中职学校档案信息化建设研究

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1、中职学校档案信息化建设研究摘要：中职学校档案是学校管理工作及教学科研工作开展的重要依据，其档案信息化建设具有十分重要的意义。对中职学校信息化建设展开了探究，分析了其必要性，并对中职学校档案信息化建设的路径及注意事项进行了详细介绍，旨在为中职学校档案信息化建设工作的开展提供参考。 关键词：中职学校；档案信息化；档案管理模式；校园网 1中职学校档案信息化建设的必要性 1.1现代社会发展的需要 随着现代科技的迅猛发展，信息化浪潮扑面而来，人类社会的生产、生活方式发生了翻天覆地的变化。档案作为记载人类历史文明发展进程和承载信息特

2、质的重要载体，传统的手工管理档案的模式已跟不上人们对档案信息的现实需求，开始向着数字化的方向发展，这就需要我们创新档案管理模式，以适应时代的发展。 1.2数字化校园建设的需要 随着办公自动化的发展，数字化校园建设正在逐步完善，中职学校普遍建立了校园网与办公自动化系统，信息化已经渗透到了教学、科研、管理的方方面面，档案信息化已成为中职学校档案工作发展的必然趋势。 1.3档案管理与服务水平提升的需要 第7页共7页免责声明：图文来源网络征集，版权归原作者所有。若侵犯了您的合法权益，请作者持权属证明与本站联系，我们将及时更正、删

3、除！谢谢！在信息化环境下，档案的收集、整理与利用模式会有质的变化，档案工作人员的角色将从档案的直接整理者转变为档案资料的审核者，减少了工作量，缩短了档案形成利用的周期，提升了档案管理的水平。信息化程度的加深有效地提高了档案工作人员的服务能力，扩展了档案工作的服务领域。 2中职学校档案信息化建设路径探究 笔者将中职学校档案信息化建设路径分为2条路线：硬环境建设和软环境建设。 2.1硬环境建设 2.1.1基础设施建设 基础设施是档案信息化建设的基础和根本，基础设施建设包括应用系统软件建设和硬件设施建设。目前，中职学校档案室引

4、进档案管理系统的不在少数，但都存在开发不完全、利用不彻底的现象，因此，急需加强应用系统软件平台，深入挖掘系统潜在功能；档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此，也需要配置相应的硬件设备。 2.1.2信息资源建设 2.1.2.1信息资源数字化建设 第7页共7页免责声明：图文来源网络征集，版权归原作者所有。若侵犯了您的合法权益，请作者持权属证明与本站联系，我们将及时更正、删除！谢谢！注重校内各二级部门电子文档的收集和整理，档案管理软件要与校内各类办公自动化系统有效接轨；对于档案数字化，包括把档案室的纸质

5、、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览；通过网站建设，中职学校可以拓宽档案征集的渠道，亦可通过网站上传开放部分档案信息资源，为学校与社会利用档案提供方便。 2.1.2.2信息资源数据库建设 利用现有的电子档案建立档案数据库，尤其是具有中职学校发展特色的档案数据库。以某中职学校为例，其于2001年架设了档案管理系统软件，配备了服务器、扫描仪等基础设备，构建了档案管理的局域网，档案数字化工作全面展开。建

6、立了学生学籍档案数据库，对历届学生信息（包括录取、入学、成绩、毕业派遣、学历等）实现了电子化管理，并对统招、成人学生的学籍档案进行了扫描，为毕业生找工作、证明成绩等提供了可靠的证据；建立了文书档案全文数据库及各类档案信息目录数据库。目前，档案室利用电子档案查档已经形成了自己的特色，大大提高了档案室信息的有效利用率，提高了查阅档案速度，减少了对原件的损害。 2.1.3安全保障体系建设 第7页共7页免责声明：图文来源网络征集，版权归原作者所有。若侵犯了您的合法权益，请作者持权属证明与本站联系，我们将及时更正、删除！谢谢！信息

7、技术在给档案事业带来机遇的同时，也带来了挑战。档案管理软件作为中职学校档案信息化建设的重要组成部分，在方便社会利用档案的同时，如何保证数据信息不被窃取和篡改，已经成为档案信息化发展过程中不容忽视的问题。从信息安全的角度看，档案信息化程度越高，信息安全面临的风险也就越大。目前，档案管理软件普遍存在管理人员混乱、级别权限不明等问题。因此，急需构建档案信息化安全保障体系。安全保障体系的建设要以硬件设备为基础，网络建设为框架，软件为技术支撑，管理为保障。通过切实可行的管理措施与技术手段（比如访问权限的分级管理与安装专用的防火墙和

8、防病毒软件）加强对档案信息化过程中可能存在风险项的监管。 2.2软环境建设 2.2.1相关政策法规建设 为了保证档案事业的顺利发展，国家先后出台了多项政策法规，坚持“以法治档”，比如《档案法》《电子文件归档与电子档案管理办法》及2015年上半年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》