巧用excel函数--减少数据冗余

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1、巧用Excel函数，减少数据冗余在当今的计算机应用领域中，微软的Office2000以其阵容整齐、功能强大，成为广大用户最基本、最常用的软件。在Office2000中，Excel则又是以制表、计算、数据分析功能见长。在用Excel做数据处理时，经常需要录入有关人员的身份证号码、出生年月、性别、参加工作时间、工龄等信息。其实这些信息中有不少在身份证号码中已经包括了，大可不必重复输入。以下，通过Excel几个函数的使用介绍，来说明三点：（1）自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。（2）自动从参加工作时间中提取工龄信息。（3）根据工龄的大小来确定名次。在下表中，录入的数据仅两列：身

2、份证号码、参加工作时间，相应的数据类型为：文本、日期。其它数据如出生年月、性别、工龄、名次等均是利用Excel2000的函数及公式表达式的运算，实现自动提取的。 ABCDEF1身份证号码出生年月性别参加工作时间工龄名次23401116303067011963年03月06日男1980年8月21233520121978102950261978年10月29日女1997年3月4342212175204195091952年04月19日男1970年5月311说明：上表中A、B、C、D、E、F……表示的是Excel工作表的列号，1、2、3、4……表示的是Excel工作表的行号。一、身份证号码众

3、所周道，当今的身份证号码有15/18位之分。早期签发的身份证号码是15位的，现在签发的身份证由于年份的扩展（由两位变为四位）和末尾加了效验码，就成了18位。这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。两种身份证号码的含义如下：（1）15位的身份证号码：1~6位为地区代码，7~8位为出生年份(2位)，9~10位为出生月份，11~12位为出生日期，15位(即最后一位)为性别(奇数为男，偶数为女)。 （2）18位的身份证号码：1~6位为地区代码，7~10位为出生年份(4位)，11~12位为出生月份，13~14位为出生日期，17位(即倒数第二位)为性别(奇数为男，偶数为女)，18位(即最

4、后一位)为效验位。二、有关函数要实现数据的自动提取，将用到以下的8个Excel函数,简介如下：（1）IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）：根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。IF函数允许嵌套。（2）LEN(text)：返回文本字符串中字符个数。（3）CONCATENATE(text1,text2……)：将若干个文字项合并至一个文字项中。（4）MID(text,start_num,num_chars)：从文本字符串中指定的起始位置起，返回指定长度的字符。（5）MOD(number,divisor)：返回两数相除后的余数。（6

5、）TODAY（）：返回计算机系统内部的当前日期。（7）YEAR（serial_number）：返回日期序列数对应的年份数。（8）RANK（number,ref,order）：返回指定数字在一列数字中的排位。三、公式表达式（1）B2=IF(LEN(A2)=15,CONCATENATE("19",MID(A2,7,2),"年",MID(A2,9,2),"月",MID(A2,11,2),"日"),CONCATENATE(MID(A2,7,4),"年",MID(A2,11,2),"月",MID(A2,13,2),"日"))（2）C2=IF(LEN(A2)=15,IF(MOD(MID(A2

6、,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(A2,17,1),2)=1,"男","女"))（3）E2=YEAR(TODAY())-YEAR(D2)（4）F2=RANK(E2,$E$2:$E$4)说明：（1）将上述四个公式表达式顺序输入至表格第二行的B2、C2、E2、F2单元格中，求出表中数据第一行的结果。（2）分别移光标至B2、C2、E2、F2四个单元格的右下角，呈黑色“+”符号时，向下拖曳鼠标即可求出其它各单元格的值。（3）在F2单元格的公式中，为了确保数据的比较范围在公式的复制中保持不变，采用了绝对引用——在单元格的行列标号前，均加上“$”符号。