浅谈文秘工作和档案管理关系和其有效组合

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1、浅谈文秘工作和档案管理关系和其有效组合　　摘要:文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作，随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，它们的关系尤为重要。从分析信息时代文秘工作与档案管理的关系，指出二者间存在的主要问题以及对实现现代化文秘与档案管理工作规范化提出了具体的措施。其目的在于帮助文秘与档案管理人员提高认识，实现文秘工作与档案管理一体化，提高文书档案质量。文秘工作和档案管理是密切相关、相辅相成的，如何让文秘工作与档案管理工作相互间更好地衔接，是现代文秘工作中不能回避的问题。信息技术给档案工作带来了革命性变化，为此。在信息时代必须对文秘工作和档案管理工作重新定位。文秘工

2、作与档案管理工作应规范衔接，实现“文档一体化”管理模式。关键词:文秘工作；档案管理；关系；组合中图分类号：[G277]文献标识码：A文章编号：1、引言7在过去的几十年中，秘书的角色变化得很快，他们不再是打字员或是办事员。这个变化表明了秘书开始被归入行政管理工作范畴，秘书的工作职能将涉及项目管理、计算机软件应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理等方面。档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。文秘工作的范畴相对来说，一般是跟一些资料，档案管理相互联系的，文秘工作

3、肯定离不开档案管理工作，文秘要做好本职工作首先要学会档案管理，档案管理讲求细心，细致，工作不能够大意，马虎，否则就容易造成疏忽。文秘工作与档案管理工作可谓相辅相成，二者通过工作的关系建立联系，又相互补充，相互依赖。文秘工作与档案管理有着密切的联系。文秘工作是档案管理的前期工作。可以说档案管理工作与文秘工作是相辅相成、密不可分的如何让文秘工作与档案管理工作高效衔接是现代文秘工作中不能回避的问题。公文是档案的前身，当其处在传递、承办和执行过程中，具有现行效用。但不能称其为档案。档案是完成了公文处理程序，作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声音的文书和信息材料。因此，公文

4、形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。2、文秘工作与档案管理的关系7现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文，它既是文秘工作的主要产品，又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后，它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。2.1对现代文秘工作重要

5、性的认识文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等。2.2文秘工作是档案管理的基础文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个单位的工作效率；能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说，文秘工作的优质服务对地方的经济和社会

6、建设都在起着不可估量的作用。因此，文秘工作是档案管理，甚至是整个单位办公室工作的基础。73、文秘工作与档案管理的结合3.1文秘工作与档案管理相结合能够增强文秘工作者业务素质由于机关文书档案管理工作具有综合性，它不仅是管理文书档案，同时统管了诸如人事、会计等档案，门类很多，内容丰富，工作复杂，要提供大量的参考资料，要求提供的资料迅速、准确，就有了一定的难度。因此，从事此类的工作者除了具备一般工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识7修养、技能修养、品德修养、作风修养等方面的要求。首先，努力提高自身综合素养。收文、发文、存档和管理等文书处理的各个环节，简单看起来是收、发、存和管，用字一

7、线穿，都是为应用服务的，但对于工作者品性的要求是很高的。在文秘工作岗位上，不仅仅通过文字的抄写、记录和文稿起草做好领导的参谋和助手，还要在加强本职工作修养的同时，应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养。那种以“消息灵通”炫耀自己和拿党的机密讨好别人的恶习，则必须坚决根除。其次，培养综合分析与应用能力。文秘工作是一个细致的、大量的琐碎工作，每一