档案室管理制度.doc

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1、公司档案管理制度第一章、 总则第一条、为了规范公司档案管理，保证公司档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。第二条、本制度适用于银嘉担保、小贷、银嘉投资资金中心各公司信贷业务档案的整理归档；综合部及财务部门等相关档案和资料的整理归档。第二章、档案管理机构的设置及基本要求第三条、档案划分及管理部门一、公司设立档案室，隶属于综合部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严

2、格履行职责。二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签类目录。三、公司财务部档案资料由财务部单独实行归口管理，根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。四、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第三章 、档案保管第四条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。18第五条、要确保档案的完整，破损的档案文

3、件要进行修复处理。第六条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。第七条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。第八条、公司档案的分类：信贷资料、综合类档案资料、及财务资料。一、信贷资料：由市场部负责收集整理归档的各类资料文件，一般包括：1、权证类：抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物（质物）所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押（质押）登记的

4、他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物（质物）保险单，抵押（质押）公证书（企业办理的要收集）等，抵押物的保险单。182、要件类：企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户信贷业务申请报告和申请书、各类客户信贷业务调查报告、各类客户信贷业务调查审查审批书、贷审会会议纪要、公司向上级部门的推荐审查意见、上级部门的贷款批准意见、贷款意见书、贷款承诺函、各类法人客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、保险

5、合同、到逾期贷款本息催收通知及回执、贷后检查记录和贷款检查报告、企业经营活动分析报告、保证金进账证明资料以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。3、项目贷款还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对贷款项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。4、签发银行承兑汇票还应包括银行承兑汇票复印件、商品交易合同或增值税发票复印件。5、其他业务所

6、必须的要件等等。二、综合类档案资料一般包括：1、计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。2、总结性文件：包括公司经营活动中年度、季度工作总结；3、公司重大决议：包括由公司办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件、纪要、决定和会议材料、会议记录等。4、法规性文件：包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司下发的制度、管理细则、规定、通知等文件。5、证件性文书资料：包括法人营业执照、组织机构代码等证照。6、劳资人事资料：包括公司的人

7、事任命、人事调整、人事档案资料、人事考勤、工资核定记录等相关资料。涉及到员工个人的资料文件分别归置员工个人资料档案。18三、财务类档案资料包括：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会

8、计档案销毁清册。第九条、档案的收集管理一、凡属本档案管理制度第八条中第一、二所涵盖的文件资料，均由综合部做好资料的分类、立卷、统一归档管理，；二、会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，由财务部立卷留存；各类报表报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。第四章、归档及保存年限第十条、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。第十一条、归档的同类文