l高校档案管理的价值和意义

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1、l高校档案管理的价值和意义高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的．归档保存备查的义字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录．是高校最宝贵的信息财富之一。档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录．又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。档案管理在高校T作巾具有重要价值和意义．主要体现在以下几个方面：一是领导决策的参谋。档案巾记录了大1i}前人的认识，包括教学、党政管理等方面的信息。学校领导要傲iJI科学的决策，就要进行溯禽研究，就要以档案作为重要依据。二是处理各种问题的凭证。学校处理好各种问

2、题，必须切实掌握有关档案材料．才能提高办事效率。档案是过去学校工作的原始记录．可为学校处理各种问题提供凭证。如现在社会上有些人伪造学历证明，我们通过查阅学籍档案和有关资料，就可得到真实的情况。i是宣传教育的素材。档案翔实记录了教育事业发展的历程和教育工作者的奋斗足迹。档案部门可利用档案编写校史，举办各种展览，介绍本校艰苦奋斗、发展壮大的过程，对广大师生进行爱国主义和革命传统教育．具有强烈的说服力和感染力。2民办高校在档案管理工作中存在的问题随着我国高等教育改革的不断深人．民办高投获得了蓬勃的发展．但其档案管理lT作与公办高校相比．仍

3、然存在较大的差距。现有民办高授建立的悄案蜜．其梢案管理jI：作也只是停留在收集、整理档案的阶段．档寨的利用价值也只是日常的文件矗询与档案保管等基本功能。日前．民办高校的档案管理。I：作已不能很好地适应民办高校改革发展的要求．其存在的问题突出表现在以下几个方面：(1)民办高校悄案管理巾存在着臂理人员倘案意识不强，档案资料丢失严重等问题。民办高校作为高等教育的一种新尝试．开办初期处于摸索阶段，从机构设置、人员定编到规章制度、年度计划的制订．处处谨慎行事。在学校建设、々业设置、教学管理、学生T作、人事任免、联合办学等过程巾．郁经历了发生、

4、运作和结束等一系列过程．反映在义件材料上有计期、执行过程、来往文件、会议记录、合同协议、总结、表彰、处分、照片等．但是由于是民办机制．人员编制紧张．加上不少的民办高校领导档案意识比较浚薄．只囊税上级的红头文件、轻视民办高校f{身形成的文件。使大量反映学授进程的义件材料都做落存各职能部门的负责人或具体的操作人员手巾．没有及时归挡．档案丢失废象严盂。而民办高校建投时间短．基础建设任务繁重。动辄投资上干万元．有的甚至达几亿元．但有些民办离校南于部门负责人没有归档意识或人员流动较顿繁．造成一部分基建档案材料傲失．也给后期簏工和维修带来种种不

5、便．甚至造成重大损失。(2)民办高校对教学档案缺乏明确具体的规定，管理力度不够。有Hj为了应对教学评估．材料归栏i搞临H寸突击．导致不齐全、不完整、准确'．‘不高。特别是课堂教学与吏践教学、实验室建设、各级教学检查和评估材料等的收集．缺乏及时性、完整性和持久性。(3)多数民办高校的系、部、处室没有专职档案资料管理人员．大多数是教学秘书或行政秘书兼任，他们既有日常教学行政事务性_J：作．又瑟兼职收集、整理、归档、保存档案等。他们肖巾的绝大多数人员因T作繁忙、-r：作显大而不愿意从事这项T作。有的单位是归档目于才随便抓人或频繁换人。Fl

6、I于这些人员业务不熟悉．给各类档案的收集、整理、归档带来了不良影响。3民办高校加强档案信息化管理的必要性在民办j自i校数量和规模迅猛发展的今天．快速挺升以信息化和网络化为主要特点的档案信息化速度．最大限度地实现档案管理丁作的价值具有很强的现实意义。其必娶性主要体现在：一是民办高校自身发展的需要。新时期，我国高等教育管理体制改革已取得突破性进展．民办高校建设迅速发展．使高校档案数量急剧增长．且内容日渐丰富。另外，计算机、网络技术的飞速发展以及在高校的广泛应用有力地推动了高等教育佾息化、现代化的进程。与此同时．也使各种新型档案载体不断涌

7、现，亦使文梢一体化和罔书、情报、挡案管理一一体化的趋势日益明显。急劂增长和日益丰富的挡案需要科学高效的管理方法；新型戴体档案文件需要特定的保管条件、保管技术和到J

8、J手段；高校快速发展的各项工作需要有与其协调发展的先进、科学、高效的档案管理。二是社会不断发展的需要。随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化．民办高校在整个高校甚至是国民经济发展巾所占的地位日渐提高。作为重要信息资源的民办高校档案．其价值越来越被}t会所认同．其服务领域也ftI原来的民办高校内部j百I步向社会诸多领域扩展。民办高技梢案开放式的网络化管理和服务便日渐成为

9、广大利川者的强烈要求．I!II社会发展急切需要民办高校加速以数字化、信息化、社会化建设为主轴的档案管理的现代化进程。i是档案侑息化本身的优越性。档案侑息化和网络化．这种通过计算=机I爨作及网上管理的方法突破了时问和空问的限制．一方面极