前台工作细则.doc

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1、前台-岗位职责前台工作细则（试运行）遵守国家法律、法规。遵守公司制定的各项规章制度，并对公司及与工作有关的各类信息严格保密。隶属于行政人事部，接受行政人事经理的管理，并对其负责。一、每日巡查负责每日上班及下班后对前台及接待区域进行巡查。Ø标准前台及接待区域的安全、有序、整洁、美化。Ø上班每天上班后时，开启灯光、电话总机、饮水机、门禁系统、空调等电源。巡查前台、接待区域（包括二楼接待室、三楼接待室）的环境、办公用品、饮用水及配套设施，发现异常立即通知行政助理或保洁人员。检查前台区域的传真机、打印机状态，发现异常立即通知行政助理或IT。通过巡查，了解各部门已到岗人员。Ø下班下班后应

2、检查电话系统是否已经进入自动语音应答系统。巡查并关闭前台、接待区域及员工休息室的相关电源、门窗并对前台使用的橱柜上锁，并提醒加班的人员关闭正在使用的电源及门窗。对于正在使用的接待区域及员工休息室，视情况可提醒使用人或通知保安关闭相关电源及门窗。若下班时保安仍未到岗的，不可擅自离岗，先电话通知保安，无法联系到或有其他原因，应立即通知行政助理或行政人事经理。二、电话接待负责总机电话的接听及转接。Ø标准总机电话应答及时、有序，并保障公司及员工信息安全。Ø规范接听铃响：电话机三声之内接起。应答：接起电话，停顿半拍后：“您好！瑞威资本！”8前台-岗位职责转接：清楚公司进出人员状况，对于来

3、电所找人员确在公司的，“请稍等”后方可进行转接，转接后会在总机面板上显示，转接成功后，接听：接听时间不宜过长，对于30秒内仍未完成转接或结束应答的，在“请稍等”后将电话转接入前台配备的内部电话，以保证总机的畅通。误转：如发现转接错误切未被接听的，必须立即将电话接回并礼貌告知将重新为其转接。占线：转接后发现电话占线的，应将电话接回前台并告知，进入留言。在被致电人员挂断电话后第一时间通知。无应答：电话转接后，当电话面板一直闪烁时，表示无人应答。在超过6次闪烁后仍无人应答的，通过按下闪烁键或因铃响时间过长电话自动转回前台时，告知对方所要寻找人员不在座位或已经离开，进入留言。离开：对于

4、前台已经知晓被接听人员外出或当日未进公司的，直接进入留言。留言：电话转接无法完成时（占线、无应答或离开的情况下），可让对方留下联络方式或留言，根据需求或通过语气及留言内容判断，视事情的重要性分为：第一时间通知及留言条通知。Ø注意事项用语：应答必须做到吐字清晰、声调柔和且控制音量、语速。保密：对于来电索要公司负责人或相关人员手机及其他重要信息的，未经公司或其本人许可不得擅自提供，可请对方留下联络方式及留言，由通知被致电人进行处理。若其以事情紧急为由强行索要的，可告知其为公司规定，由我们将在第一时间代为通知被致电人，由被致电人主动联系他。并在挂断电话后第一时间通知被致电人。挂断：无

5、论何种情况下，在通话未完的情况下除因信号障碍原因或对方在呼叫三声后仍无应答时，其他情况不得擅自挂断客户的来电。挂断电话需小心轻放，不可发出不礼貌的噪音。一、访客接待负责访客接待，并对接待区域的使用统一管理。Ø标准接待有序，并保障前台及接待区域整洁及美化。Ø规范接待开门：听到访客按门铃，需第一时间按下开门键。8前台-岗位职责若访客第二次按下门铃，则应当按键开启的同时起身至大门并开启大门或查看情况。接待：除访客为快递专员外，其他访客来到前台后，必需起身微笑进行接待。访客若只是转递文件，则由前台代收并统一根据【六信函、文件及包裹收发管理】处理。临时来访或等候的，应由前台安排在前台沙发

6、区域等候，并询问是否需要茶水（茶水包括：白水、红茶、绿茶或咖啡，如需其他特别安排的，通知所找人员，并配合准备）。若需寻找公司人员的，或参加活动，则需询问来访公司、姓名、来访预约时间及来访所找人员姓名后，安排进入相应的接待区域并将信息反馈至相关人员负责接待。接待安排在二楼会议室，应由前台负责带入，根据访客需求准备茶水（如访客有吸烟要求的，提供烟灰缸）。接待安排在三楼会议室，应通知董事会秘书带领访客进入，并提醒其根据访客需求准备茶水。Ø接待完毕应督促保洁人员保持各接待室的整洁，若遇保洁人员中午午休时间，则由前台负责简单恢复。Ø注意事项环境：保持前台及接待区域的整洁，每天上班检查日常

7、接待物品（纸、笔、纸巾等）摆放至常用接待会议室做好随时接待客户的准备。登记：对接待区域负责管理，预备好每日《会议室使用情况登记表》，随时登记。对于接待室的使用，实行提前预定，提前一天或当天提早预订的，根据会议重要级别，分为董事会、投资人来访、部门会议、个人接待等，根据情况统一调配。一、传真收发负责公司传真的接收分发及发送。Ø标准传真收发有序、及时且安全。Ø接收8前台-岗位职责公司传真机在接收到传真后，根据传真内容，有注明收件人的，应当在第一时间通知收件人领取。若未注明收件人的，应当放置在操作