档案号码编制规则.doc

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1、仅供个人参考Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuseDA/T13—94 　　档号编制规则 　　1主题内容与适用范围 　　本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 　　本标准适用于档案馆（室）编制档号。 　　2术语 　　2.1档号 　　档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 　　2.2全宗号 　　档案馆（室）给定每个全宗的代码。 　　2.3案卷目录号 　　全宗内案卷所属目录的

2、代码。 　　2.4类别号 　　馆（室）藏档案类别的代码。 　　2.5项目号 　　产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 　　2.6案卷号 　　案卷排列的顺序号。 　　2.7件号 　　案卷内文件的顺序号。 　　2.8页（张）号 　　案卷内文件每页（张）的顺序号。 　　2.9代码 　　一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 　　3档号编制原则 　　3.1唯一性原则 　　档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 　　3.2合理性原则 　　档号结

3、构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 　　3.3稳定性原则 　　档号一经确定，一般不应随意改变。 　　3.4扩充性原则 　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 　　3.5简单性原则 　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 　　4档号的结构 　　档号结构分为三种： 　　4.1第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。 　　即：××××—×××—×××—××× 　　全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号 不得用于商业用途仅供个人参考　　4.2第二

4、种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。 　　即：××××-×××……n-×××-××× 　　全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号 　　4.3第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。 　　即：×××……n-×××……n-×××-××× 　　类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号 　　4.4档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。 　　4.5件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 　　5档号的编制方法 　　5.1全宗号的编制方

5、法 　　全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 　　全宗号的格式是：×××× 　　全宗属类代码全宗顺序号 　　5.1.1全宗属类代码的编制方法 　　在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 　　全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 　　例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。 　　例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。 　　例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 　　例

6、四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。 　　例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。 　　例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。 　　5.1.2全宗顺序号的编制方法 　　全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。 　　在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 　　5.2案卷目录号的编制方法 　　案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。 　　5.2.1案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体

7、形态设置案卷目录号。 　　5.2.2每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 　　5.2.3在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 　　5.3类别号的编制方法 　　5.3.1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。 　　5.3.2不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。 　　5.3.3在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不

8、应有重复的类别号，①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。 ②本公司二级类别号按地域分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如：万州——WZ、忠县——ZX、贵州——GZ。 　　5.4项目号