探讨城市照明档案数字化管理的途径.doc

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1、探讨城市照明档案数字化管理的途径探讨城市照明档案数字化管理的途径摘要：通过传统纸质文件的档案管理和数字化之间的对比，作者对城市照明档案在城市照明发展中的重耍意义进行了阐述，重点申述了数字化管理的特点，并指出了实现城市照明档案数字化管理的几个重耍途径。关键词：城市照明档案数字化途径中图分类号：G271文献标识码:A文章编号：城市照明工程档案是城市建设工程档案的一部分。抓住路灯工程竣工档案，就是抓住了路灯工程建设管理的“牛鼻子”，能促进路灯单位提高管理水平，提高路灯队伍的整体素质。O一、传统照明档案管理

2、存在的问题目前，传统照明档案的保管、利用与形势的发展耍求不相适应。保管方式仍然采用纸张保存和目录管理，利用时需到库房直接查调档案原件，多次调用利用使档案资料易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。这不仅占用了大量的库存空间，而且耗时长，造成重复劳动，管理成本高。此外，档案收集不全，检索利用工具还停留在较原始的水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集、利用，传统上，依靠“老人”记忆与印彖的做法，已经难以适应发展的耍求。因此，传统的纸质档案管理并不能从根本上解决档案齐全、完整、安全等问题。二、档案数字化管理

3、的趋势和特点国家档案局明确提出，我国档案管理将“跑步前进”，数字化档案必将成为今后档案的主耍形式。城市照明行业也不例外，“数字化”、“无纸化”的档案管理是一个必然趋势。近年来，照明工程档案载体逐渐被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案管理带来了许多新特点。1、数字化档案的收集不同于以往的纸质档案收集，其收集手段主耍通过计算机及其网络管理来完成，只需文档人员在完成本部门形成的电子文件后，通过网络留存到档案室即可。它不仅保证电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，同时，也防止了存有信

4、息内容的载体在个人手屮发生丢失、损坏，从而保护电子文件的安全。2、数字化档案的保管存放方式由传统档案柜架变为用数字存储器以及光盘、磁盘存储，极小空间可存放大量的数字文件。它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，而且查阅起来极为方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，管理成本较低。3、数字化档案的利用有统一的档案资源数据格式和标准，授权使用者可以从任何角落访问自己所需要的档案资料，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护。可见，数字化管理适应了当

5、今快速、及吋的发展要求。实现档案数字化管理，能以现代化、多功能的服务手段，及时、方便地为需求者提供给各方面的服务。三、如何实现数字化从传统的以档案实体保管和利用为重点，转向现代的档案信息的数字化存储和提供服务为重心，是一个循序渐进的过程。我们要深入分析和研究，确立“新老衔接、平稳过渡”的工作思路，才能规划好城市照明档案管理的数字化之路。1、加强领导，提高认识，狠抓档案管理制度建设领导关心档案事业发展，重视与支持档案数字化管理，是实现档案数字化管理的关键。加强领导，应做到既抓档案部门的工作，乂抓文书部

6、门的丁作；既抓档案管理工作，乂抓档案移送问题；既抓硬件方面的建设，乂抓软件方面的建设；既抓档案管理制度的完善问题,乂抓各项制度的落实问题；既要全面组织，乂要相互协调；既要抓紧档案管理中心工作、乂要围绕中心工作的同吋开展其他方面的工作。2、形成系统完整数据库，作为单位发展立足之本城市照明网络及其设施数据，是城市照明发展之本。在市场H益健全、竞争FI益激烈的环境下，实行城市照明设施电子文件档案一体化，集中统一管理,也是单位的发展之本、管理之本、服务之本。在未来规划屮，需要对既有设施的建设年代、原技术条件

7、、维修改造状况全面掌握，形成完整资料，为将来的改造、更新打下数字基础。在项目的设计中，需要对周边城市照明设施、网络、供配电系统、容量、监控系统作系统了解，实现设计的系统性、配套性。在项目建设过程屮，需要对周边线路的了解，需要新建项目与原有项目的衔接，需要系统、整体的监控运行。在H常维护、应急抢修过程中，需要掌握开关的控制区域、设施技术数据等，实现无缝对接,快速保障。这些城市照明的日常工作，都需要数字化档案的直接支持和保障。这就要求我们档案管理者，急工作所急，想工作所想。就日常所需的数据，有针对性的收

8、集资料、建立档案，为城市道路照明工作经济建设提供高效、优质的服务。3、理顺管理机制，形成闭合的管理流程照明工程档案数字化建设的着眼点应是整个系统。作为一项照明工程，从立项、设计、审图、开工建设到竣工验收，形成的文件材料涉及面广、涉及部门多、经历吋间长。城市照明工程建设，需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套。这就需要档案管理部门结合实际，实行一体化、闭合式的收集管理流程。可建立电子档案统一制作、接收数据格式，把电子档案模板发放到各档案形成部门，通过理