Excel3.5.2对数据进行排序.doc

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1、3.5.2对数据进行排序数据排序的功能是按一定的规则对数据进行整理和排列，有助于快速直观的组织并查找所需数据。Excel2010提供了多种对数据列表进行排序的方法，既可以对一列或多列中的数据文本、数值、日期和时间按升序或降序的方式进行排序，又可以按自定义序列、格式（包括单元格颜色、字体颜色等）的方式进行排序。图3-1“数据”选项卡中的“排序和筛选”组需要注意的是，对列进行排序时，隐藏的列将不参与排序，因此在排序前应先取消隐藏的列。1．简单排序最简单的排序操作是使用“数据”选项卡中“排序和筛选”组中的排序按钮，如图3-1所示，

2、其中为升序排序按钮，为降序排序按钮。l单击升序按钮，当前数据区域按升序进行排序。l单击降序按钮，当前数据区域按降序进行排序。图3-2学生成绩单数据表【例3.1】要对图3-2所示的“学生成绩单数据表”中的“总成绩”列数据进行从大到小排序。操作步骤如下：（1）选择要排序的“总成绩”列中的某个单元格，Excel自动将其周围连续的区域定义为参与排序的区域，且指定首行为标题行。（2）单击“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中，按即可。注意：排序依据的数据列中的数据的格式不同，排序方式不同，其中：l数字：按其值的大小从小到大顺序升序，从大

3、到小降序。l文本：按字母顺序从A~Z升序，从Z~A降序。l日期和时间：按从早到晚的顺序升序，从晚到早的顺序降序。2．复杂多条件排序指对1个以上关键字（多个字段）进行升序或降序排列。当遇到排序字段的数据出现相同值时，要求排列顺序由其它条件决定。这种情况下，直接使用升序和降序按钮就不能满足要求。这时，可以使用“数据”选项卡中的“排序”按钮进行操作。【例3.2】将图3-2数据列表中的“学生成绩单”按“总成绩”递减排序，当“总成绩”相等时按“英语”递减排序。操作步骤如下：（1）单击要排序的数据列表中的任一单元格，或选中要排序的整个数

4、据区域。本例中，可单击A2：G10中的任一单元格，也可以选择整个A2：G10区域。（2）在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中，单击“排序”按钮，打开如图3-3所示的“排序”对话框。（3）设置排序的第一依据：l在“主要关键字”下拉列表中选择列标题名，作为要排序的第一关键字。本例中选择“总成绩”。l在“排序依据”下拉列表中，选择是依据指定列中的数值还是格式进行排序。本例中选择“数值”。l在“次序”列表中，选择要排序的顺序。本例中选择“降序”。图3-3在“排序”对话框中设定排序的条件（4）添加排序的第二依据：单击“添加条件”按钮，

5、条件列表中新增一行，依次指定排序的第二关键字、排序依据和次序。本例中，依次选择“英语”、“数值”、“降序“。（5）如需要对排序条件进行进一步设置，可单击对话框右上方的“选项”按钮，打开如图3-4所示“排序选项”对话框，在该对话框中进行相应的设置。l区分大小写：对西文文本数据排序时可以选择使用。图3-4“排序选项”对话框l方向：默认情况下均是按列排序的，还可以改为按行进行排序。l方法：对中文文本数据排序时可以选择按字母排序，也可以选择按笔画排序。设置完毕单击“确定”按钮。本例中不对排序选项作任何更改。（6）如果有必要，还可以增

6、加更多的排序条件。最后单击“确定”按钮，完成排序设置。3．自定义排序还可以按照用户自定义列表的顺序进行排序，不过，不能基于格式（单元格颜色、字体颜色等）而只能基于数据（文本、数值以及日期或时间）创建自定义列表。【例】要把图3-1中“学生成绩表”中的“专业”按照“软件技术、网络技术、信息管理、应用技术”这个自定义顺序排列，而不是字母或笔画顺序。要完成这样的排序，需要先建立一个用户自定义序列“软件技术、网络技术、信息管理、应用技术”，操作步骤见3.1节。图3-5应用自定义序列进行排序把自定义序列“软件技术、网络技术、信息管理、应

7、用技术”添加到系统中后，就可以使用自定义排序对学生成绩单进行排序了，具体操作步骤如下：（1）单击图3-1数据列表中A2：G10中的任一单元格，或选择整个A2：G10区域。（2）在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中，单击“排序”按钮，打开“排序”对话框。（3）在排序条件的“次序”列表中，单击右边下拉箭头，在弹出的菜单中选择“自定义序列”按钮，打开“自定义序列”对话框，如图3-5所示。（4）从“自定义序列”对话框中，选择需要的自定义序列后，单击“确定”按钮。