查阅档案流程.doc

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1、十五、档案馆1、查阅档案流程查阅者出示有效证件档案人员询问查阅目的查阅本校各类档案。校友补办毕业、结业学历证明，毕业分配去向证明需填写《档案调阅登记单》委托做中、英文成绩单，翻译证书，需填写档案调阅登记单，档案人员复印利用人的学历证书、毕业证书，并预约取件日期档案人员检索档案入库调出档案查阅者查阅档案人员填写《历届毕业、结业、退学学生补办毕业学历证明情况表》或复印学生卡片档案人员填写学生成绩表，如有个人表则复印查阅者摘录有关材料或交复印室复印盖档案证明章后交查阅人交计算机室输入打印校对盖档案证明章交查阅人查阅者填写利用效果填写调档登记表并签名调档人将档案归入库房2、档案接收指导

2、工作流程每年年初档案馆布置上年度文件材料的归档工作和做好本年度文件材料的预立卷工作部门按立卷方法分类组卷，并做好本年度的预立卷工作档案馆有关业务室对部门案卷进行详细检查，并指导立卷工作不合格案卷按要求重新整理合格案卷在档案馆提供的管理系统内录入卷内目录，并连同案卷移交档案馆有关业务室接收核对案卷，在移交清单上签收对案卷进行编目档案信息录入库房案卷目录和卷内目录返回部门年终召开兼职档案员会议，总结各部门立卷归档情况。并视情况通报各部门档案立卷情况3、档案归档范围（一）归档工作的原则（1）归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（2）归档的文件材料

3、必须反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。（3）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。（4）归档材料还应包括职能活动中产生的除纸质文件以外的其它载体的文件材料。（二）归档的主要内容（1）归档的主要内容包括文书、教学、科研、基建、设计、产品与科技开发、设备仪器、出版、外事、财会十一个系统的内容，具体范围见有关档案管理办法。（2）归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。（3）电子档案归档

4、见河海大学电子档案管理办法。（三）不归档的文件材料（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；（2）上级机关发来供工作参考的抄件；（3）上级机关征求意见未定稿的文件；（4）重份文件；（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；（8）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；（9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、

5、介绍信等；（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；（11）为参考目的从各方面收集的文件材料；（12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；（13）未生效的合同、协议、单据。（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。）勤劳的蜜蜂有糖吃