成人高等教育学籍档案管理探讨.doc

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1、成人高等教育学籍档案管理探讨［摘要］影响成人高等教育学籍档案管理工作效果的因素较多，数字化程度偏低、管理时效性不足、专业素质度薄弱等问题，直接或间接限制了学籍档案管理工作的时效性。为此，本文详尽阐述了学籍档案管理工作的关键问题，并界定了强化成人高等教育学籍档案管理工作的基本原则和方法，以期通过技术手段、制度方案、培训体系强化成人高等教育学籍档案管理工作的时效性，达到充分发挥预期管理效能的积极效果。［关键词］成人高等教育;学籍档案管理;优化路径成人高等教育是一种开放的、包容的教育类型，具有形式多样性、对象广泛性、需求多元化等特点。成人高等教育的学籍档案管理工作区别于普通高校，

2、更具复杂性。一、当前成人高等教育学籍档案管理工作的关键问题5学海无涯(一)数字化程度偏低。成人高等教育学籍档案管理工作多年来并未真正脱离手工统计的形式，在人力所及范围之内仍然保留了多种管理任务。虽然物理存储是一项必要的管理环节，但总体效率很难提升，受限于人工操作的成本和资源限制，并无法形成较高的管理效能。尤其纸质档案管理也涉及更高的安全性需求，因而数字化程度偏低是目前成人高等教育学籍档案管理工作的主要问题。(二)管理时效性不足。人工审核、修改、编码、归档等工作细节的最大弊端在于容易出现人为错误，而成人高等教育学籍档案本身也记录了极为详细信息，这些数据信息在经过反复校正后可保

3、障较高的真实性，但也同样加大了管理负担。任何一项管理程序，都涉及细致入微的操作，必须强调精准度和实用性。但在技术、人力、管理方法等方面的多重因素制约，当前成人高等教育学籍档案管理工作的时效性仍然表现出了不足之处。(三)专业素质度薄弱。各地区发展速度不一，成人高等教育学籍档案管理工作所录取的从业人员也存在较高的差异性，这种差异性主要表现为专业素质层面。当学籍管理人员具备了较为丰富的工作经验，则可将其工作内容有序排列，以最短时间整理和统计学籍档案管理类型。但经验丰富的管理人员本身也是稀缺资源，故而多数成人高等教育面临人力资源匮乏问题。而类似问题也是限制学籍档案管理工作优化和感受

4、的关键阻碍。二、强化成人高等教育学籍档案管理工作的基本原则(一)档案管理技术升级。数字化发展路径是成人高等教育学籍档案管理工作得以完善的第一步，在互联网技术不断升级的过程中，档案管理模式亦然需要完成纸质存档到数字化存储的升级路径构建。数字化存档与物理存储本身是双重保障机制，即便任何一方存在丢失、损毁、资料冗余问题，都可从另一环节得到资料补偿，从而可降低单独存储档案资料的风险。尤其成人学籍更加需要借助网络资源拓展资料调取的便捷性，为并不在统一归属地的学生提供迁移档案的便捷性。基于此，档案管理技术升级成为一项必要的发展方向。(二)档案管理机制转型。传统的学籍档案管理机制过度依靠

5、人力，在管理制度和执行方向上也取决于人力资源的稳定性。诸如常年一线工作的在职人员，对学籍档案的主体路径相对清晰，对存档内容的更新速度和质量有所保障。一旦更换管理人员，其管理效能必然大打折扣。因此，传统的成人高等教育学籍档案管理更加注重人力方面的管理效能。但在学籍档案管理技术升级之后，对于存档内容的调取、更新、记录、转载、上传、替换等等操作行为，本身也具备技术性特征。因此，需要对档案管理机制进行重新设定，依据技术导向的需求完善管理机制，以及相应的管理制度落实方向，才能强化成人高等教育学籍档案管理工作的落实效果。(三)档案管理效能开发。成人高等教育学籍档案管理工作在本质上并无法

6、完全脱离其岗位职能，必须依靠技术能力较为突出，专业素质更为优秀的人才加以强化。但复合型人才和应用型人才本身也是管理工作中取趋之若鹜的人力资源类型。管理效能受到专业化程度的限制，人力资源同样受到专业能力的制约。在无法吸引更多优秀人才的情况下，唯一的补偿措施便是培训。通过数字化技能培训、档案管理知识培训等多方面的训练，加强成人高等教育学籍档案管理工作人员的专业化程度，方能真正实现从专业角度提升档案管理效能的真实效果。三、优化成人高等教育学籍档案管理工作的积极策略5学海无涯(一)构建双向存档管理机制。数字化发展虽然是技术升级的必然路径，但物理存档并不能完全取缔，学籍档案管理工作需

7、要在两个发展方向上寻求平衡点。物理存储与电子存档本身是一种相互协调机制，即为双向补充，也是一种双向资源的互助。当学籍档案管理不断向网络资源靠拢后，这样的发展优势也会更为突出。双管齐下，同时解决电子档案与物理档案的管理问题，是未来成人高等教育学籍档案管理工作的重点。可从电子档案收集、管理、利用的管理流程方面加以优化。打造完整、高效、安全、易用的档案管理系统。技术方面可与专业的软件系统开发企业合作，功能上尽量完善建库、移5学海无涯交归档、数据录入、原件扫描采集、报表打印、数据导入/导出、统计、档案销、档案编研、在线借阅