业务支持部工作流程汇编.docx

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1、业务支持部工作流程汇编目录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程8发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程6名片制作流程图8生日礼品发放流程10信函收取工作流程3卫生、保洁治理流程10办公家具修理调整流程12办公区调整流程（办公区及公位）14电话修理流程16电力设施爱护修理流程17职员午餐治理流程18安全保卫工作流程20购置流程22临时培训、开发环境搭建流程24绿化、饮水治理工作流程24外埠职员、客户住宿申办流程26办公家具申购流程27携物物出门审查流程29用电设施爱护流程31传真发送流程图开始《传真发送工作规定》急件！CEO！确认、分类确认后先

2、发送市内长途长途登记按来件顺登记序发送发送签字、确认原件是否储存YN储存/归还归还当事当事人人/销毁费用汇总、分摊、上报终止传真件收取流程图开始《传真收件工作规定》收到传真，判定是否可按照内容判定N有收件人名。YYN盖章、登记送各部门判不Y急件CEO赶忙！每15分钟一次N送有关部门接口人或当事人登记、编号讲明情形签收存档费用统计、分摊、汇总上报终止分部门放置于暂放加发送信件工作流程需求发生发送登记本办理发送登记1、EMS1、本市件2、市内速递2、外埠件3、挂号函3、国际件需求分类4、平信5、包裹Y需求有误重新需求人确认填写分检封装《信件收发治理规定》检查无误联系发N送补充封装材

3、料1、部门确认2、每月25号汇每月分摊表留档费用统计总查看3、负责分摊表报费用核对员发送终止信函收取工作流程收发信件治理规定收取信件发生1、EMS2、市内速递3、挂号函分4、包裹单检5、汇款单核1、收件地址对2、收件人Y有误办理退信手续N检验无误分类登记投送收件登记本接收人签字收取终止电话接听工作流程YN接听程序规范》无人接听电话记录需求是否正当迅速转接被访咨询人二次转接转接完成复原待命礼貌谢绝1、职员语音信箱2、代为转达联系方式终止来宾接待工作流程来访需求来宾接待程序规范咨询明需求是否正当，作出反应Y电话联系被访咨询者需在休息区参观拍照需求会见NY请示领导批准放行需要进

4、入办公区来宾登请来宾在休息区等候记本办理登记发办理登记发放来放来宾卡宾卡会见完毕目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行保卫人员协助阻拦N礼貌请其离去访咨询终止访咨询终止有关部门职员全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始部门申请、预定NＹ会务登记：部门、时刻、人数、所需服务通知申请部门临时无法满足，建议重新安排布置会场，服务预备在会务情形一览板上标出“已预定”使用时刻未延长时刻延长通知会务人员在会务情形一览表上标出“使用”提早30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫会务人员通知下一个单位更换会务登记在会务情形一览表上标出“闲暇”重新安排会议预定终止名片制作流程图职员将人名及有关

5、信息交至部门秘书秘书检查是否正确退回更改NY秘书将人名及有关信息交至行政治理员治理员检查是否有误退回更改YNN传真至印刷厂电话询咨询及确定时底样分部门存档电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印送达部门签收通知部门更换N生日礼品发放流程协助购买或补充更换登记职员生日电告有关部门撰写生日卡领导签字送达职员手中（科贸及希格玛）记录意见签字登记卫生、保洁治理流程终止开始现场纠正当时解决检查记录每日检查有记录不能现场解决咨询题赶忙发觉咨询题通知保洁公司协商解决每月工作情形同保洁公司负责人交换意见经常显现咨询题，多次协商不能解使办公区保洁用品带到公司整体要求更换保洁公

6、司更换保洁员终止办公家具修理调整流程开始现场检查并对咨询题进行判定咨询题较大需专业修回应解决方案及承诺时刻认可部门确认方案和费用不认可联系厂家或修理人员修理、调整到位部门验收结果不中意中意费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见终止办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准临时无法解决物业支持部提出方案能够解决使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改终止电话修理流程开始通讯爱护定期检查巡视，每天一次发觉咨询题及时修理一天不能解决的咨询题须做出书面报作分摊表部门签修理费用，公共部分摊字确认入所在区域部门，部

7、门区域内摊入所在部门设备报废结果通知部门询查修理后成效终止《通讯系统爱护治理方法》职员报修当日给予答复，小修当日解决提交报告未批准申请费用领导批准实施转资产治理部办理电力设施爱护修理流程参照〈电力设施设备修理方法〉小修当日解决急修24小时解决小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊开始每日巡检，发觉咨询题或部门报修查找咨询题、确定方案验合收格通知有关人员验收、使用费用分摊至使用部门检查结果，跟踪使用情形大修当日提出解决方案部门需求24小时内予以答复不合格终止职员