电子文件与纸质档案保护之比较

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1、电子文件与纸质档案保护之比较　　(1内蒙古师范大学青年政治学院；2内蒙古自治区团校，内蒙古呼和浩特010050) 　　摘要：文章从载体寿命、环境条件影响、技术寿命和信息保护4个方面分析了电子文件与纸质档案保护的差异，指出了其在保护方面的特殊性，必须采取不同方法保护。 　　关键词：电子文件;纸质档案;差异;档案保护 　　中图分类号：G273.3文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)12—0107—02 　　随着计算机应用的普及和网络技术的迅速发展，大多数纸质文件将被电子文件所替代。因此，电子文件和随之而产生的电子档案的保护将是今后研究的课题。电子文件与纸质档案有诸

2、多的不同，由于电子文件具有对电子环境的依赖性、内容无法直接识别性、电子技术和载体的不稳定性以及载体的多样性、可变性等特性，使电子文件的保护变得更为复杂，现有的纸质档案的保护方法已难以适应电子档案的保护要求，电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论也造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。 1载体寿命的差异 　　纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案

3、的寿命达到上百年甚至上千年。 　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶

4、液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5～15年。 2环境条件影响的差异 2.1温、湿度影响的差异 　　不适宜的温、湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温、湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，而保存电子文件的理想温度为16℃

5、～20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。 2.2灰尘影响的差异 　　灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文

6、件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。 2.3外来磁场和机械震动影响的差异 　　磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记

7、录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。 2.4光线和有害气体影响的差异 　　光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是S