公司档案管理规定.doc

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1、**有限公司档案管理制度（试行）第一章总 则第一条为加强对公司及公司领办各合作社的档案管理，提高企业档案利用效率，为公司发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本制度。第二章档案管理第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，公司行财部负责全公司档案的管理，并对各部门及基地的当年在用待归档档案资料的日常管理工作进行监督、检查和指导。第三条 行财部履行下列档案管理职责：1、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保

2、管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、销毁等工作；3、监督、指导本企业各部门的档案管理工作。第四条 各部门确定专人负责本部门归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间及时交行财部集中管理。13第五条 档案工作人员应当忠于职守，保守机密，遵纪守法。　　第三章档案的归档第六条档案资料范围：1、公司行政法律文档资料：1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2）公司各类会议形成的文件材料；3）各种行政组织方面的文件材料；4）各种合同、

3、制度、资质证件。2、公司财务文档资料1）财务、会计管理方面的政策、法规、文件资料；2）财务管理制度；3）财务各类凭证、账册、报表。3、人力资源管理文档资料1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件；2）员工人事管理资料、证件；3）员工个人绩效管理资料；4）员工社保管理资料；5）员工培训资料；6）人力资源管理制度。4、生产经营管理方面的文档资料1）基地生产、物资消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产管理技术方面的文件资料；3）仪器、设备方面的文件材料；4）维修、维护方面的文件材料；5）物资采购、价格等信息管理资

4、料；6）物资流动凭证与帐册、台帐；7）物资管理制度/生产经营管理制度。5、科研、技术、专利管理文档资料1）科研技术信息、资料；2）产品研制信息资料；3）专利申请、评估资料；4）技术管理制度。6、市场信息、情报方面的文档资料1）市场资讯信息资料；2）竞争对手的信息资料；3）市场调查信息资料；134）市场推广策划方面文案资料；5）设计类素材、参考书籍资料；6）广告资料；7）其他具有利用和保存价值的信息资料。7、销售管理文档资料1）营销前期资料；2）销售合同；3）售后服务记录。4)客户档案资料第七条机要档案资料1、机要档案资料

5、按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、划分标准：1）绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。2）机密档案资料包括：财务资料；重大合同；公司经营情况；薪资性档案资料、劳动合同；技术资料；重要项目资料；项目合同协议；3）秘密档案资料包括：公司重要会议纪要；重要项目信息；公司收集整理的素材；人事档案资料；13公司登记信息第八条归档的时间:1、管理性文件材料一般应在办理完毕后5日内归档至行财部。2、科研课题

6、、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后15日内归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试完成后5日内归档。4、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束回公司后7日内归档。5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，并进行妥善保管。6、电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后5日内归档。第九条 下列文件材料应随时归档：1、变更、修改、补充的文件材料。2、

7、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。3、企业产权变动过程中形成的文件材料。4、土地流转、粮食交售、农资物资及资产采购/销售等的各种合同、协议等5、其他临时活动中形成的文件材料。第四章档案资料整理装订编号第十条档案资料编号分类原则131、文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；2、文档分类编码（英文字母）：行政、人事、财务、资产设备、技术、采购、销售、土地租用等；3、文档期间编码（数字）：年份；4、文档顺序：月份；5、以下由部门自行依据档案资料内容编码；6、档案资

8、料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。第十一条文档装订1、线订为原则，右上角标明档案资料编码；2、如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。3、文档资料封面有目录表；4、文档资料应做好电子目录及重要备份；5、应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；6