房地产企业档案规范化管理的实践与体会.pdf

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1、房地产企业档案规范化管理的实践与体会李艳华上海瑞明置业有限公司是中国船舶总公司与了文件材料的及时收集、整理、归档等工作的有中信泰富集团投资成立的房地产开发企业。公司序开展，取得了良好的工作效果。与此同时，公主要承担陆家嘴金融区(二期)开发任务。这一司还调配了工程技术人员充实到档案岗位，解决任务是小陆家嘴金融中心区的延伸，是市政府加了“工程档案”收集、鉴定难的问题，从而进一快“四个中心”建设战略目标的具体实施项目之步控制工程档案的归档质量。一．其建设成果作为“陆家嘴滨江金融城”的组二、定期培训、实行档案预立卷成部分，必将载入浦东开发的建设史册。因此，由于房地产行业具有投资

2、大、建设周期长、能否完整规范地建立健全该项目的开发档案，具参建单位多、人员流动大、文件材料形成来源有非同小可的特殊意义。广、兼职档案人员多等特点．由此带来档案管理众所周知，房地产企业档案是建筑产品从规难。我们通过定期档案培训，逐步建立起适合企划设想、到产品实现全过程的真实历史记录，是业发展的档案管理网络。建筑产品最终投入社会使用、监管、维修的依首先是对内培训。依据日常实际工作流程，制据。这是一个相对漫长完整的作业周期，尤其对作了图文并茂的档案培训课件，对各部门兼职档案于规模宏大的房地产项目来说更是如此。因此，员进行文件归档培训。主要解决了文件材料归档不此类房地产企业档案

3、往往面广量大，不仅包括用完整问题。内部培训从两方面人手．一是公司内部地、动拆迁、规划、招标、房屋出售、出租等内形成的文件材料．按照事先确认的归档范围的类部产生的文件，还包括工程实体建设过程中各参别，在平时工作中就分门别类地做好基础工作；二建单位形成的具有参考利用和保存价值的文件。是涉及建设项目的政府批文、申报、技术论证等材瑞明置业在过往的开发过程中，已经形成了料，实行即时归档，保证文件材料得以完整收集，比较完整的档案材料，并实现了规范管理．产生不散不乱，以有利于及时提供利用。尤其是对在项了明显的利用效益。据不完全统计。瑞明置业目立项、设计等不同阶段形成的．但具有内在联系

4、2010年的档案利用达3827人次，且查全、查准率的材料的归档排列顺序做了规定．有效地控制归档均在95％以上。材料遗失或散落．也避免了长期积存在个人手中。总结这一结果的产生．我们的经验和体会例如．对大量招投标文件就要求按“中标通知书、是——从人才培养、规范管理、高效检索、利用议标结果、投标邀请函、评标报告、招标报价文服务等档案工作的各基础环节入手．以现代信息件、技术疑问问卷、技术标、商务标、询标回复”化技术手段为加速器，才是全方位提高档案管理的顺序排序。这样不仅使归档文件具有成套性、完水平的根本之途。在此过程中，没有捷径可走，整性，还便于档案的查找利用。只有步步踏实，才

5、能收获理想的结果。其次是对外培训。房地产企业档案中比重较一制度建设和专业人员配置大的是工程建设档案。工程建设档案大部分是由常言道：没有规矩不成方圆。制度建设是企外部参建单位形成，例如监理单位、土建单位、业档案实现规范管理的依据所在。我们在《档案钢结构、综合机电安装单位，电梯、消防、绿化法》和《城市建设档案管理规定》等法律法规的及压力管道、冷冻机、蒸汽锅炉大型设备等供应总体框架下，编制了《企业档案管理制度》、单位。我们针对各专业工程的工艺流程和科技档《工程项目档案管理实施细则》等一系列企业档案的特点，制作具有专业工程特点的档案培训课案管理制度。这些制度的建立，加强了档案管

6、理件。这一培训目标，主要解决工程进度与归档材人员对档案产生、运作等各个环节的控制．保证料预立卷同步的难题。在培训中．把施工过程中静形成的工程实体文件划分为施工管理文件、施工PDF格式后上传数据库．并要求依据原件的清晰技术文件、施工质量保证文件三大块，把这三块程度，调整扫描文件的像素．但最低不得低于文件分别归卷，进行预立卷：同时我们借助合同300像素；区别不同图纸材料采用不同扫描技术，条款的约束．在支付工程款前核查该阶段形成的如用地、规划图采用彩色扫描。这样使用者可以材料，这样有效地保证了规范管理的条款落实，很直观地区分红线内外及建筑物地块标志，而晒同时也克服了重施工轻档

7、案的陋习。图纸均做消蓝处理，便于图纸打印使用更加清实践证明，经过培训一实际操作一检查指晰。这些细致入微的数字化基础工作，最终是为导一发现问题一针对性再培训一督促整改。这样电子档案查询提供方便。多次的主动培训、及时纠偏，我们逐步建立起了第二，数字化档案好比一列满载货车，检索规范的档案管理网络。工具好比引擎，可以快速查询电子档案。因此，三、档案规范化管理有利于创造经济和社会我们依据行业标准《档案著录规则》和本公司的两种效益实际情况，严把电子档案著录关。例如文件编号、档案培训机制的建立，不仅使企业档案管理责任者、材料形成时间、合同金额，尤其标题