报表管理演示教学.ppt

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1、报表管理目录一、定义报表格式二、定义报表公式三、报表数据处理四、利用报表模版生成报表五、编制现金流量表一、定义报表格式1.设置表尺寸表尺寸指的是报表的总行数和总列数，表尺寸决定了报表外观的大小。企业应根据要编制报表的实际需要来设计表尺寸。2.定义组合单元组合单元是将多个相邻的单元组合成一个单元，有些内容如标题、编制单位、日期及货币等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。3.画表格线画表格线通常是通过“区域画线”的功能来实现的，画线的类型包括“网线”、“横线”、“竖线”、“框线”、“正斜线”和“反斜线

2、”。表格线也可以通过单元属性的“边框”来完成，但无法设置框线和斜线。4.输入报表项目报表表间项目是指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。报表项目输入后单元类型为表样单元。日期一般不作为文字内容输入，需要设置为关键字。5.设置报表行高列宽6.设置单元属性单元格属性（格式）包括：单元格类型、对齐方式、字体及颜色等。其中单元格类型一般分为数值型、字符型和表样型三种类型。7.设置关键字关键字是可以引起报表数据发生变化的项目，是报表中特殊的格式，可以用于唯一标识一张表页，用于在大量表页中快速定位或选择表页，以及以此为依据从总账中

3、取数。偏移数值注意：如果要取消关键字，须执行“数据→关键字→取消”命令。二、定义报表公式1.定义计算公式报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式三种。计算公式可以直接定义在报表单元中，这样的公式称为“单元公式”。定义计算公式就是指明报表中的数据来源。因此定义报表的计算公式，是自动生成报表数据的基础。计算公式输入既可直接输入，也可引导输入。财务报表中的很多数据都来自于账簿，从账簿中获取数据是通过函数实现的。函数在计算公式中占有重要的位置。按照函数的用途不同，函数可分为账务函数、其他业务系统取数函数、统计函数、数学函数、日期时间函数、本表

4、它页取数函数等。下面举例说明几种常用函数的用法。（1）账务函数QCQMFSLFS（2）统计函数PTOTALPAVG（3）本表他页取数函数SELECT（4）从其他报表取数计算2.定义审核公式为了确保报表编制的准确性，我们经常利用这种报表间或报表内的勾稽关系对报表进行正确性检查，一般来讲，我们称这种检查为数据的审核。为此财务报表系统特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，称为审核公式。审核公式的一般格式为：<表达式><逻辑运算符><表达式>[MESS“说明信息”]3.定义舍位平衡公式如果是集团公司，对下属单位报表进

5、行汇总时，有可能遇到下属单位报送的报表的计量单位不统一或者汇总完成后汇总表的数据按现有金额单位衡量过大的情况，这时需要将报表的数据单位进行转换。例如，将“元”转化为“千元”或“万元”，称为舍位操作。舍位之后，报表中原有的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此需要对数据重新进行调整。在财务报表系统中，这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称为舍位平衡公式。三、报表数据处理1.生成报表数据生成报表数据主要是通过报表系统的计算功能，利用前面设置的报表计算公式对报表数据进行自动的运算。2.报表审核和舍位平衡如果系统中

6、定义了审核公式和舍位平衡公式，则在此可进行报表审核和舍位平衡。报表审核是根据审核公式的设置验证报表计算公式的逻辑关系是否正确，若有错误提示信息出现，请修改报表计算公式。报表审核公式不能检查计算公式中的语法错误。舍位平衡是按舍位平衡公式的要求对报表进行舍位操作。3.管理报表表页表页是存放报表数据的载体。表页的操作必须在数据状态下进行，包括表页的插入、追加、删除、交换、汇总等操作。表页的管理需要根据数据生成的需要来进行，如资产负债表，如果每个月月底都需要生成报表的话，一年就需要12张表页，一个财务报表最多可容纳99999张表页。4.生成分析图

7、表报表生成之后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比、趋势和结构分析，可以利用图形对数据进行直观显示。UFO图表格式提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。五、利用报表模版生成报表财务表报系统中一般都预置了分行业的常用会计报表格式，称为报表模版，企业可以以系统提供的报表模版为基础，实现财务报告的快速编制。1.套用格式2.报表模版3.自定义模版六、编制现金流量表1．初始设置（1）设置现金流量科目（2）设置现金流量辅助核算2．日常业务处理日常业务的发生是通过填制凭证在系统中记录的。如果制单科目涉及现金科目

8、，系统要求将该现金流量指定到具体的项目上。3．编制现金流量表编制现金流量表时，在格式状态下调用现金流量表模板，利用公式向导引导输入公式。选择用友账务函数中的“现金流量项目金额（XJLL）”函数