高校秘书队伍现状与对策探究

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1、高校秘书队伍现状与对策探究　　摘要：高校的秘书工作是整个学校正常工作的基础环节，在高校管理中起到至关重要的作用，是整个管理体系中不可忽视的部分。然而，在多数高校中，特别是在新建高校和民办高校中，秘书队伍存在重视程度不够、队伍不稳定、自身素质不高、职权责不够分明、待遇偏低等问题，这些问题在一定程度上严重影响了高校的正常发展，因此，必须重视秘书队伍的建设，采取相应措施，促进和保证秘书队伍的健康发展。关键词：高校秘书队伍现状对策秘书是高校管理队伍中一支不可或缺的力量，在管理中起着极其重的作用，为整个学校的稳定和发展作出了重要的贡献。随着高校的不断

2、发展和规模的不断扩大，各高校对秘书的工作要求等都有了新的标准，然而秘书队伍的现状及存在的一系列问题已经严重影响到了高校的正常发展，必须采取对策，提高秘书队伍的整体素质以适应高校对秘书工作的新要求。1.高校秘书工作的现状1.1对秘书工作的重要性认识不足。7秘书是一种行业，国家对秘书的定义是“从事办公室程序工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。从这个定义我们不难看出，秘书的工作任务重、角色复杂、压力较大。而高效秘书的工作除了上述定义中所包含的内容之外，更重要的是他们所服务的对象是具有较高学术水平和知识素养的人，这就对他

3、们的专业知识、业务能力及工作技巧等各方面都提出了更高的要求。然而，因为受传统观念的限制，个别领导片面地认为秘书的工作只是一种机械重复的劳动，对秘书工作缺乏正确的认识和评价，从而导致秘书不能真正做到“协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务”，从某种程度上挫伤了秘书的积极性。另外，个别地方还存在着秘书被教师看不起、认为秘书就应该低教师一等、在日常事务管理中不服从秘书的安排等现象，从而给秘书工作带来了不必要的阻碍和麻烦。1.2秘书工作从业人员的专业不对口，技能和素质有待提高。7高校在人事编制上往往只重视任课教师的专业对口问题，忽视了对秘

4、书等管理人员的专业和能力要求。多数包括各高校的人事职能部门简单地认为，秘书工作不受专业要求的限制，任何人都能干好秘书工作，殊不知，高等学校的专业性是所有秘书行业中要求最高的，高校里的秘书不是普通意义上的“收发员”、“保管员”、“话务员”，很多工作比如科研、教学、实验等方面都有较强的专业要求，只有对本专业有了深刻的认识，掌握了本专业的业务知识，才能更好地做好秘书工作。另外，目前我国从事秘书工作的人员大多没有接受正规的秘书职业培训和技能训练，缺乏外出学习和交流的机会，在实际工作中不能较好地把握秘书的职责与权力，工作效率得不到提高。1.3秘书工作

5、任务繁琐，队伍不稳定。高校秘书既要服务好领导，做好领导的助手，又要服务好教师和科研人员，负责好本部门事务的传达和布置，还要服务好学生，做好学生与教师及领导沟通的桥梁。不管是领导、教师、科研人员还是学生，他们要么具有较高学术水平和文化层次，要么渴望获得较高学术知识以不断提高自身文化素养，这都对秘书工作的专业知识、管理水平和协调能力都提出了更高的要求，增强了秘书工作的繁琐性。另外，在高校招生规模和教师队伍不断扩大的情况下，秘书岗位人员编制却没能得到相应增加，常常是一个人干几个人的工作，这就无形之中加重了秘书工作的负担，使得秘书疲惫不堪，从而导致

6、一些优秀的秘书人才不得不跳槽或者离职，秘书队伍的稳定性得不到保障。1.4秘书职、责、权不明确，付出与回报不成正比。7高校秘书有责、无权、无职的现象已经是一个明显的现象。导致这一现象的直接原因就是行政人员缺乏。这一现象在新建高校和民办高校尤为突出。近几年，随着高校招生规模的不断扩大和高校院系不断细化增多，秘书工作的内容也不断增加，这直接造成秘书工作职责权不对等的现象，往往是一个人从事多个人的工作，只有责任，没有实际的职务和权力，给秘书工作带来了很多不必要的尴尬和困难，增加了秘书工作的心理压力。同时，多重角色和繁重的任务却得不到应有的回报和报酬

7、，更不用说提拔和奖励了。2.高校秘书应具备的素养2.1职业道德素养。高校秘书应该具有良好的政治修养和高尚的职业道德，忠诚和热爱党的教育事业，全心全意为教育事业服务，真正做到以人为本、服务育人，认真学习党的教育方针、政策和学校的各种教育教学管理规章制度，了解教育新动向，自觉运用最先进的教育理念服务师生，爱岗敬业，精益求精，做好本职工作。2.2知识素养。高校秘书首先应该不断学习先进的政治理论水平，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，掌握科学的世界观和方法论；其次应该具有掌握相关专业的专业知识，通晓本专业的相关理论和业

8、务；最后要掌握院系管理的基础知识和职业秘书的工作规范等。总之，这一职务的特殊性要求秘书具备多方面的知识，并在实际工作中不断学习、不断提高。2.3能力素养。7秘书工作是一种服务性工