程序文件管理手册

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1、程序文件管理手册目录文件控制程序3记录控制程序8环境因素的识别与评价控制程序11法律法规与其他要求控制程序14信息交流控制程序16培训、意识和能力控制程序19产品标识和可追溯性控制程序22环境管理活动运行控制程序24应急准备和响应控制程序27内部审核控制程序29检验的试验控制程序34环境监测和测量控制程序36不合格品控制程序38不符合、纠正预防措施控制程序41环境合规性评价控制程序44文件控制程序1.目的文件是实施并保持管理体系的基础，对文件进行控制是为了促使管理体系的有效运行。2.范围本程序适用于保证体系有效运行的所有文件的控制。3.职责3.1办公室是文

2、件控制的归口管理部门，负责管理体系文件和管理性文件的控制与管理，并对全公司的文件管理进行监督检查。3.2技术部负责本公司技术文件的管理与控制。3.3办公室负责外来文件的管理与控制。3.4各部门负责本部门相关文件的管理与控制。3.5各类文件的使用人员负责正确使用和维护文件。4.工作程序4.1文件的分类a)管理体系文件，包括：管理手册、程序文件、质量计划、作业性文件及其他质量、环境文件。b)管理文件，包括：管理标准、规章制度、工作标准等。c)技术文件，包括：技术标准、图纸、工艺文件、操作规程等。d)外来文件，包括：外部标准（国家及行业标准）法规，规程，顾客（用

3、户）提供的图样、上级下发的文件等。e)记录，产品出公司检验记录。（该部分文件的控制执行《记录控制程序》）4.2文件的编制4.2.1文件的编制应按规定的职责进行，管理体系文件由办公室组织编制，管理文件由相应职能部门编制，技术文件由技术部负责编制，各部门内部的文件由各部门负责编制。文件的编制应注意：a)与管理体系要求的其它文件相适应，注意与其它文件的相容性，不得与其它文件相抵触或矛盾。b)所编制的文件内容尽可能全面系统，做到面面俱到。c)所编制的文件一定要结合本单位或（部门）的实际情况，注意文件的可操作性。d)所编制的文件，不得与质量、环境管理标准和有关法律、

4、法规相抵触。e)质量、环境管理体系文件必须覆盖和符合管理标准。f)文件作为质量、环境活动的依据，其内容必须科学合理并确保文件的适用性。4.3文件的批准文件的批准应按授权范围进行，总经理负责批准管理手册，管理者代表负责批准程序文件，第三层作业性文件及其它文件应由相应层次的授权人批准实施。未得到有关授权人批准的文件一律不准使用，使用文件的部门和种类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。文件批准的方式应以授权人员的的签字为准。对外来文件，相关授权人员对文件的发放范围予以批准，批准时应主要考虑文件的适用性。4.5文件的发放文件的发放应由各文件管理部门进行，

5、其发放的范围应得到批准，并严格按照已批准的范围发放，确保管理体系使用文件的各场所都能得到文件的有效版本。4.5.2受控文件的发放，有关部门的文件管理人员应填写《文件发放登记表》，并注明文件分发的受控号，文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取，便于追溯。文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员，以防止因文件而影响质量、环境活动。对领取文件后需进一步转发的文件，有关部门应建立并填写〈文件发放登记表〉，发放时仍需填写文件《发文记录》，并执行4.2.5条规定。4.6文件的使用文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用文件，使文件真正发

6、挥指导和规范质量管理活动的作用。文件在使用时各部门及各类人员必须按《受控文件清单》中所规定的范围使用文件，清单以外的文件不得使用。文件在使用过程中各部门及各类人同应保管和贮存好文件，防止文件的损坏和丢失，如有个别损坏严重的，可写出申请换发新文件，发放号应与原发放号相符，文件发放部门在发放新文件时仍执行条规定。文件管理部门收回破损文件的处理，按4.9条规定执行。当文件使用部门和使用人员将文件丢失后，应按条规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因，若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的发放号作废，必要时将丢失的文件通知有关

7、部门。文件在使用过程中，若发现文件不适用或不可操作时，有关部门及人员应予以记录，并与文件管理部门联系提出更改，可按4.7条有关规定执行。4.7文件的更改文件的更改，应由文件的使用部门或文件管理部门提出，说明更改的原因，报有关领导批准，具体实施由各类文件的主管部门组织进行，并做好《文件更改记录》。文件更改的原则应由原批准人批准，如原批准人不在或调离，应由接替其职务的人批准，但必须掌握原批准依据和背景资料。文件更改后，由文件管理人进行处理，并注明更改状态和生效日期，对重要更改，由该文件主管部门领导召开相关部门负责人会议，阐明更改内容和性质，并将更改后的精神层层

8、传达到各使用人。文件更改后，文件主管部门应及时修订（受控文件清单）