最佳会议筹备方案

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1、最佳会议筹备方案摘要本文针对会议筹备问题，采用整数规划方法建立了线性规划模型。通过对问题的分析，要拟定出最佳的会议筹备方案，首先需要确定此次与会代表的总人数，然后才能为与会代表分配客房、会议室及租借车辆。模型运用移动平均数法、比例法预测出第五届与会代表的总人数和各种不同住房要求的总人数。从经济、方便和代表满意度三个方面来考虑宾馆预订、会议室租借、客车租借方案。在优先满足代表需求的情况下，进一步考虑经济及方便等要求，建立了线性规划模型，对问题进行优化处理，从而得出最佳会议筹备方案。宾馆的预订采用的是0-1规划方法，建立优化模型：(约束

2、条件见(8)式)；通过合理的假设，以租借会议室和车辆的总费用最小为目的，建立关于租借会议室的纯整数规划模型：(约束见(9)式)；根据人性化需求，假设代表们尽量在自己下榻的宾馆开会，从而减少人员移动，考虑满意度和经济性两个双重要求，建立了关于租用客车的纯整数规划模型：(约束条件见(10)式)。本模型运用管理运筹学软件求解出预订的宾馆代号为：①②③⑦；会议室的租借情况为:在⑦号宾馆租借每间60人的会议室5次；③号宾馆租借每间60人的会议室3次；①号宾馆租借每间60人的会议室1次；②号宾馆租借每间45人的会议室3次。客车租用情况为：租借3

3、3座这种类型的客车4辆。最终筹备组所花费的费用共计6360元。本模型可推广至第N届会议筹备方案的制定，优化问题的解决。在对实际问题的处理方面，有很强的实用性和借鉴性。关键词：会议筹备线性规划模型优化预测管理运筹学12最佳会议筹备方案一、问题提出在讨论重要问题的时候，特别是长远规划的问题，越来越流行的一种做法是召开小组会议，人们相信全体会议会使讨论失去活力，而且权威人士通常将会控制和直接影响讨论。这样，在举行全体会议之前，代表将以小组的形式来讨论问题。这些比较小的小组仍有被权威人士控制的危险。为了减少这种危险，通常将会议安排为几个小组

4、，每个开会小组由不同的人混合组成。作为这类全国性会议的筹划者，首先得考虑会议之前的安排，了解分组会议共同的特点：（1）目的性。大型的会议就是为了不引起纠纷，才将其分为小组的形式来进行探讨。（2）计划性。参加会议的代表都来自不同的地方，会议开始之前要有相应的住宿安排，哪些人住什么样的房间，要怎样安排才合理，怎样做才让你的顾客满意，同时自己也不会产生损失等等。（3）众多参与是大型活动重要的概念。参加人数多，更加增添了筹备组的工作性，要确认、确保重要人员的行程在筹备组的控制范围之内。（4）高投资性。一个大型活动往往要投入的资源和费用都是比

5、较大的，绝对不可能用很少的资金做出来，高投资是最基本的特点，所以，租用会议室和客车接送会议代表是避免不了的。当然这些都得从费用最小考虑。要筹备一天的上下午共12个分组会议，首先要租借会议室，为了提高满意度和经济效益，我们应该在参加会议的代表住房处至少要租用一间会议室。会议的安排要有一定的合理性，故必须满足以下的两个要求：(1)上午的开会中，不能有一个会议代表两次参加由同一个主题小组会议。(2)不允许同一时间会议小组的公司委员数不合比例。本问题主要就是筹划会前安排，要解决好问题，首先得确认住房人员，也就是参加开会的实际人数。确认人数以

6、后方可对要预订的宾馆及房间做出进一步的推断，当宾馆和房间确定后即可对会议室进行安排，根据会议室的安排确定其容纳人数，最后再解决租用客车的类型、租客车的数量，看来此问题是层层递进，要解决最后一个问题，还得先解决前一个问题。二、问题重述本问题主要要求制定一个合理的会议筹备方案，其中包括预订宾馆客房，租借会议室，租用客车等问题。因为会议规模比较庞大，一家宾馆不能容纳所有的与会人员。现有10家宾馆可供选择，每家宾馆都有不同规格的房间，且不同规格的房间容纳的人数不同，价格也不相同。在预订客房之前，必须先确定与会人数，与会人数的确定即可根据题目

7、提供的附表数据来解决。如果筹划组为与会代表预订的客房多于实际的用房数量，筹备组将要支付一天的空房费用，如果预订的客房少于实际用房数量，将引起代表的强烈不满。所以，在预订宾馆时为了达到经济、方便、满意度的要求，除了要考虑价位问题，还应使所选择的宾馆数量尽可能少，且在距离上应该靠近；另一方面，为了提高经济效益，还需考虑会议室的安排问题，由于会议室的容纳人数有限，如果在参加会议人员的住房处租借会议室，不可能在该处住房的人都在该宾馆的会议室里开会，所以肯定有部分人要到别的宾馆去参加会议，故需租借客车接送。但到底要租用哪种类型的客车，我们就要

8、12根据租借的会议室能容纳的人数来确定。三、模型假设1、每个分组会议的讨论主题均相同，会议时间为半天；2、在分组中的会议代表不会产生纠纷，在会议结束之前所有会议代表不调整会议场所；3、附表2中的回执有关住房信息要求的代表人数即为全部发