关于公文格式的规定

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1、公文格式规定一、版面尺寸1．纸型：A4纸2．页边距：默认尺寸（上：2.54厘米，下：2.54厘米，左：3.17厘米，右：3.17厘米，页眉：1.5厘米，页脚：1.75厘米）二、公文中各要素标识规则1．眉首区眉首区由发文字号、签发人、间隔横线组成。（1）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成。发文字号居左空1字，空三行用小四号仿宋体字加粗居中排布；年份用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如，“京百司总办字〔2006〕5号”，代表公司总经理办公室第五号文件。（2）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排

2、列于发文号右侧，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号仿宋体字加粗，后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字加粗标识签发人姓名。（3）间隔横线在发文字号之下划一条与版心等宽的细实线，即间隔横线。如：2．主体区主体区包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件八要素。（1）公文标题：公文标题一般由三个要素组成，即发文机关名称、公文事由及文种组成，其中，发发机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离，公文标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不使用标点符号。标题用小3号或3号黑

3、体字加粗标识，可分一行或多行居中书写（视页面美观程度而定），并且标题距“间隔横线”空1行。平文的标题距版心顶端空1行。如下：正文中行距1.5倍空1格空1格，楷体使用段落中段前段后各空1行京百司总办字〔2006〕5号签发人：刘冰关于召开2006年工作会的通知公司各职能部室：谨定于2006年2月13日（星期一）至2月16日（星期四）在北京昌平（2）主送机关：指要承办公文事由的机关。主送机关应注意以下要求：①主送机关的名称距公文标题下空1行，靠左侧顶格用小4号黑体字加粗标识，回行时仍顶格，主送机关的名称后加全角冒号。②普发性、周知性的下行文，是一种需要所属

4、的各机关都要了解和执行的公文，可以主送两个以上的下级机关。③下级机关向上级机关报告或请示工作的上行文，一般只写一个主送机关，不能多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。下行公文中专门针对某一下级机关而发的（如批复），其主送机关也只能是一个。（3）公文正文在主送机关名称下面1行标识，每个自然段开头空两个字。回行时顶格书写。使用小4号宋体字；公文正文中小标题（如“—、XXXX”）使用小4号黑体字加粗，数字、年份不能回行。公文中的结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（—）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。（4）附件：公文如

5、有附件，须先在正文之后加以说明。其标识要求，在正文下空1行，左空两字，用小4号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．XXXXXX”)，附件名称后不加标点符号。注：所列附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。如附件与公文正文不能一起装订，则应附件首页的左上角第一行标识公文的发文字号，并标识附件序号。（5）成文日期：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期以负责人的签发日期为准。成文日期标注在正文右下方，右空四个字。用小4号宋体字书写年月日（如写成：二OO二年

6、八月五日，不能写成2002年8月5日或02年8月有5日），“零”写成“O”（“O”统一用大写全角英文字母）。（6）印章：印章要加盖在成文日期上。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中线压在成文日期上。注：公文除会议纪要、简报、信息外，都应加盖印章。联合下发的公文，联合发文部门都应依次加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（7）附注：附注有两种情况，一是说明发放范围；另一种情况是

7、在使用请示文种时需要在附注处注明联系人的姓名和电话。其位置在成文时间下一行，左侧空两个字用宋体小四号字标识，外加圆括弧括入。3．版记区版记区包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。（1）主题词：标注主题词的目的是为了便于计算机存储和检索，以适应办公自动化的需要。凡公文都应当标注主题词。先标类别词，再标类属词；在标类属词时先标内容词，再标形式词。如《关于召开2006年工作会的通知》，它的主题词是“公司工作会通知”，主题词的数量一般不超过5个。标识有版记区第一行左侧用用小4号黑体字加粗标识，后标全角冒号，冒号后书写主题词词组。词组间空一个字，不

8、加标点符号（主题词的使用方法及主题词表将另行发文）。分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心。（2