公司人事档案管理制度.doc

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1、公司人事档案管理制度第一条目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。第二条人事档案保管制度原则1、保密原则；2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。第三条人事档案保密1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备；2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。5、不得擅自将

2、人事档案材料带到公共场合。第四条档案接收：1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定；2、在档案底账上注明接收档案；3、填写《回执单》，退回原单位；4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。第五条档案转出1、取出要转走的档案；2、在档案底账上注销；3、填写《转递人事档案材料的通知单》；4、最后按发文要求包装密封；5、接收档案单位将收到档案的回执退回。第二条档案保护1、档案室备有必要的防火、防潮器材；2、档案室保持清洁，不准存放无关物品；3、无关人员不得进入档案室；4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。第三条新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操

3、作。1、对材料进行鉴别是否符合归档要求；2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录；3、将材料放入档案内。第四条检查核对检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等；也包括对档案保管的环境检查。第五条统计汇报1、人事档案数量；2、人事档案材料收集补充情况；3、人事档案整理情况；1、人事档案保管情况；2、人事档案使用情况；3、档案室设备。第二条人事档案的使用权限1、法制部门调查。2、员工本人入党、出国等。3、档案管理员对档案的维护。4、公司因调查

4、需要调用档案。第三条人事档案使用方式1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。3、在档案室查阅：防止泄密和丢失。第四条档案查阅手续1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。2、其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。第五条外借手续1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。4、证明材料由

5、人力资源部审阅，盖章，登记、发出。第一条离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。第二条本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。第三条本制度解释权在人力资源部。