安全文件档案管理制度.doc

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1、XX有限公司编号XX-SP-07标题安全文件档案管理制度版本01页数4批准审核作成日期2012-11-01修改记录序号版本修改内容摘要批准生效日期第1页，共4页XX有限公司标题安全文件档案管理制度编号XX-SP-071.0目的为规范公司管理制度的编写、会签、审批、发放、修改，以及记录性资料的保管工作，保障文件的严谨性和记录的有效性，制订本制度。2.0适用范围本制度适用于三洋光部品（惠州）有限公司3.0定义3.1安全文件：经批准且有文件编号的各类管理制度。3.2安全档案：管理制度文本、制度附表及相关安全生产工作记录。3.3安全制度：由公司制

2、订并发布的规范性安全文件。3.4安全规定：由部门制订并发布的规范性安全文件3.5安全操作规程：由公司组织制订并发布的针对设备及作业规范的安全文件。4.0职责4.1总经理负责批准发布公司制订的安全管理制度4.2安委会负责组织审批公司制订的安全管理制度4.3总务课负责公司制度编写、分发、原件保管、公司档案管理4.4各部门负责公司安全文件宣导执行、制订部门规定及部门档案管理5.0程序5.1文件编写5.1.1安全文件必须具有文件名称、编号、页数、版本、审批、生效日期等标识，并按统一的格式进行编写。5.1.2文件编号规则5.1.2.1安全文件编号规

3、则5.1.2.2记录表格编号规则第4页，共4页XX有限公司标题安全文件档案管理制度编号XX-SP-075.2文件会签5.2.1安全制度实行会签制度，文件编写完成后，由总务课负责组织安委会成员及相关职能部门担当人员会签。5.2.2总务课根据会签结果，再次修订完善文件稿，经部门同意后呈交总经理审批。5.2.3安全规定、操作规程可参照执行。5.3文件审批5.3.1安全制度由总经理批准后生效5.3.2安全规定由本部门长批准后生效。5.3.3安全操作规程由总务负责人批准后生效。5.4文件发放5.4.1经批准生效后的安全文件由文件管理部门编制一览表后

4、分发至各相关部门。5.4.2文件分发时，文件管理部门应制作文件发放记录表，由各收到部门签收。5.4.3领取文件的部门不得将文件提供给外单位（人员），且不得私自涂改。5.4.4如原领取文件破损或丢失，应及时向文件管理部门说明原因，并申请重新领取。5.4.5各部门收到文件后，应及时组织学习，传达文件内容和管理要求。5.4.6文件换版时，领取文件的部门应交回旧版文件，防止误用。5.5文件变更5.5.1有下列情况之一的，文件编制、使用部门可向管理部门提出修改：5.5.1.1相关法律、法规、安全标准变更5.5.1.2政府、客户、总公司或公司安全管理

5、有新的要求5.5.1.3文件在执行过程中出现问题5.5.2文件修改遵照上述文件编写、会签等程序进行。5.5.3收回的旧版本文件由文件管理部门统一销毁。5.6记录表格5.6.1文件管理部门须将文件附表汇总成记录表格一览表进行管理。5.6.2安全工作应依据文件要求及附表格式进行记录，不得私自进行修改。5.6.3表格记录内容应真实有效，不得事后私自涂改。5.6.4表格记录应在规定的时间内规范填写，并按规定的权限进行审批后存档或交至管理部门存档。5.7归档管理第4页，共4页XX有限公司标题安全文件档案管理制度编号XX-SP-075.7.1归档范围

6、：政府发放文件、公司规章制度、制度执行、安全资格证明、职业健康、安全培训、安全投入、隐患整改、工作总结计划、事故调查处理、会议记录、通知通报、相关方、设备设施检测检修、危险源管理、危险作业审批等安全生产相关的记录资料。5.7.2各部门负责各自职责范围内的档案管理。5.7.3档案应分类管理，有专用文件夹存档，每份档案均应有档案目录。5.7.4文件资料应及时归档，并在目录上做好存档记录。5.7.5档案保存时限参照记录表格保存要求进行，禁止销毁规定保管期内的档案。5.7.6档案管理列入安全检查范围，安委会将不定期进行检查，以确保档案管理规范。6

7、.0附表6.1《安全文件会签表》（F-SP-07-01/01）6.2《安全文件一览表》（F-SP-07-02/01）6.3《安全记录表格一览表》（F-SP-07-03/01）6.4《安全文件发放记录表》（F-SP-07-04/01）6.5《安全档案目录》（F-SP-07-05/01）第4页，共4页XX有限公司