科技档案整理.ppt

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1、科技档案整理一、科技档案概述二、科技材料收集、积累、归档三、科技档案整理（一）收集范围（二）材料鉴定（三）分类（四）组卷（五）档号与编目一、科技档案概述科技档案概念1、科技档案是在科技活动的真实记录，是科技活动中形成的有保存价值的各类文件材料。科技活动是人类的基本活动，因此科技档案也是极其丰富的。如科学研究、工业产品、基本建设、设备仪器、农业、气象、水文、天文、地质、测绘、地震、环保医学……这里讲的主要是前四类，也是最常见的和最基本的。2、科技档案的特点。最大特点就是成套性具体体现在以下几个方面：程序的规定性材料的

2、成套性格式的规范性内容的准确性组成的动态性深刻理解这些特点，对我们做好科技档案工作是重要的。3、科技档案工作◆科技档案工作是一专业技术工作，有一系列的规范要求○企业档案工作规范比DA/T42-2009○科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008○国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规A/T28○档号编制规则DA/T13-94◆科技档案还是一项管理性工作。有一系列管理制度、工作程序、工作方法。二、科技材料收集、积累、归档1、收集工作产意义是保证科技档案齐全、完整、系统、准确的保证是做好档案整理的前提

3、和基础。2、归档制度。有一套完整科学的归档制度并严格执行是做好科技档案工作的关键。值得指出的是归档制度不单是档案部门和档案员的制度，而是全单位、全体科技、管理人员共同遵守的制度，因此要以单位名义颁布。◆归档范围◆归档时间◆归档要求3、科技材料收集、积累的方法科技档案的整理（一）收集范围◆产品生产类（见规范附表A.5）◆科研开发类（见规范附表A.6）◆项目建设类（见规范附表A.7）◆设备仪器类（见规范附表A.8）科技档案的整理（二）鉴定◆一般是原件◆齐全、完整◆最终定稿◆签字◆文件状况科技档案的整理（三）分类1、档案

4、分类的含义两种含义有联系，有不同。一种是对档案“案卷”而言，着眼于档案管理；一种是对科技文件而言，着眼于档案的整理、组卷。（这里是第一种）2、分类方法　一般设两级类目，按类别设大项，以项目单元作为基本项。项目少的，也可以只设项目一个层次。◆产品生产类◆科研开发类◆项目建设类◆设备仪器类科技档案的整理（四）组卷1、组卷的意义2、组卷所遵循的原则：遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的历史联系，适当区分文件材料价值，便于保管利用。3、项目单元内文件材料分类当文件材料较多时，可以适当分类：◆按工作阶段◆按专业或子项◆按

5、文件材料载体或格式4、组卷的方法①按阶段和工序②按结构或部件③按专业组卷④按子项组卷⑤按文件名称、格式或载体⑥按问题⑦按时间或地域5、交叉或难于归类问题处理◆科研类与产品类◆项目建设类与设备仪器◆综合类文件和管理性文件总之，组卷既要遵循一定的原则，保持一定的稳定性，减少随意性；又要结合实际，灵活掌握。6、卷内文件材料排列总的要求层次清楚，有章可循，保持习惯。◆正文在前，底稿或附件在后；◆重要的总体性的在前，次要的，附属性在后；◆按文件形成者◆按时间顺序◆按问题或专题◆按工作程序或习惯7、案卷编目和装订可以装订成册，

6、也可以不装订，放在卷盒内。装具要统一并符合国家标准要求。◆装订的档案要统一编写页号；◆不装订的要对单份文件装订，编件号，盖档号章；◆装订要整齐、牢固◆·按规范要求填写卷内目录和备考表卷内目录填写：○序号○文件编号○责任者○题名○日期○页数/页号○备注8、案卷封面/脊背填写：○档号：○案卷题名：○立当单位：○起止日期：○保管期限：○密级总的要求文字简洁、准确，书写工整、美观统一9、编写案卷目录和上架：按大类建立案卷级目录○序号：○档号：○案卷题名：○总页数：○保管期限：○备注