员工费用报销流程及办法

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1、员工费用报销流程及办法为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于湖南阳扬文化传播有限公司全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。一、通则1.任何一种类型如请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误《湖南阳扬文化传播有限公司》)，由报销人整齐地自行粘贴在公司统一的报销单上，同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费

2、用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用（现金、支票、转帐）及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3.报销以“周”为单位每周二报销上周产生的费用，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。4.对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式，针对不写小计数和总计数，报销总额的20%将会被扣除；针对加总错误，差额部分的50%将会被扣除。5.签名的规定：①所有员工在任何凭单上签

3、字，表示对该凭单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。②所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未签注日期之员工将承担最不利之结果。6.财务复核结果视情况做下列处置：①退回报销单(注明退回原因)。①剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。②要求报销人员补充说明或补必要单证。③交出纳付（汇）款。7.每周员工报销款一次，每月的最后一个周五不报销。8.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程：1.事先核准及事后报销表单流程如下：实物报销：报销条件为发票（因故无法开据发票需由部门领导签字）、验收（入库）单、

4、采购单原件，三者缺一不可。出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差（预算）申请书”)；销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。①交际费：“出差（预算）申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。②车费：“用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“用车申请书”)。③验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写《入库单》。④“采购单”（如有借款，应附“借款单

5、”）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“借款单”；如有相关费用，应附“出差（预算）申请表”）——部门主管——财务复核——总经理签准——出纳报销。三、途中交通费标准和说明：1.标准：员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。说明：①火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。②员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单

6、”，并报总经理批准。③出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由该员工本人承担。四、市内交通费用标准和说明：1.标准：①凡从事销售、业务等经常因公需要外出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3点规定限额报销出租车票。②除销售、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，出租车费依本办法第3点规定执行。公交车票可据实全额报销。③员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为20元为限（从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费2

7、0元，而不是单张票据最高只能报销出租车费20元），深夜（22：00以后，6：00前）允许单次报销50元为限。④员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。⑤公司个人汽车报销规定:a)申请报销个人汽车费用必须事先填写《异动审批表》，被核准后方可报销相应费用。b)公司行政人员个人汽车、只有在办理公司事务的前提下，才能给予补贴。采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月元，若有到机场接送高