最新办公室5S整理整顿标准PPT课件.ppt

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1、办公室5S整理整顿标准.活动重点-活动重点：整理/整顿/清扫/可视化-清扫对象：办公桌椅/流动筒柜/文件柜/地面/电源网络线/仓库/电脑-整理要求:彻底根除不必要物品，消除空间浪费和管理浪费-整顿要求：必要物品放在指定的位置，让任何人能容易找到和方便取用。减少查找浪费，提高工作效率-可视化要求：要管理的地方或物品做上标示，让任何人能容易认出、方便使用、容易判断、容易遵守-清扫要求:地面无污渍/无张贴物残渍/桌面无灰尘2(a)椅子▣无人座时，将椅子靠进桌子内▣椅子背贴管理责任者(b)桌子▣桌面清洁，下班时无文件摆放▣下班后桌子上只能有台历、水杯、电话、鼠标、键盘、共用文具，(c

2、)日历▣放置在桌子中间或按照定位线放置(d)水杯▣放置在电脑旁▣只允许放一个(e)电话▣按照定位线放置，建议按照图示位置放置(f)文件▣做好文件名称标识，并放到制定的位置(g)垃圾桶▣做好虚线标识，将垃圾桶摆放好(h)桌子屏风▣桌子高挡板上可以摆放个人目标、计划或照片（A4纸一样大小）、只能摆放2张A4纸，短边电话上方摆放电话簿；(i)照片，像框▣放在高挡板一侧，电脑旁边整顿方法办公桌面上Cabdefgh左上角桌面摆放几情况：hf1f2f3i3(a)垃圾桶▣只能装杂物▣保持垃圾桶周围清洁▣不能掉剩水，请将剩水倒到洗手间(b)定位标识▣定位线使用深兰色线标识标识:宽：1.5cm

3、长：2.5cm圆圈的直径：20cm▣张贴间距为1：1的比例整顿方法垃圾桶a55mm100mmabc7(a)会议桌标识▣标识上分地址名和编号地址名：填写桌子的地点，如：公共会议桌就写公共就可以；编号：按坐位的数量编号▣标签张贴时，距边缘32cm处，左右两边尺寸一样；(b)会议桌椅子标识▣与会议桌相同方法填写▣张贴在椅子的右边，标识距在椅子的侧面黑色塑料上张贴，距离上方1cm处张贴。注意：桌子和自已的位置张贴时要对应好，使用后按编号摆放整齐；(c)桌子和椅子的定位标识▣应蓝色胶带裁成长4cm，宽1.5cm的尺寸，将桌子椅子的位置摆好，对角张贴标识整顿方法会议桌32cm1cmabc

4、32cm1cmabc8(a)文件柜抽屉▣贴标签在左上方▣区分物品摆放，1层办公用品，2层文件资料，3层为个人用品。(b)管理负责人标签▣推柜筒右上角（距离左边1cm），填写部门名称，物品名称以及负责人(c)推柜内部▣柜筒内摆放整齐整顿方法推柜标识adcb1cm9(a)姓名标识▣椅子背贴使用者姓名,距椅子顶端1cm处，填写部门、物品名称、管理责任者；▣人员不在坐位时，请将椅子推回原位；整顿方法办公椅子面上a1cm10一.文件的废弃和缩减的方法在办公室，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、购买文件柜增加等很多的浪费，成为

5、阻碍业务效率的白色污染。因此必须对文件及时处理，处理文件一般方法如下：1.资料尽量共享对个人所有的资料和文件进行分类，不必要的文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有化，最大限度的减少部门文件量；2.保管、保存、废弃的分类对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），把不必要的处理掉（参考QA对文件要求程序文件或部门内区分时参考下面表格判定基准）。办公室文件管理3.推进无纸化推进办公自动化，利用内部网络，对简单的资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批；11二.文件的保管方法对保管的文件装订成夹，并保证对任何人对必要文件30秒内能够取出，提高工作效率，

6、具体按照如下方法进行：1.原则：只保管一个文件夹使公司文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹个人所有（保密文件除外）；2.确立分类项目确立文件进行分类，进行文件夹管理，文件夹侧面标明大分类：所属部门，文件编号，文件名称、文件的管理责任人，保存期限；3.制定目录制定文件摆放位置的清单目录，方便任何人查找4.可视化管理文件摆放的位置要做到一眼就能看清楚，利用颜色标签对文件摆放后画一条斜线，进行定位；5.文件管理体系的运行及维持明确文件管理责任，选定资料管理责任者，尤其对文件的保管（存放在办公室）和保存（存放在资料室）进行明确区分，定期进行资料整理（及时废弃过期文件

7、，更换新文件）和维持；4.会议资料电脑化会议资料要尽量电脑化，避免会议一结束就扔掉资料5.削减复印量复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以提倡“一个原则”尽量减少复印文件，通常采用的手段有公告栏，传阅，内部电子邮件等方式；12(a)临时文件筐▣中间张贴文件的分类，每层属于哪一类的文件，用黄色纸打印（如：临时周转文件等）1.原则上文件和资料要共同保管，不得个人所有，但临时文件根据具体业务的性质，允许个人保管，个人保管临时文件时，在个人办公桌规定的临时保管文件筐内保管。2.所谓的临时文件是指制定、处理当中的