LA-LC-XZ-03 证照、印鉴管理流程.docx

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1、证照、印鉴管理流程编号：LA-LC-XZ03版号：A/0页码：第6页共6页证照、印鉴管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人证照、印鉴管理流程编号：LA-LC-XZ03版号：A/0页码：第6页共6页1.流程概况流程目的规范证照、印鉴管理，防范经营风险和管理风险，特制定本流程。流程范围适用于莱安地产集团有限公司及各项目公司的证照、印鉴管理。定义1.证照:包括企业营业执照、组织机构代码证、各类资质证书、税务登记证等。2.印鉴:指公司在对外经营活动中，为明确公司权利义务关系、承担民事法律责任以及在对内管理过程中，为行使职权而作为重要凭证和工具使用的

2、各类印鉴。3.印鉴管理:指公司对各类公司印鉴的刻制、发放、保管、使用及废止进行规范和监督的行为。4.公司印鉴:指有公司明显标识的行政公章、业务印鉴，以及公司法定代表人、总经理等代表公司行使公务专用的个人签名印鉴。主导及参与部门人事行政部（主导），各部门（参与）。部门流程中承担职责人事行政部1.证照、印鉴的主管部门。2.负责公司证照（营业执照、代码证）的申办、登记、变更、年审年检、注销以及公司印鉴样式的备案、注销以及证照、印鉴的挂失等。3.负责审核各类印鉴刻制需求，审批通过后负责刻制。财务管理部1.公司证照、印鉴的保管部门。2.负责公司各项目全部证照、印鉴管理、借阅及用印。其他各部

3、门1.根据业务需要，提出印鉴刻制申请。2.根据业务需要，办理证照借阅手续。2.证照管理2.1证照管理2.1.1证照明细、责任部门及保管人一览见《证照责任部门、责任人及保管人设置一览表》（附件1）。2.1.2管理流程和要求:证照、印鉴管理流程编号：LA-LC-XZ03版号：A/0页码：第6页共6页2.1.2.1证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由财务管理部保管，证照的移交由人事行政部监督并填写移交记录，证照交接完成后，财务管理部证照使用专管员及时建档登记。2.1.2.2财务管理部证照专管员建档登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情

4、况等。建立证照目录表，报人事行政部备案，人事行政部对公司证照实行动态信息管理。2.2证照使用2.2.1财务管理部负责将各类证照录入《证照、印鉴明细登记表》并进行统一管理。2.2.2财务管理部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向人事行政部负责人报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。2.2.3各部门如需使用公司证照，必须说明使用范围和使用时间，填写《证照使用登记表》，经财务管理部负责人批准，方可携带外出，使用完毕后，应于1个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。2.2.4使用证照复印件时，证照专管员须加盖附有“与原件无异”、“使用用途”和“有效期限”等内

5、容的蓝色印鉴。2.2.5各类证照未经财务管理部负责人批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。3.印鉴管理3.1印鉴的分类、刻制和启用3.1.1印鉴的分类：1）公司公章（包括项目公司）；2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章，收费专用章、项目专用章等；3）专用私章：法定代表人专用私章；4）各部门印鉴；3.1.2印鉴的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。公司公章、各类专用章、专用私章等印鉴的刻制，经总经理批准后，由人事行政部负责刻制；部门印鉴经人事行政部分管领导批准后，由人事行政部负责刻制。印鉴的刻制由申请部门根据工作需

6、要填写《印鉴刻制申请表》。（刻制新印鉴，更换旧印鉴须凭旧印鉴原样）3.1.3刻制好的印鉴在启用前，由人事行政部预留印鉴备案，以便备查。然后由人事行政部发证照、印鉴管理流程编号：LA-LC-XZ03版号：A/0页码：第6页共6页启用通知，并移交印鉴保管人。通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。3.2印鉴保管3.2.1公司印鉴（含项目公司）由总经理指定专人负责保管，财务专用章应由财务管理部指定专人保管，招标领导小组专用章由人事行政部保管，合同专用章授权专人使用和管理，各部门印鉴应由各部门负责人保管。3.2.2公司印鉴（含项目公司）保管人不得将印鉴交由他人代管，若因事请假，

7、应由保管人向总经理请示指定专人代管。3.3印鉴的审批和核对3.3.1印鉴使用范围、审批人及责任人设置一览《印鉴使用范围、审批人及保管人设置一览表》(附件2)。3.3.2印鉴的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。3.3.3特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与相关领导沟通并说明情况，在征得同意后，由印鉴保管人办理用印手续，但须在事后2日内补办审批手续。3.3.4印鉴保管人应对文件内容