试论计算机在档案管理中的应用

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1、档I案I管I理科——黑龙江——技信息试论计算机在档案管理中的应用王风英(黑龙江省龙建路桥第六工程有限公司，黑龙江哈尔滨150000)摘要：计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及，十年前还不为人所知的Internet，现在已悄然进入了档案室；十年前被视为神秘之物的电子文件，已在办公自动化领域大量地产生、应用。面对档案事业这一新的发展形势，本文对计算机在档案管理中的应用问题进行阐述，以期寻找一个适合我国档案工作的现代化发展模式，迎接新世纪的挑战。关键词：计算机；应用；档案；管理随着计算机应用的普及，各类电子文件的员也提出了掌握现代管理工具、具备现代信息意代

2、化的基础是标准化。计算机在档案管理应用中数量增加很快，这给档案管理带来了很大的变识的高标准和严要求，这些将在今后建立现代化涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软化，也造成了很大压力。一方面电子档案的管理档案馆的过程中起到决定性的作用。件推广、信息联网等部需要一系列的标准才能解同其转化之前的电子文件同样方便，另一方面其3多媒体信息管理的实用化将引起更多的决。作为档案所应具备的原始性、真实性、完整性和关注。b．在标准化的可靠性等也需要特殊的技术保证，所以说计算机3．1解决多媒体信息演示系统开发方式的工的社会服务，这是档案部门获得高质量技术支的应用成为基本工作方式，促进了电子

3、文件的具化问题。一些单位已经制作了效果不错的多媒持和减少人力、物力投入的最有效的途径。生成。但同时也必须解决好以下几方面的问题。体信息演示系统，如档案馆指南、利用者借阅引c．加快在档案工作者中的计算机知识普及。1网络安全将成为影响计算机档案管理的导等。但多数是专门性开发，软件缺乏通用性，每尽快使计算机文化成为每个档案工作者必须具主要问题。制作—个系统就需要重新投入一次人力。如果其备的基本职业技能。随着网络化的发展，档案信息的上网管理‘开发软件实现了工具化，就可以做到改变少量参4解决电子文件归档和电子档案的长期保及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的数，随机填充相应内容，即

4、可得到完全不同的多存问题。不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规媒体演示系统，从而节约大量人力、物力，使其能电子文件的归档问题应引起更多的注意。律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的广泛地普及应用。加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件效益和网络的危险性均以几何级数增加。根据发3．2解决多媒体档案信息处理的标准化和长生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又达国家的经验，保证网络安全的方式已经引起了久保存问题。多媒体信息技术的设备兼容性较很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，最高领导层的重视。在美国，重要的安全举措是差，其信息存取和交换有诸多不便。目前已有几这

5、不能不说是很大的隐患。国家档案局已经成立以总统令的方式发布的。一般认为，构成对计算项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在了电子文件归档问题领导小组，并由专门的课题机网络系统的安全威胁主要有：黑客人侵、计算制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系组研究解决有关的问题。虽然已在问题分析和标机病毒的侵入、来自内部的攻击、保密信息泄露还有较大的差距。与多媒体档案信息长久保存有准制定上有了一些初步进展，但离真正解决这个和修改网络的关键数据等。针对档案管理有关的关的载体筛选工作还很簿弱，面对层出不穷、花问题还很远。针对这个问题必须在如下几I方面作网络及信息安全问题，我国档案部门已在科

6、研、样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结出艰苦的努力：标准化方面进行了重点支持。1998年确定的与论。E述工作投入大、周期长，需要引起有关部门4．1进一步研究各类电子文件的特性，对从计算机档案管理有联系的科研项目中，有三分的足够重视，采取更为有力的措施。生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析。在之一与网络及信息安全有关。今后，将有一系列3．3用多媒体技术实现档案管理功能的更此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原技术措施和标准出台。这些标准和技术措施将对新。计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处始性、安全性等方面的技术措施。档案管理网络安全等级划分及测评、档案信息上理

7、功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以4．2与电子文件的形成部门主动配合，共同网前的密级控制、网络中的档案信息的安全管理用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管等提供规范化的要求或解决方法。可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类按照带来安全隐患行为的目的性，网络安外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过全隐患可以分为两类，无意识行为和有意识行方便快捷地进行档案信息的录入