制作ppt汇报文件的主要技巧

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1、制作PPT汇报文件的主要技巧2005•6月北京0PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色文字沟通语言沟通多媒体沟通1制作PPT汇报文件的一般步骤梳理结构，建立论证（先展示什么，后展示什么？）绘制PPT（如何展示最生动？最吸引人？）明确中心思想（要展示什么？要达到什么样的目的？）2第一步：明确中心思想3传达的中心思想应符合一定标准具体的，而不是笼统的统领的，而不是局部的具有冲击力的，而不是平淡的以事实和科学分析为基础的，而不是“拍脑袋”的4第二步：梳理结构，建立论证画“豆腐块”是构思PPT的好工具5组织PPT汇报内容的结构并列式串行式适用条件：汇报的工

2、作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述适用条件：只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）6选择合适的切入点......从解决方案入手...……...从成功案例/同行业其他成功经验入手...从理论入手从问题入手7第三步：绘制PPTLOGO本页标题内容素材（如图表、文本、标注）说明：项目组分析其他说明8PPT的一般绘制方法I.确定模板II.拟好标题III.选择并绘制素材IV.修改润色确定汇报文件的风格背景LOGO页码……根据

3、切割的“豆腐块”，撰写每页PPT的题目正文目录页……选择合适的素材，进行绘制和构图图表文本动画……对PPT中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果9母版和模板的使用技巧I.通常，在每页PPT的母版中放入公司的名称和LOGO形成的模板会比较吸引人。对于使用PPT的新手或者还不熟练的人来说，可以使用PPT软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。10如何创建自己设计的模板…（1）选择已有的PPT文件（2）在“文件”菜单中选择“另存为”（3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为演示文档设计模板11你将

4、得到…下一次，在制作一份PPT汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如test模板），方法如下：在“文件”菜单中选择“新建”在弹出的对话框中选择模板的名称12如何修改母版（1/3）（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”幻灯片母版视图13如何修改母版（2/3）（2）修改母版的背景配色方案在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项选择“全部应用”，则改变所有PPT的配色；选择“应用”，则改变当前PPT的配色在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案，可选标准式或自定义式或者在当前PPT上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜

5、单中选择“幻灯片配色方案”选项14如何修改母版（3/3）（3）修改母版的前景样式增加/删除图片（如公司LOGO）、日期、页码等修改模板中文本框的字体、字号等15你将得到…当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通PPT页面状态，方法如下：在“视图”菜单中选择“普通”选项16拟写标题的主要技巧II.目录页常用标题：目录主要议题汇报内容正文标题的要求：阐述当页PPT的中心论点（简明、具体）起承转合，连缀成文示例17绘制PPT的主要技巧III.绘制PPT的主要素材Thetitleslideoftendiffersslightlyfr

6、omtheotherslidesinapresentationintermsoffontsize,locationofthetitleslideelements,andsoon.图表文字组合123&×^^&××（45*9^&（×^#￥％（&（×18图表的作用迅速传达信息直接专注重点更明确地显示其相互关系使信息的表达鲜明生动19成功的图表都具备以下几项关键要素每张图表都传达一个明确的信息销售额正稳步上升2000年销售额百万美元图表与标题相辅相成清晰易读格式简单明了并且前后连贯1月2月3月4月5月6月7月8月少而精201991年预测法19941.01.2

7、1.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910亿美元19921993实际情况示例：预测流程需要改进21如何设计成功的图表数据类图表概念类图表22陈述信息·文字内容·文字内容·文字内容内容·文字内容饼形图条形图柱形图线形图散点图表格销售额东部中部西部总计(-$000)$1.25.712.3$19.2数据类图表数值?数据类图表类型23制作以数据为基础的图表分三个步骤数据确定要表达的信息确定比较类型选择图表类型241、分析图表并确定要表达的信息数据信息比较图表类型1993年

8、-1998年销售额1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年