商务来往信函范文.doc

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1、商务写作(BusinessWriting)一、商务信函概述§一、正确的观念§1.商务信函是一种“推销”函§商务信函是一种常用的商业联系媒介,实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,或是物品、或是服务等。§要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识,掌握好法规和条款等,还应具备扎实的语言基础,熟悉信函的书写形式和行文要求。§2.商务信函的基本特点§商务信函书写的重点应放在“效率”上,应易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简短、朴实、自然;容清晰、准确、具体;行文正确、完整。§3.商务信函无定律§好的信函并没有固定不

2、变的写作模式,因人而异。写信时,应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。二、应用原则§1.“挨达”AIDA原则:在拟就一封商务信函时,应首先考虑的原则:§A—Attention注意§I—Interest兴趣§D—Desire意愿§A—Action行动§2.10个“C”的行文原则...§明晰Clearness具体Concreteness§简洁Conciseness诚意Conscientiousness§正确Correctness个性Character§礼貌Courtesy完整Completeness§体谅Consider

3、ateness优美Concinnity三、商务信函的构成要素§1.信头(Letterhead)§是指发信人所在公司的名称和地址,通常是预先印制好的,一般位于信纸的正上方。§容包括:、电报挂号(CableAddress)、传真(Fax)和电传(Telex)、信件编号或索引以及写信日期。§例如:§英国——date/month/year§27February,2008§美国——month/date/year§February27,2008§2.信地址(InsideAddress)§即收信人的和地址,通常是在日期下面隔两行,位于书信

4、正文的左上方。§3.称呼(Salutation)§是发信人对收信人的称号用语,自成一行,位于“信地址”左下方的一、二行处。§商务书信的称呼通常要注意下面几点:§(1)DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语,前者是英国式的称呼,后者是美国式的称呼;注意Sirs前通常加Dear;Gentlemen必须用复数;...§(2)DearMr.(Mrs.)Smith这种形式,用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。§(3)DearSir是指男性,DearMadam是指女性,DearSirorMadam是指不知道对方性别

5、。§(4)称呼后面用冒号或逗号均可,一般用冒号。§4.正文§正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。§5.结尾客套语§位于正文最后一行下面一、二行处,从信纸中间偏右的地方开始写,一般占一行,第一个字母要大写,结尾用逗号。§6.签名§是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字,通常位于结尾客套语下面两行,从中间偏右处开始写,一般占3~4行:第一行写公司名称,第二行是个人签名,要用钢笔;第三行打印自己的名字,用于辨认和复信;第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。§信封和书信的写法-

6、TheStyleofEnvelopeandLetter§1.信封的写法§(1)美国式航空信封的写法§(Stamp)§ABCManufacturingCompany(收信人地址)§150GieraCourtParlin,Livingstone§NewJersey08859,USA...§Mr.BlackSmith(收信人名字和职称)§PresidentoftheCompany§BeijingImportandExportCompany§86Baiyilu,HaidianDistrict100872§Beijing,PRC(发信

7、人地址)§(2)英国式航空信封的写法§(Stamp)§BeijingImportandExportCompany(收信人地址)§86Baiyilu,HaidianDistrict100872§Beijing,PRC§AFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)§SMITH&SON,LTD§15WOODSTREET§LONDONE.C6§ENGLAND§商务写作的十大技巧§1.了解读者§2.使用第二人称,强调读者的利益§3.确定单一的交流目标和目的§4.清晰、简洁、直白§5.使用主题行、缩格、简短的开头段落

8、和附言§6.开篇和结尾有力...§7.在长文件中应用标题、空白、图表§8.使用主动句,少用被动句§9.避免消极写作§10.应用说服的技巧来影响读者§商务写作目标§商务写作通常是为了完成以下任务:§通知§说服§指导§记录§商务信函举例1:§亲爱的思拜格女士:§我公司致力于为您提供高效的服务。

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