信息化对档案工作的影响及对策.doc

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1、信息化对档案工作的影响及对策一、电子文件定义及其特点综述档案信息化是一项艰巨而又复杂的系统工程，电子文件这一概念的出现是近10年的事，所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。二、电子文件对档案业务管理工件的影响1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在艄磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数縻据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得

2、文件与蛄档案之间不再有明显的界限呸。纸质档案的管理工作经过筌长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文《件的立卷归档制度。文件的…归档立卷工作是档案工作流坭程的起点，也是文书工作和斗档案工作的结合点，文件形奁成后，由文书部门收集立卷叁后，交档案部门管理，一般Щ一年归档一次。而电子文件兹随时产生，随时更改，存贮酉在计算机磁盘或光盘中。因呢此，它对计算机有很强的依佾赖性。如果归档，必须以磁茵盘或光盘的形式移交，归档秉范围也不能只是“办理完毕眯，具有保存价值”的文件，驮还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。5/52.由于ｆ电子文件信

3、息与载体的可分簋离性，档案实体分类也可能碎将被概念分类整理所取代，髫因为实体分类的结果只能体仳现一种属性联系，这种单线邮排列的方式是手工操作管理ジ档案的需要，但在当今电子随文件的环境中，文件的形式琼特征和内容特征均发生了变希化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多颟角度的整序，不再需要对它豆进行像纸质文件那样的分类眉整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动玢化系统对电子文件进行自由狱组合分类。3.由于电子り文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴起定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析

4、范围也将扩大，要娼分析电子文件的读取软件甚辱至操作系统。根据传统的档兵案价值鉴定理论，文件应根泻据其凭证价值和参考价值确脍定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生矾比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和根数据不断地修改和补充，因椹此很难划定固定的保管期限婵，况且目前电子文件的凭证瘭价值尚无法律保证。因此，墩其鉴定、管理方法亦无法定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方缥法、要求以及检索和对外利苤用等方面也与纸质文件有许□多不同之处。三、电子文淞件对档案学理论的影响1儡.对档案本质属性的影响境原始记录性

5、是档案的本质桉属性。这种原始记录性一方5/5面表现在档案的内容上，另访一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领嚎导者的亲笔签署等，都表现拿出真实的原始性。也正是档蟊案的原始记录性，才使得档丶案区别于图书、情报、资料忽等其它信息，而具有法律凭侩证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修善改到印发都在计算机上进行边，它便于修改、便于复制的蜂特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征沁不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一Б个文本，没有草稿与印稿的穆区别，也没有正本与副本的逢差异，甚至文件与档案之间傲很

6、难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件阙是档案的前身，档案是由文鼋件有条件地转化而来这一档养案概念就变得难以理解。电萦子文件的原始记录性和凭证甍作用如何确定？电子文件能玫否作为档案？是否具有法律馀凭证作用等等，便成为档案ゅ界的一系列新课题。这些课⒒题是电子文件能否转化为档蓥案的关键，也是赋予档案本晓质属性新的内涵的客观需要荽。2.对档案学理论研究桷内容的影响档案学理论研仓究的内容是研究对象所决定梁的。以往的档案学理论研究骋是以纸质档案为主要对象，ソ电子文件出现以后，档案工胫作的对象发生了变化，其理蔟论

7、研究的对象自然也就发生く了变化。原有的一些定论、馐模式将被重新审视，原有的蚊管理思想、管理原则将得到翔更新和补充，原有的档案学从5/5科体系也将得到充实和完善鱼。所有这些研究课题都应围偕绕电子文件来开展。如电子睑文件的整理排序技术、信息闷安全保护技术、计算机病毒︵防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内幅容。四、档案界所应采取的对策1.做好归档电子骓文件的技术处理工作,实施国电子文件管理战略。新型文洁件材料的归档势在必行,这栽就要求档案工作者必须深入犊到现行文件工作领域,对产芸生的大量电子文件的接收、ν处置乃至存储工作进行指

8、导，保护电子文件的原始信息樟，了解文件信息重新组合的浈来龙去脉。也就是就，通过ふ采取技术处理，将已归档的壕电子文件改为“只读性”文檐件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保愎护电子文件的原始结构