推进干部档案规范化管理措施研究

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1、推进干部档案规范化管理措施研究推进干部档案规范化管理措施研究 某县委组织部课题组 　　做好干部人事档案管理，是做好干部工作的基础和前提，对于领导全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。我县从干部人事档案集中管理入手，完善制度，严抓管理，探索电子档案新模式，较好的提升了干部档案规范化管理水平。 关键词：集中管理细节制度电子档案 一、主要问题 　　分口管理模式弊端多。按照干部管理权限，县域干部档案由组织部、人社局、教育局三家管档单位分口负责，通过XX年的专项核查，我们发现干部人事档案三家分管这一模式在实际操作中存在着一定弊端：一是设备重复购置，岗位重

2、复设置，造成了人力物力上的极大浪费；二是各单位管档人员之间缺乏沟通，在归档材料质量把握上标准不统一；三是档案查、借、收、转等环节手续繁琐，浪费时间；四是档案管理和使用缺乏有效监督。 　　制度不够完善。在干部人事档案管理过程中没有形成强有力的机制来规范。档案管理没有明确的分工和有效监督，有的地方甚至是“一人当家”；收集的材料不够规范，导致档案案卷质量不高，档案材料中体现的信息前后不一致，很多材料未能及时归档、更新，难以全面、客观、准确地反映一个干部的真实情况。 　　管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性工作，有很强的政治性和内部性。在还没有计算机

3、或档案管理专用软件的情况下，档案管理人员的工作量相当大，每年都有新的档案材料产生：干部年度考核、工资变动、培训、职称评聘等，需要手工的书写、裁剪、裱糊、装订，不仅需要档案管理人员较好的耐心，也是一项费时费力的低效工作，另外对档案的完好保存有一定影响。 二、推进规范化管理主要措施 推行集中管理新模式 　　XX年4月份，我县结合全省开展的干部人事档案专项核查整治活动，在深入调研、反复论证的基础上，对组织部、人社局和教育局分口管理干部人事档案的工作格局进行调整，提出了对全县干部人事档案实行集中存放、统一管理的新思路。一是整合人员编制，配强管档力量。通过常委会决

4、定，将组织部、人社局、教育局三家单位的管档人员和编制集中使用，成立“元氏县干部信息管理中心”，挂靠组织部管理。在管档员选配上，实行“先推荐后考察，先培训后上岗，先试用后留任”的择优选配机制，由各管档单位在原管档员中进行民主推荐，组织部根据推荐结果派人考察，确定初步人选，并聘请专业人员对其进行业务培训，经培训考试合格的，予以留用，三个月试用期满经考核称职的，正式办理调动手续。通过严格选拔，4名素质优良、业务精湛的干部走上管档员岗位。二是集中使用经费，完善硬件设施。将档案管理经费集中使用，切实加大基础设施建设力度，在原档案室基础上进行了扩建和高标准修缮，总面

5、积达368平方米。配套设立了阅档室、微机室和办公室共6间，实现了“三室分设”，其中档案库房面积达到270平方米。专门购置配备了除湿机、杀菌机、红外温控摄像头、电子报警器等设备，配齐了电脑、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等现代化办公设备；高标准购置了密集架，有效提高了案卷的保密性和安全性，使档案的存放更加科学合理，存取更加便捷。三是强化案卷审核，确保入库质量。为做好三家档案统一入库保存，按照“严审细核、强力整改，确保高标准入库”的原则，专门组织力量，利用2个月时间对人社局和教育局管理的档案进行集中审核，保证了入库质量。同时，对干部人事档案实行分类分区存放，

6、将库房分设组织、人事、教育三个保管区域，形成了“总体集中、相对分散”的存放模式，更加便于查阅管理。 强化制度建设 　　实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。除严格执行《干部人事档案管理八项制度》外，我们依托集中管理，还重点建立了四项制度：一是岗位分工责任制。本着“强化合作、细化分工”的原则，在日常管理中，将档案材料的收集、案卷的查借收转以及档案库房的安保等，根据岗位特点进行细化分工、分责到人；面临集中审档、年度材料集中归档、装订等重项任务时，将全部力量集中起来，合理分配任务量，确保高效率、高标准完成任务。

7、二是库房准入控制制度。为确保库房的日常安全，库房防盗门设双把锁，管理中心主任和各管档员分别掌管钥匙，只有在管理中心主任和管档员都在场的情况下才能打开库房，在管理中心主任和管档员之间形成了互为约束、相互监督的分工协作机制，从制度上杜绝了未经允许私自查档、涂改和伪造档案等违规违纪行为的发生。三是重要事项审档制度。凡涉及干部入党、调动、任免、退休、调资等，均要事先审查干部人事档案，凡“三龄两历一身份”与平时掌握有出入的，均以干部人事档案记载为准。集中管理以来，共对120余名拟提拔任职干部人事档案进行了认真审核，有6名干部因档案原因被暂缓提拔，充分显示了档案工作

8、的严肃性和权威性，保证了干部人事档案管理的有序进行。四是监督信息科长列席部务会制