商务电子邮件撰写礼仪.doc

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1、商务电子邮件写作礼仪以下是写商务电子邮件的礼仪介绍，希望能对你有所帮助！在商务交往中，使用电子邮件进行交流时，应该遵守一定的礼仪标准，主要包括以下四个方面。首先，在商务联系中，电子邮件也是一种商务文本，应该仔细书写。发送给他人的电子邮件必须仔细构思和仔细书写。写邮件时，要特别注意以下三点。1.邮件的主题应该清楚。大多数电子邮件只有一个主题，通常需要提前记录。如果总结得当，收件人可以一目了然地看到整封邮件。2.邮件的语言应该是流利的。为了便于阅读，电子邮件必须语言流利。尽量不要写不寻常的字符或变体字符。当引用数据和材料时，

2、最好指明接收者要检查的来源。3.邮件的内容应该简明扼要。在线时间极其宝贵，所以电子邮件的内容应该简明扼要，越短越好。其次，电子邮件应该避免滥用和发送无意义的邮件。在现代信息社会，任何人的时间都是极其宝贵的。这对商人来说更为重要。这就是为什么有些人说，“要在商业上尊重一个人，你必须首先理解如何为他节省时间。”有鉴于此，如果没有必要，不要给别人发邮件。特别是，不要用它和别人聊天，或者只是检查你的电子邮件是否能成功发送。然而，一般来说，仍然有必要立即回复别人的重要邮件。第三，电子邮件应该注意编码。编码问题是由于汉字的特点和其他

3、一些原因造成的。中国大陆、台湾省、香港和澳门以及世界其他国家的中文目前使用不同的中文编码系统。因此，当一个商人使用中国大陆的编码系统向除了中国大陆以外的所有国家和地区的中国人发送电子邮件时，由于双方采用不同的中文编码系统，为了方便起见，他很可能只会收到由随机字符组成的天书。因此，当商务人士使用中文向中国大陆以外的其他国家和地区的中国人发送电子邮件时，他们还必须用英文注明自己的中文编码系统，以确保对方能够收到自己的电子邮件。第四，电子邮件应该仔细选择花哨的功能。目前市场上可买到的高级电子邮件软件可用于各种字体，甚至各种信纸

4、供用户选择。这当然可以增强电子邮件的个人特征，但商务人士必须谨慎使用这些功能。这主要是因为，一方面，过多的电子邮件修饰不可避免地会增加其容量和收发时间，浪费时间和金钱，并且经常给人浮华的印象。另一方面，电子邮件收件人拥有的软件可能无法支持上述功能。这样，他收到的电子邮件很可能会大大偏离发件人的初衷，从而使之前所有的努力都徒劳无功。商务邮件修辞修辞是写商务电子邮件最困难的部分。如果你使用通常的语调，很容易被认为是粗鲁的。这是因为眼见为实，你读的东西通常比你听到的更容易被放大和测试。因此，在写商务电子邮件之前，你可能会想到此

5、时面对对方，而不是键盘和屏幕，这样会使语气变得更温暖。但是记住，写作比说话稍微正式一点。想象一下别人读了你的信后会怎么想，也就是说，在别人的想法中思考。认识彼此和你一样忙，只要集中注意力。要更加体贴，想办法让你的邮件看起来简洁明了，友好但不失礼。消息主题:如果与对方讨论的话题一次不同，建议分别发送不同的电子邮件，也就是说，每封信最好只有一个话题，这样对方可以更好地回复简单的话题。邮件结构:第一段和最后一段是重点。电子邮件的写作应该有一个自上而下的重点，也就是说，重点应该放在第一段。如果这封信很长，最好在末尾重新强调第一段

6、的重点。要求:主动说出你期望对方做什么。当你希望收件人采取行动时，如果邮件内容很长，在信的开头陈述你的要求。如果内容非常短，并且不超过屏幕可以阅读的范围，那么在信件内容的末尾直接提出请求就足够了。日期:邮件的日期和时间应该清楚。电子邮件中提到的日期和时间必须具体。你说下个月还是下周三？因此，最好将其更改为“下周三(如3月7日)”和“下个月(如8月)”，时间也应该是明确的，上午还是下午？它是基于一个人的时区还是另一个人的时区？为了避免因双方认知不同而引起的误解。回复邮件:如果你回复了对方的信，用对方回复的主题让对方知道这是

7、你的回复。另外，如果你想把你的回复集中在主题上，你可以在邮件正文中写下“回复主题:XXXXXX”，让对方知道你在回复哪封信。风格:检查你的电子邮件时，试着读出声音。会话式写作风格简单但不失礼貌，自然流畅。语感:1.使用积极的语气。让接收者知道谁应该做这件事。例如:你认为这件事怎么样？B.谁能给我建议？你能看见吗？a比b更活跃和清晰。动词比名词更有力。让我们读下面两句话:让我们制定一个计划！D.让我们计划这件事。在D句中，“计划”一词用于动词的表达，比名词中使用的C句更有力。最后但同样重要的是，当你使用工作场所电子邮件与外

8、界交流时，你应该仔细观察商业电子邮件的局限性，不要写或传输与工作场所无关的内容，因为在某些你不知道的情况下，电子邮件会存储在企业的公共硬盘或备份文件中。这些是写商务邮件的礼仪内容。谢谢你的阅读。