办公室职责及工作内容.doc

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1、优选办公室工作容办公室管理制度第一章总则一、为了加强办公室管理，明确公司部管理职责，使务管理工作更加标准化、制度化和规化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、切合公司实际，根据不同的制度容编写相应的规化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章职责围一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、负责办公室

2、相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。标准文档优选四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、负责公司对、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。第三章办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根

3、据自己的职责围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司外部发文文件;而文书特指部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归

4、档，做好相应的文字记录，以备查阅。标准文档优选第二条制度规1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、文件由行政人事部主

5、管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、按时间、容、部门、名称等容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。7、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。二、档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。标准文档优选2、档案管理围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档

6、的信息资料。3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必须遵守规定，履行手续，特别是员工个人信息、公

7、司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。三、办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。标准文档优选2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公

8、室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价