记录管理程序.pdf

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1、宁波×××五金制品有限公司公司LOGO程序文件文件编号版本号A/0二级文件记录管理程序实施日期页次1OF5※※目录※※章节内容页次目录1修改履历21目的32范围33定义34权责35工作程序35.1建立记录35.2记录使用35.3记录分类35.4收集和标识35.5保存和防护45.6处置46相关表单47相关文件48流程图5编制审核批准签名日期会部门管理部生产部技术部品管部采购部业务部财务部签签名日期※※本文件之著作权及商业秘密内容属于宁波×××五金制品有限公司,非经公司准许不得翻印※※宁波×××五金制品有限公司公司LOGO程序文件文件编号版本号A/0二级文件记录管理程序实施日期页次2

2、OF5※※修改履历※※日期章节修订内容修订后版本制/修订人核准人※※本文件之著作权及商业秘密内容属于宁波×××五金制品有限公司,非经公司准许不得翻印※※宁波×××五金制品有限公司公司LOGO程序文件文件编号版本号A/0二级文件记录管理程序实施日期页次3OF51.目的提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据，便于追溯、分析改进和提高。2.范围适用于对公司内部所有的质量记录的控制与管理。3.定义3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。包括各阶段顾客的批准记录、合同、审核记录与报告、会议记录、顾客信息(反馈、电话记录)、供方信息、检验记录、培训考核记录、设备、模具工装

3、检查与维修保养记录、量（检）具清单与校验记录以及电子文件等。3.2客观证据:支持事实或事件存在或其真实性的数据。4.职责4.1品管部负责产品质量记录的管理；4.2各部门负责本部门记录的执行与收集，并定期归档；4.3管理部负责归档记录的管理。5.工作程序5.1建立记录5.1.1各部门质量管理体系执行人员根据标准、顾客要求及为证实体系有效运行的需求，设计各种使用方便、内容充分的记录格式。5.1.2允许使用有授权的电子记录形式。5.1.3记录表单应明确其日期、表单编号，记录编号、记录名称、记录人。5.1.4记录表单编号（见《文件资料管理程序》5.3.4/5.3.5）5.2记录使用5.2

4、.1各相关岗位人员按照标准及程序要求，按时如实填写有关的质量记录。5.2.2所有质量记录应认真书写，做到字迹清晰、记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。确实需更改时采用划改，划去原文后写上更改的内容，并由更改人签名或盖上印章。对质量记录表格中未涉及的项目打斜杠“/”注销，不能留有空白。5.3记录分类各部门按不同的种类与收集周期对记录进行分类，并编制一份“记录清单”。5.4收集和标识5.4.1各部门按“记录清单”定期收集记录。5.4.2各部门将收集后的记录放入文件夹或档案盒/档案袋内，并在文档外面贴上“标识标签”，注明记录表单名称、周期、份数、年限及部门名称。由指定人员将记录移

5、交到管理部，并附“记录移交清单”，由管理部签收。5.4.3管理部对归档的记录进行编号，并登录到“记录清单”中以便查找。※※本文件之著作权及商业秘密内容属于宁波×××五金制品有限公司,非经公司准许不得翻印※※宁波×××五金制品有限公司公司LOGO程序文件文件编号版本号A/0二级文件记录管理程序实施日期页次4OF55.5保存和防护5.5.1各部门所产生的质量记录由本部门保存，为方便存取、检索，质量记录应按月整理，并按分类号、流水号依次顺序排列，建立清晰的台帐，每月归档一次，并妥善贮存。5.5.2记录的保存期法规和顾客有要求的按相应法规和顾客要求执行。否则：A.有关员工的教育培训、经历

6、、资格等具有永久性保存价值的记录永久保存；B.供方档案保存期5年；C.内部质量体系审核和管理评审记录保存3年；D.车间首检、自检记录保存期1.5年；E.其余质量记录保存期1年。5.5.3纸版记录贮存地应保证通风、防潮、防虫、防火，储存环境清洁、安全，便于取放与检索；电子版记录贮存应保证防病毒、防误删。有必要时，管理部应进行拷贝或刻录备份。5.5.4记录应妥善管理，避免毁损，遗失或资料模糊。5.6处置5.6.1管理部应适时检查各项记录，若超过保存期限时，集中整理再销毁，并作确认与记录。5.6.2管理部将各项过期无效记录的处置汇总至“文件回收销毁记录表”中。6.相关表单6.1“记录清

7、单”6.2“记录移交清单”6.3“记录销毁申请表”6.4“文件回收销毁记录表”7.相关文件7.1《文件资料管理程序》8.流程图见下图※※本文件之著作权及商业秘密内容属于宁波×××五金制品有限公司,非经公司准许不得翻印※※宁波×××五金制品有限公司公司LOGO程序文件文件编号版本号A/0二级文件记录管理程序实施日期页次5OF5管理方面记录产品质量记录供应商提供记录顾客规定的记录……………各部门相关记录的设计录入《记录清单》记录的填写使用记录收集、整理、分类、标识归档/保存/防护查阅