关于提高档案库房管理效率探析

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1、关于提高档案库房管理效率探析　　摘要：本文详细分析了广东院档案库房管理现状以及管理效率问题，提出了切实可行的提高管理效率的措施,以期对促进档案库房管理规范化起到借鉴作用。摘要：库房管理对策实施效果检验中图分类号：G271文献标识码：A1前言自1958年中国能源建设集团广东省电力设计研究院（以下简称广东院）建院以来，完成了大量的电力工程建设任务，积累了丰富的电力工程建设的资料。广东院现有档案库房配置了电动密集架，并采用先进的档案管理方法对资料进行妥善管理和保管。随着广东院规模的不断扩大、业务不断增多、流程不断规范，库存档案量逐年剧增，

2、对传统的档案管理方式提出了严峻的考验。为解决此问题，广东院专门成立研究小组，就如何提高档案库房管理效率展开了调查研究，目的是为进一步提高档案管理效率，提升档案管理部门的管理水平，为全院员工提供快捷方便的服务。2现状调查2.1现状调查8通过对日常工作的分析，导致库房管理效率低下的问题主要有以下三个：一是档案验收上架、借阅归还等工作主要依赖手工操作，智能化程度不高：二是库房馆藏量多、面积大，管理难度增大；三是同一工程档案集中放置，档案预留空间多，定期调架工作量大。针对上述问题，通过与档案库房密集架厂家沟通，对库房管理系统智能管理功能及档

3、案位置定位工作进行了测试和模拟，得到结论如下：密集架开启时间可以压缩：库房管理系统配备有PDA即掌上电脑，PDA通过网络与密集架系统连接，向PDA发出某一列的开架或关架指令可以实现密集架的自动打开和关闭操作，从发出指令到密集架开启时间平均为1.5分钟。但要在此基础上实现档案智能管理，还要开展档案卷册位置信息、密集架位置信息标识、存储等工作。档案卷册定位时间可以压缩：目前档案保管利用人员在进行档案借阅和上架时，要对档案卷册定位，基本是靠人工记忆，耗时长且易出错。我们预想通过智能档案借阅归还，将档案位置信息进行存储以后，档案保管利用人员

4、通过系统存储的位置信息可以快速准确找到档案卷册，那么这个时间可以大大缩短。通过以上现状调查中的定量和定性分析，将档案借阅时间由6.5分钟/本降低为3分钟/本，效率提高53.85%，档案归还时间由7分钟/本降低为3.5分钟/本，效率提高50%，每年至少要进行两次共计50人.日的调架时间可节省，广东院档案库房管理总体效率提高60%以上！82.2存在问题广东院使用的文档管理系统对工程设计图纸实现了电子化管理，使库房管理的前端—收集整理、后端—提供利用均实现了电子化，实体文件和电子文件实现了一体化管理。因此，广东院库房智能化管理已具备了信息

5、化基础。现有档案库房配置的电动密集架，具有无需手摇完全电动、红外线探测保护、温湿度自动记录等先进功能，自动化程度很高，与该密集架柜体相配套的还有库房管理控制系统，实现档案库房智能化具备了硬件条件。但也存在以下三方面的问题：1）在档案库房文档管理系统和库房管理系统没有接口还没有接口；2）档案位置信息、密集架位置信息没有进行标识和录入；　　3）没有采用灵活机动的库房排架方式。3、实施对策3.1开发库房管理系统和文档管理系统的接口小组成员对库房管理系统和文档管理系统进行了分析研究，与库房管理系统和文档管理系统的软件开发商进行了沟通和接口开

6、发，解决了文档管理系统和库房管理系统之间档案卷册位置信息的共享问题。文档管理系统和库房管理系统的接口开发，实现了档案位置信息的交互和共享，并能做到信息的同步更新，为档案智能化管理打下了基础83.2开展密集架位置标识和档案位置信息录入工作3.2.1引入条形码技术对库房位置和档案卷册进行标识3.2.1.1确定库房位置和档案卷册位置标识方法广东院库房面积大、馆藏量多，为了快速准确完成对库房和档案卷册的位置定位工作，采用了较为先进的条形码技术，结合库房管理系统的PDA设备，完成数据识别和传输。具体方法是：给库房每一层（每一层密集架又区分为左

7、边和右边）密集架贴上位置条形码进行标识，每一个档案卷册也贴上带有馆藏号的条形码进行标识。档案卷册摆放好以后，用PDA先读取卷册馆藏号条码，再读取其存放位置条形码，将两者建立一一对应关系，再通过PDA（掌上电脑，通过网络连接可将条形码信息传输到库房管理系统和文档管理系统）将条形码存储信息传输至库房管理系统和文档管理系统。3.2.1.2确定条形码样式和编码规则根据档案库房和密集架整体结构，确定的库房位置条形码样式和编码规则如下：库房位置条码样式为：1xxxxxxxxx库房区号列节层左/右库房统一为1；区号2位数，从01开始；8列2位数，

8、从01开始；　　节2位数，从01开始；层2位数，从01开始。左/右：0代表左，1代表右。举例：10323010301库房03区23列01节03层左侧10224020511库房02区24列02节05层右侧3.2.2对库房密集架进行条形码