高职院校毕业生档案转递、查询存在问题和对策探究

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1、高职院校毕业生档案转递、查询存在问题和对策探究　　摘要：高职院校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是毕业生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，也是毕业生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据和重要凭证，有着难以替代的作用。随着人才流动政策的放宽，人才流动的数量的增加，越来越多的高职院校毕业生对人事档案的内容、功能、管理、转递等问题认识不清，致使档案管理工作出现了一些需要去认真解决的问题。关键词：高职院校；毕业生；档案管理一高职院校毕业生档案转递和查询现状1.高职院校档案管理人员对毕业生档案转递和查

2、询工作缺泛重视。首先，在高职院校管理的模式下，教师和管理人员都把学生的教学、管理、教育工作作为一项主要任务来抓，而对于学生档案管理工作却十分不重视，特别是对学生档案的最后一个环节，即毕业生档案转递和查询工作的观念就更为淡薄；其次，高职院校学生档案管理人员的重视程度不够，责任心不强，认为毕业生档案管理工作是一项辅助性工作，工作质量好坏对学生整体教学质量高低不会产生很大的影响，学生在毕业以后，只需要把他们的档案转递出去。52.高职院校学生档案管理人员素质参差不齐及岗位变动较快。在高职院校学生档案管理工作中，普遍认为学生档案管理工

3、作只是一项服务性工作，档案管理人员虽然作为学校教学服务中的重要组成部分，但是其队伍建设却一直没有得到应有的重视。大多数高职院校中都没有配备专门档案管理人员，即使有的高职院校已经配备了相关专门管理人员，但是人员没有进行相关培训，缺乏档案管理专业水平，而且岗位变动较快，特别在近几年扩招的情况下，档案管理人员的数量远远不能满足学校档案管理需求。3.高职院校对毕业生档案管理的宣传力度不大。高职院校的大部分学生都不知道自己在毕业以后，档案要进行转交，甚至认为自己转不转档案和自己工作没有多大关系，在其签约协议上的档案转交单位和地址，学生

4、也没有给予应用的关注。大多数的高职院校学生都不知道自己档案的具体用途和查询的方式，只有一部分学生明白自己在毕业以后，需要将自己的档案转出，转交到单位或者人才交流中心。54.高职院校毕业生转交和查询管理不规范。在目前高职院校的档案管理工作中，还缺乏毕业生档案管理的相关规章制度，导致各个高职院校学生档案管理体制的不一致，学生档案管理工作就成为高职院校的某个行政部门的附属品，给高职院校毕业生学生档案转交和查询带来一定的困难；其次，在高职院校毕业生档案转交过程中，还没有一个统一的标准，造成毕业生档案转交过程极为不规范，存在较大的随意

5、性。在高职院校毕业生档案转交过程中，有的是采取学校汇总寄出，有的是由学生自己带走，有的是档案管理部门没有档案邮寄权利，而给另外一个部门去邮寄，在学校档案寄出的时候，其选择途径也不尽一致，有的学校是采用机要传递，有的学校采取特快专递，有的学校是采用挂号信寄出。5.高职院校毕业生档案转交和查询方式较为落后。目前，在高校毕业生档案转交和查询的管理方式还较为落后，大多数是采用手工填写的方式，例如档案转交等级和档案转交传单都是通过手写区完成的，档案查询也是通过查询快递存根和回执单，查询耗力也费时，如果遇到毕业离校已经有二十多年的学生查

6、找档案转交存根的话就更加困难了，容易给管理人员带来较大的工作量。因此，较为陈旧的档案转交和查询方式，不仅消耗了大量的人力物力和财力，而且也导致档案资源难以得到有效利用。二解决存在问题的对策研究综上所述，目前高职院校毕业生档案管理工作已经跟不上市场经济发展的步伐，作为政府人事行政部门的人才服务机构，应认真研究高职院校毕业生人事档案管理中存在的问题，深刻分析产生问题的根本原因，及时找到解决问题的对策。51.加强毕业生档案意识教育，切实做好毕业生档案转递的基础工作。高职院校档案工作者在就业指导课以及平时的日常管理工作中，加大教育宣

7、传的力度，不断强化毕业生的档案意识，让毕业生认识档案、走近档案。高职院校要有计划地开设相关的选修课程，或举办短期培训班、讲座等，让学生获得档案重要性的知识和信息。要让毕业生明确哪些档案材料入了人事档案袋，明白一旦失去人事档案，很多以档案为依据的个人证明等手续就会受阻。2.认真做好毕业生档案转递工作。在毕业生与用人单位签订就业协议书后，档案要随人走的工作原则，以及毕业生派遣的去向，学校应安排专职人员通过机要方式尽早为毕业生办理档案转递手续，做到毕业生档案转递工作的快、准、齐。3.及时查询毕业生档案接收情况。在毕业生离校前，应通

8、过多种途径给学生培养关注档案动态流向的思维模式，同时明确档案的去向与报到证派遣的关系，知道报到证派遣到哪里，人事档案将由学校转往何处，并且通过学校就业信息网可以及时查询到人事档案的目的地。54.完善管理体制，全面推行与市场经济发展相适应的人事代理制度。人事代理是政府人事部门所属人才服务机构