文件编号及格式规定.doc

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1、ANHUIGEDEAUTO-ACCESSORYCO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司┄┄┄┄企业管理制度大纲文件编号及格式规定文件编号生效日期受控编号GD/ZD2011-0012011年1月1日SK/2011-002等级保密版本第A版修改状态无总页数4正文4附录无编制审核批准编号：GD/ZD2011-001ANHUIGEDEAUTO-ACCESSORYCO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共4页第1页版本号：A页版号：01修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期编号：GD/ZD2011-0

2、01ANHUIGEDEAUTO-ACCESSORYCO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共4页第2页版本号：A页版号：011目的规范文件规则与编写规定，以求文件格式与风格的统一。2范围适用于本公司除标准、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。3职责3.1质量手册由管理者代表负责组织编写；3.2各职能部门负责编写与职能有关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理制度和相应的记录表格。3.3行政部负责制定文件编号和附件的表格编号。4工作内容4.1编号方法4.1.1文件的编号规则按以下规定进行。

3、GD顺序号（001、002……）年份（2010、2011）文件类别（见4.1.2）企业代号4.1.2临时文件或通知下发按：GD（临）2011-001编号执行。4.1.3文件类别按表1的规定。表1类别代号代号性质文件名称GL一级文件管理大纲ZD二级文件管理制度GW二级文件岗位说明书KH二级文件考核明细ZY二级文件作业指导书SB二级文件设备操作规程JL三级文件表格、报表、记录WB外来文件标准、上级文件、法律法规等编号：GD/ZD2011-001ANHUIGEDEAUTO-ACCESSORYCO.,LTD安徽歌德汽车

4、用品有限公司文件编号及格式规定共4页第3页版本号：A页版号：014.2书写用纸、格式及字体。文件采用A4的书写用纸，封面标题用35号黑体字型，正文标题用4号黑体字型，正文用小4宋体字型，内容具体格式要求如下：a.封面见该表格的封面。b.修订记录按该文件记录格式记录。当文件需修改时使用。c.书写用纸为正规打印纸。4.3文件结构4.3.1文件按章、条、款、项的结构层次编写。编写文件时应按以下规定的章节,依序分章编写，但若因文件主题的不同，遇有章名不适合用时，则在该章名下标示“无”以保留章名。4.3.2范例：1目的重

5、点描述编写本文件的目的。2范围重点描述程序活动所适应的部门、人员或其它可界定的范围，必要时可描述文件的“不适用”范围，以清楚界定文件的使用范围。3职责描述该项活动程序的主要职责部门及配合部门的职责。4工作内容按活动的逻辑顺序描述活动的细节。重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行某种特定的工作,必要时可先画出简单的程序流程图。流程图的符号按以下规定：表示各阶段性事件或活动的叙述表示必须做决定、检查或检验的过程表示事件发生的顺序或方向5相关文件描述与本文有关

6、的文件编号与名称。6质量记录描述在本文中所必需的质量记录的编号与名称。编号：GD/ZD2011-001ANHUIGEDEAUTO-ACCESSORYCO.,LTD安徽歌德汽车用品有限公司文件编号及格式规定共4页第4页版本号：A页版号：014.4书写格式项次后空一格书写文字，转行时与项次的文字对齐，项次按以下规定标示和排列：1……………………………2……………………………2.1…………………………3……………………………3.1…………………………a.…………………………4.5页码与装订4.5.1封面、附件不编页码

7、。4.5.2文件按文件修订记录、文件目录、正文依序编排页码，并指出总页数。4.5.3文件按封面、文件修订记录、文件目录、正文与附件的顺序装订。4.6外来文件当外来文件已有编号时，按原编号；如无编号则按4.1的规定进行编号。4.7文件编写注意事项4.7.1措辞准确，不使用可能引起误解的语言。尽可能使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4.7.2编写时做到“该说到的要说到，说到的一定要做到。”不要将不切合实际的要求写入，一定要注意文件的可操作性。4.7.3对已有管理制度中实用的方法可直接引用。引用时应写明引用文件名

8、、编号及引用条款。5相关文件5.1《文件控制程序》6质量记录无7附件无