报总经理。4.2财务管理部4.2.1每月审查车辆使用报告，了解车辆使用情况；4.2.2日常车辆费用审核时注意审核车辆费用是否合理、是否有异常，发现不合理或异常的情况不能支付，须查明原因后方能办理支付或报销手续。4.3审计部4.3.1不定期抽查《车辆使用报告》及车辆费用报销单据，检查是否有统计错漏或不合理费用报销，并将此作为部门的绩效考核的依据。5.工作程序5.1《车辆使用报告》编制及上报5.1.1每月4号前，车队长须将上月车辆使用的相

3、关资料交给行政文员，包括但不限于：用车登记表、加油IC卡台账对账单、月度购油申请、主卡加油回执、车辆粤通卡使用登记表、粤通卡客户交易清单、车辆保险/车船税/年票付款凭据/违章清单复印件；5.1.2行政文员收到资料后，按要求填写相关统计表格，每月8号前将填好的统计表格交行政事务部相关负责人审核，相关负责人审核无误后将统计表格编号：车辆费用管理指引版号：A/0页码：第3页共5页及资料整理形成《车辆使用报告》并装订成册，上报公司总经理。5.2车辆使用报告5.2.1车辆使用报告由8张统计表组成，分别用以分析车辆的使用去向、油耗、违章及折旧损耗情况。具体包括：（1）车

4、辆使用状况月报表；（2）月度车辆里程统计表；（3）年度累计车辆里程统计表；（4）车辆里程统计明细表；（5）车辆油耗表；（6）车辆油耗每月变动分析表；（7）允许违章次数计算表；（8）违章奖惩表。5.2.2《车辆里程统计明细表》根据《用车登记表》填写，需填写用车日期、里程数、目的地、领用人。此表除用于汇总各车辆月度/年度行驶里程外，还为《车辆油耗表》、《允许违章次数计算表》提供里程数据。5.2.3《车辆油耗表》根据加油IC卡台账对账单填写各车辆的用油情况。5.2.4《车辆油耗每月变动分析表》分析各车辆每月平均每百公里油耗的波动情况，对于波动异常情况，车队长须查明

5、原因，并做说明。5.2.5《允许违章次数计算表》通过统计领用个人的累计行驶里程数，按一定比例计算出允许违章的次数，作为违章罚款责任确定的依据。5.2.6《违章奖惩表》根据计算出的个人允许违章次数及按违章记录统计的实际违章次数，超过允许违章次数的罚款由违章人负担，未超出部分作为奖励发给司机个人。违章奖惩于每年末与司机结算一次。5.2.7《车辆使用状况月报表》综合公司车辆的用油、油耗、行驶里程数等信息。5.3报告其他事项5.3.1行政事务部应根据车辆类型、折旧损耗状况及历史油耗，于每年年初发布“每百公里定额油耗”标准，作为判定当年车辆油耗是否正常的依据。5.3.

6、2行政事务部应根据车辆使用习惯及各目的地的行驶路线，确定某目的地来回的里程数，作为判定到某目的地里程是否合理和计算允许违章次数的依据。5.3.3车队长应及时了解油卡、粤通卡的使用情况，并据此确定下月的充值额，做到“少短缺、少闲置”。5.3.4车队长应做好车辆的日常管理，了解车辆的使用状况及损耗情况，对车辆的维修或保养提前做好计划并报部门负责人及总经理审批。不能盲目为减编号：车辆费用管理指引版号：A/0页码：第4页共5页少车辆费用，而对车辆该修理不修理、该保养不保养，造成行车风险。5.3.5行政事务部应加强用车计划管理，合理调度车辆减少重复出车次数。5.3.6

7、行政事务部对报告中数据的准确性负有直接责任，因此须认真审核。对于统计表中反映的异常情况应查明原因，并在报告中做出说明。如发现某月每百公里油耗大幅上升，原因可能是漏记用车登记导致里程数少计或月末加油导致用油量虚增。5.4绩效考核5.4.1合理性原则：车辆费用合理性的衡量以定额的目的地里程数和油耗为标准，在该标准下，小幅度的偏离（±5%）是可以接受的。因此，费用实际发生数与计划数的偏离度将作为绩效考核的依据。5.4.2节约性原则：在确保费用合理性基础上，行政事务部通过加强车辆管理减少车辆费用的，费用实际发生数与历史同期数的比较将作为绩效考核的依据。严禁为掩盖超支

8、而减少其他车辆费用的“拆东墙、补西墙”的做法。5.4