秘书与上级的沟通技巧

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1、秘书与上级的沟通技巧美国著名教育家戴尔·卡耐基说：“一个人的成功，只有15%归结于他的专业知识，还有85%归功于他的沟通能力。”沟通，古义指开沟使两水相同，如《左传·哀公九年》中：“秋，吴城祁，沟通江淮。”后指两方能连通。今义，原指个体与个体、个体与群体、群体与群体之间的信息传传递、信息交流和信息共享的过程。现在被用来泛指“人们共享信息、思想和情感的任何过程。”在我们与人们交往时确实总存在这样、那样的障碍。如何与人进行有效的沟通已经是我们面临的新课题。但是也不难发现，有些人无论走到哪里都深受周围人的喜爱，即便是面对难以接近

2、的人；有些人却屡屡受挫，甚至被孤立、被打压。为什么会造成这样的差别呢？其实，有效的沟通是需要讲究方法和技巧的，如果能很好地掌握这些基本技巧并将之谙熟于心，就能在竞争激烈的现代社会抢占先机，纵横职场，尤其对于每天与各色人物打交道的秘书而言，熟练掌握沟通的基本技巧更是十分必要的。如：1.积极倾听（包括：专注；关注说话内容；鼓励对方说下去）2.牢记姓名（记住对方的姓名，是建立人际关系的起点；不论面对大人物或是小人物，记住对方的姓名容易赢得好感，拉近双方距离）3.美化声音（包括：注意语调；控制音量；协调语速；话语中充满活力与激情）

3、4.微笑示人5.真诚赞美（要真心实意；要从小处着手）6.委婉批评7.学会感谢8.智慧拒绝（包括：后果展示法；幽默拒绝法；以退为进法；换位分析法）9.懂得尊重（包括：守时；谈吐有节；不自傲；信守承诺；态度和蔼；大度；关怀他人）10.拉近距离11.察言观色12.自我控制（包括：控制情绪；保持客观；避免误会）{秘书的概念：什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，秘书：是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员

4、。该定义可从3个角度来解释：秘书服务的基本对象是领导者；秘书活动的基本方式是处理信息和事务；秘书的根本性质是辅助性。秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。}秘书在职场上打拼，需要与各种不同的人协调和沟通。如：与同事（下属）之间的沟通；与内部职能部门的沟通；与大众媒介的沟通；与政府部门的沟通。但是，在所有的沟通中最经常和最重要的事与上级的沟通。其中又有与直接上司的沟通还有与领导层的沟通。管理大师皮鲁克斯说：“一个人必须要精通与领导相处的策略，才能以最完美的方式通向成功之路，因为每个人都不是孤立的，都是处在一定的

5、等级关系之中的。”秘书是上司的左右手，上司有很多事情都要借助于秘书，而对于一个出色的秘书来说，应该与上司有诸多默契，对上司的各种语言（口头、书面、肢体语言）均能心领神会，唯有如此，秘书才能配合上司应对和处理各项事务。那么，秘书怎样才能做到与（直接）上司进行顺畅的沟通呢？与其和谐相处的其方法技巧又是什么呢？(一、)了解上司的性格特征和管理风格《孙子·谋攻篇》中说：“知己知彼，百战不殆；不知彼而知己，一胜一负；不知彼，不知己，每战必殆。”所以，了解上司的特征和需求是与上司成功沟通的第一步。对上司性格不是要必须得要全面的进行了解

6、，但至少得要了解到他的大体方面。例如：上司比较接近哪一种或几种性格类型？有什么工作习惯、生活习惯？他（她）看中的是什么？为人处世的原则是什么？他（她）比较接近哪一种领导风格？决策风格？他对工作的要求是什么？是速度？是成本？是效果？是质量？是苛刻还是随和？他最反对（欣赏）什么事？什么人？最忌讳的是什么？（工作忌讳；生活忌讳）；目前最大需求、最棘手的、最难办的、最希望迅速解决的是什么？在我暑假那短暂的实习中，我了解到我的上司是一个非常仔细的人，所以在做任何事情的时候，我都特别的细心，无论是过程还是结果，即使是文档里的一根线的线

7、条都要对齐，因为他说，从这种小的细节里，往往就能看出一个人对工作的态度如何。性格特征是一个人个性的外在表现。公元前5世纪，古希腊著名医生希波克拉提出了4种体液的气质假说，他认为人都个性特征大致可以分为4种：多血质、胆汁质、黏液质和抑郁质。20世纪初，前苏联心理学家巴甫洛夫在他的基础上又根据高级神经活动的特点，将人的气质也分为四种类型，包括：活泼型、安静型、不可遏止型（兴奋型）、弱型。现将不同类型上司的性格特征如下图所示：不同类型上司的性格特征类型性格特征胆汁质（兴奋型）情绪反应强烈，表达率直，喜欢随意发表意见，脾气躁，行动

8、草率黏液质（安静型）情绪反应稳定，不会轻易下结论，很自信，不容易受到影响，也不喜欢不下过于干预多血质（活泼型）情绪外露，适应性强，喜欢交流，对新奇时尚的东西很感兴趣抑郁质（弱型）情绪变化很慢，观察细致入微，不愿轻易发表建议，不容易做决定在现实生活中，每个人实际上并不是只具有一种个性特征，而是具有很多种，