推进继续教育管理信息化几点做法

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1、推进继续教育管理信息化几点做法　　【摘要】近年来，江苏农林职业技术学院采取健全组织机构、加强管理人员培训、自主开发软件、建立标准作业流程等措施，积极推进继续教育管理的信息化建设，全面提升了继续教育管理工作的效率和水平，显著降低了继续教育管理的成本，得到了学员、教职工、上级管理部门的广泛好评。【关键词】继续教育信息化建设随着各类教育管理信息技术广泛应用到高校的教学、科研、管理工作中，其对规范工作流程、提升工作效率所发挥的作用得到了广泛认同[1]。高校继续教育管理信息化建设，不仅影响着高校自身，也影响着高校承担的成人学历教育、在职培训等服务社会功能的发挥。当前，相较于全日制教育，继续

2、教育管理的信息水平明显滞后，为此，大力推进高校继续教育管理信息化发展已迫在眉睫。1必要性7近年来，我院的继续教育事业快速发展，开展的继续教育形式日益多样化，规模亦不断扩大。目前，各类非学历培训量年均达15000人次，各类学历教育在籍学生达6000人，年均职业技能鉴定达10000人次。作为全院继续教育工作的归口管理部门，继续教育学院承担工作日益繁重，而继续教育本身因其在生源组成、教学形式、管理体制等方面与全日制教育间存在的差异，决定了继续教育管理也无法共用学校已有的教育管理信息系统，因而推进继续教育管理信息化建设，已成为提升继续教育管理工作效率，减少管理成本的必由之路[2][3]。

3、2几点做法2.1开展员工培训提升继续教育管理的信息化水平离不开一支掌握较强信息技术技能员工队伍。在对我院继续教育管理队伍信息化水平进行评估后，我们选择了集中授课和一对一结对子方式进行员工培训，其中集中授课每学期不少于4个半天，由我院信息工程系的相关专业教师任课，授课内容主为基础理论和案例分析。一对一结对子是指一名专业老师与一名管理人员对接，专业老师负责解决管理人员工作中遇到的实际信息技术问题，并进行手把手的培训。2.2推进制度、标准、流程建设7信息技术的最大特点就是要照章办事，任何事情都要严格按照事先制定的制度、标准、作业流程来完成。近年来，我院先后出台了一批继续教育相关的规章制

4、度和标准，如《学历教育学生学籍管理细则》、《学历教育教材管理办法》、《职业技能鉴定管理办法》、《非学历培训管理办法》、《课程、专业、学号、教材、教师、短信编制标准》等。在此基础上，我院还编制了一批标准作业流程，流程以具体的工作任务为对象，涵盖工作任务的准备、实施、后期处置的全过程，并详细列出了工作要求和实施步骤。例如，在《函授学员报到标准作业流程》中，就包括了前期准备、人员分工、材料准备、报到现场、特殊情况处置、后期处置等步骤，而在材料准备步骤中就详细列出了工作证、零钞、引导牌、接线板、纸质文件、电子文件等材料清单，在后期工作中则详细列出了文档归档的列表和标准，目前，我院每次的函

5、授学员报到工作均对照标准实施，既规范了工作也提高了效率。我们还特别制定了《关于标准作业流程使用的标准作业流程》，该流程对工作流程的制订、使用、修订、特殊情况处置进行详细规定，使得标准作业流程的应用更加规范。目前，我院建立的标准流程达25个，已基本覆盖了继续教育管理工作的主要环节，这为我院继续教育管理信息化提供了重要的保障。2.3自主开发软件系统7借助于校内信息技术领域教师和学生的人才优势，面向继续教育管理自主开发应用软件系统，是我院继续教育信息化建设的一大特色。例如，针对我院的“专接本”教育规模快速增长，管理工作日益烦重的实际情况，学院启动了“专接本”管理平台项目，历经10月，系

6、统开发完成，并正式投入使用，该系统将新生报名、考试报名、学费管理、学籍管理、毕业管理等功能整合于同一平台中，极大的提升了我院“专接本”管理的信息化水平，该系统也得到了省自考办考评组的一致好评。此外，我院还先后开发了职业技能鉴定管理系统、函授教育管理平台、非学历培训管理系统、继续教育在线拍照系统、继续教育在线考试系统等一系列继续管理软件系统，并申请多项软件著作权。2.4加强小型、单一功能软件的开发在重点开发软件应用系统的同时，我院还特别开发了一些小型、单一功能应用程序。例如，为了解决函授学历注册照片管理工作量大、出错率高的问题，我们利用EXCEL的VBA进行编程，实现了照片核对的自

7、动化，通过开发小程序实现了照片上添加姓名和学号、修改文件大小的批量化，使得原来需要数天的照片处理工作，现在短短几分钟就完成了，并且实现零差错。此外，我们还利用EXCEL的邮件合并功能，快速形成教材快递单、配书单、信息确认表、短信通知等文档，自主开发的证书打印程序也大大提升证书打印的速度。2.5借助短信平台，提升外联工作效率7继续教育学员大多为校外在职人员，这就决定了外联工作将花费继续教育管理人员大量的精力，统不完全统计，管理人员三分之一以上的精力用于接打电话。近年来，我院借助于短