行政 管 理 程 序.doc

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1、会议管理程序文件类别:.文件编号:.撰写单位:.版本:第1版生效日期：机密等级:□绝密□机密□秘密合计页数:共页核准审核制定会议管理程序1目的本办法明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关容，确保会议召开的质量和效率。2适用围本办法适用于公司各单位召开的各项会议的组织与管理。3名词解释3.1会议：会议是指三个或三个以上的人员（其中一个为主持人）集合于一定的场所，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通，并努力去达成某些共通的结论的管理工具。3.2会议议题：是会议要解决的问题。3.3会议议程：是会议的议事时间顺序，会前要对议题进行排序。4职责4.1

2、XXXXXX公司人力行政部协助领导确定公司会议的种类、组织会议、主持会议、参加会议以及会务管理相关制度的制定、发布和推广。4.2会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成工作。5作业程序5.1会议的种类5.1.1公司举行的会议依周期分为以下二类：A定期会议：也称例会，指公司各级单位按照规定定期召开的会议。如：年度工作会议。B不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议,如：主管会等。5.1.2公司举行的会议依性质分为以下三类：A说明式会议：向与会者宣布或说明某些消息与资讯，并答复疑问的会议。B讨论式会议：与会者

3、相互交换彼此的知识、经验、看法的会议。a指导性会议：会议前已有结论，让与会者提出讨论，由主持者引导做出与会议负责人同样或更好的结论。b研讨性会议：就同一问题，征询实用的意见，使每一位与会者都可把会中的意见或资讯，运用在工作中。c决策性会议：由特定的管理人员组成，针对同一特定的问题，提出解决的办法，形成共同认知的结论。会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上做出相应决议。C整合式会议：让与会者针对组织的目标与企业、外的环境提出意见，然后把这些意见加以比较整合，减少彼此在认识上的差异。5.1.3会议人员应根据不同类型的会议，来进行会议组织。5.2.会议的提出5.2

4、.1各项定期会议由副总经理根据公司组织和总体经营发展的需要规定提出，各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告容等做充分准备参会。如因特殊情况需对规定事项进行修改，另行说明。5.2.2与上级沟通的不定期会议召开，由会议主办单位根据工作需要和会议容，向上一级单位提出，提报《会议申请单》。经上级单位审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议主办单位负责，同时参照本程序执行。5.2.3与平级沟通的不定期会议召开，由会议发起单位提出并参照本程序执行。5.2.4各专业系统的纵向沟通的不定期会议召开，由相关部门提出并参照本程序执行。5.3会议组织单位5.3.1定期会议

5、的组织单位年度营销工作会议由华北地区人力行政部协助组织。5.3.2不定期会议的组织由华北地区副总经理负责组织。5.3.3会议主办单位应根据不同的会议类型组织会议。并参照本程序执行。5.4会前准备5.4.1明确是否要召开会议在自己职权围或是利用、公文书信、个别与上级约谈就可解决的问题，就不需要再召开会议；但必须得到更广泛的协助事项，则会前也应对会议召开的必要性进行评估并考虑事前与上司或相关领导商量取得协调后再决定是否有必要召开会议。5.4.2设定会议目标会议目标是会议应达成的结果。会议依其类型的不同，会议目标的确定应切合实际、具体可以衡量、并能够达成。会议目标以书

6、面列明，有助于目标涵清晰、不容易被遗忘。5.4.3合理安排会议议题A会议议题是会议集中议论或议决事项的摘要或题目，由会议发起单位确定。B秘书人员负责收集与议题有关的资料和文件，提供可参考意见或建议，并负责对议题进行分类、排序。C议题是应在会议的职权围，会议有权作出决定和能够解决的问题。D要清楚明了表述议题，避免含糊或产生歧义；提交与会议议题有关的材料应准备充分，供会议讨论和决策时参考。E安排的议题经主办人员确认后提前印发与会相关人员，每一个议题应预估所需的处理时间并明白的标示出来，使与会人员有充分的心理准备和资料准备。F会议议题在安排时应按议题的轻重缓急安排顺序

7、，紧要的事项应排在议程的前端处理；同一性质的议题集中排列在一起，其相互连续性便于集中讨论；适当准备备用议题，视会议的进展情况在必要和方便的时候予以讨论将性较强的议题安排在最后，以便无关人员届时退席。5.4.4拟订会议议程会议议程由会议主持人确定，秘书人员负责根据议程拟出具体的日程、时间顺序，可随会议通知事先派发与会人员。会议议程格式见《会议议程》。5.4.5确定会议时间、地点、与会人员A定期会议的时间、地点、与会人员见附件:年度工作会议计划表。B不定期会议的时间、地点、与会人员依以下规定安排：a选择与会者助理人员负责提名与会者，报请会议负责人确定。与会者的选择应

8、考虑周到全面，从有利于工