论建设电子档案保管利用和其法律证据效力

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1、论建设电子档案保管利用和其法律证据效力　　摘要：随着城镇化进程的不断加快，现代网络电子信息技术已经应用到工程建设领域。随之而来的就是大量建设电子文件的产生。建设电子档案的发展是大的趋势，是与时俱进的产物，是未来发展的方向，是建设数字城建档案馆的需要。本文重点讨论建设电子档案的安全保管、利用和法律效力。关键词：建设电子档案、安全利用保管、法律证据效力中图分类号：F407文献标识码：A伴随着城市建设步伐的不断加快，现代化网络电子信息技术已经不断渗透入如今的工程建设领域。随之而来的就是大量建设电子文件的产生，从而形成了工程建设电子文件（档案）与纸质档案共存的局面。虽然可以预计,建设电

2、子文件（档案）与纸质档案管理共存的二元格局将会持续相当长时间,功能的完全替代很难,也并非必须。“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。但是建设电子档案的发展却是大的趋势，是与时俱进的产物，是未来发展的方向，是建设数字城建档案馆的需要。只是建设电子档案的安全利用、保管、法律地位没有得到完全保证,6人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。本文重点讨论建设电子档案的安全利用、保管和法律效力。一、建设电子档案利用中的安全管理（一）采用的利用方式对城建档案部门来说，建设电子档案提供利用，一般有三种：即提供拷贝，网络通信传输，直接利用。城建档案部门应视利用者的情况提供

3、利用方式，决不能随随便便地向任何利用者都提供全部利用方式。（二）依据城建电子档案内容的密级层次，进行有效的管理一般来说，对于内容不能完全开放的建设电子档案，不宜提供拷贝的利用方式，对于提供拷贝程序的建设电子档案的制作，必须在有效的监控下进行。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。（三）进行加密处理采用通信传输或直接利用等方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。（四）利用的系统系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进6行相关记录，作为对利用工作查证的依据。利用的系统应有较强的

4、容错能力，避免由于错误操作所带来的不可挽回的损失。二、建设电子档案保管中的安全管理在建设电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程中，应当充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件，来测定技术方案和工作模式，并采取有效措施，以确保建设电子档案的安全可靠。根据建设电子档案载体的特性，可以从以下两个方面对其进行安全保障：（一）载体的选择——保证建设电子档案载体物理上的安全建设电子档案一般来说是存储在磁、光介质上，所以要严格控制磁、光介质保存的环境。城建档案部门一方面要对电子文件从生成到归档到档案管理的整个过程做出完整记录，另一方面，要在原有的技术基础上开发新的高科技技术，对

5、载体的保护、技术的保护等做出强有力的保障。另外，载体的选择对建设电子档案的稳定性也起着非常关键的作用。建设电子文件一旦作为电子档案长期保存，就应选择标准化程度高、性能稳定、有发展前途、价格便宜、容易检测、显示还原方便、能长期保存的载体。（二）对建设电子档案载体进行有效的检测和维护6建设电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，极易受到环境的影响。因此，为了延长电子档案载体的使用寿命和确保电子档案信息的安全，就必须定期对其进行检测和拷贝，定期检测，应每年一次。采用等距抽样或随机抽样方式进行，样品数量以不少于10%为宜，以一个逻辑卷为单位。首先进行外观检查确认载体表面是否有物理损坏

6、或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修改或更新。还可以采取再生性保护措施对其进行有效的维护。所谓再生性保护措施，是指将磁盘或光盘的数据制作备份，并分别存放，每4年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于4年，循环往复，直至销毁为止。建立相应的维护管理档案，记录每一次对建设电子档案载体进行的检测、维护、拷贝等操作，这样可以避免重复劳动及发生人为的错误操作。三、建设电子档案得不到利用就没有价值，利用可以表现在工程设计、审核、鉴定以及建设工程司法审判领域等等。可见城建档案

7、馆提供的建设工程电子档案的法律凭证效力值得关注。建设工程电子档案文件首先要具备原始性和真实性,这样才能具有法律意义上的凭证作用。城建档案忠实地记录了整个建设工程的历史事实,6具有证实历史的效用。如果没有原始性,真是性也就没有证据性可言。因此，首先做好前端控制工作。因为建设电子文件具有易更改性和系统依赖性等特点，只有从“前端”进行控制，才能保证“后端”的建设工程电子档案的完整性、可读性和可靠性。其次做好全程管理工作。全程管理就是对整个工程进行全面管理。由于工程建设周期长，等到工程竣工后再收集，